秘书学概论期末复习

一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

（1）①宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。②辅臣。③行政职位。现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。④秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。

（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。

1.秘书的要求。

答：⑪秘书工作的“四个转变”1985年提出“四个转变”：

①由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

②由单纯地传递信息转变为综

合处理信息；

③由被动服务转变为主动服务；

④由凭老经验办事转变为科学化管理。

⑫秘书工作的“六个强调”

①强调调查研究工作；

②强调信息工作；

③强调信访工作；

④强调协调工作；

⑤强调督查工作；

⑥强调党务、政务服务工作。

2.秘书工作性质与特点、作用。P9

答：⑪性质与特点：①辅助性：辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又

是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是

出于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主

完成其规定的任务，实现其预定的目标。

②综合性：秘书工作门类众多、内容复杂，既要使用脑子，

又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能。

③机密性：不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都

或多或少的涉及机要和秘密，或者个人隐私。

④服务性：秘书服务具有直接性、稳定性、广泛性。秘书工

作要做到“三个服务”：⒈为本机关的领导和上

级机关服务

⒉为本机关其他平级的职能部门服务

⒊为下级机关和人民群众服务

⑫作用：①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用

P13 1、秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。P14

三、秘书人员怎样进行自我管理？P62

一、工作管理：

首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。

二、行为管理：

秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。

四、办公环境管理；秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。

二、秘书应具有哪些能力？P66

一、写作能力：具体是指公文和事务应用文的写作能力。

二、口头表达能力：秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口吃清晰、不紧不慢。

三、听知能力：秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

四、阅读概括能力：秘书要善于阅读，既善于精度又要善于快读和泛读。

五、社交活动能力：秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

六、协调能力：秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导哦啊、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通协调。

七、观察分析能力：秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。

八、应变能力：秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

九、使用先进办公器械的能力：凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。

十、预测能力：有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

三、秘书应具有那些职业道德？P70(看书上的笔记案例分析)

一、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。

二、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。

三、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。

四、文明礼貌：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。

五、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。

秘书应怎样处理好与上司的关系？99

1、秘书与上司关系的特征

（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。

在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

（3）人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”

关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、秘书与上司关系的处理原则

（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

（3）委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

（4）维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

1、办公环境布置的基本要求108

基本原则：

舒适：和谐：实用：安全

具体要求：

整洁①整齐清洁，有条有紊。

设备与用品②重要设备应据所需方便各归其位。

光线与美化③注意光线、颜色、音乐、空气、声音等的搭配得当。

安静④注意工作空间的互不干扰。

光线，空气，与温度⑤加强通风，慎用空调，减少污染源。

3.电话接打的礼仪。110

答：①正确、有效、礼貌

②接听电话的程序和要求

③打出电话的程序和要求

正确使用电话

（一）接电话