秘书学概论名词解释期末复习
秘书学复习资料
秘书学复习资料秘书学一、名词解释：1、秘书：秘书是从事办公室程序性工作，，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
2、秘书学：秘书学是研究秘书工作和秘书活动的特性的规律的科学。
3、秘书工作机构名称：①广义上是指秘书长、办公厅或办公室主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
②狭义上是指以秘书命名的局、处、科、室、股，统辖于机关单位办公厅之下，只负责文书、绘物、联络、接待等工作。
4、秘书机构的组织形式：①分理制：所有的秘书工作在办公室之下必须分设部门，例如:机要科、档案科、秘书科②综理制：所有的秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理5、工作程序：指工作中的每一个环节和他们之间的先后排列次序、操作步骤，环节不能随意增加或减少，次序也不能任意的颠倒或随意排列。
6、工作方法：指工作中的技能和操作方法，它既需要秘书人员具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。
7、信息系统：由若干个运动着的子系统，构成并相互连接、相互作用，形成信息环绕、回路的工作系统。
8、办公自动化（OA）：是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、信息科学和行为科学应用于数据信息与非数据信息的办公活动。
9、社会角色;指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。
10、督查：指秘书协助领导，把已经部署却拖延不办理或办理不利的工作自上而下地督促、检查、是指落实、妥善。
11、保密工作：由于国家机密是关系国家的安全与利益，依照法定规定程序，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。
12、调查：调查是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程；研究是指调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。
13、行文关系：指发文机关和收文机关之间的文件往来关系。
14、公文立卷：指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定考察利用价值的文件材料，按照他们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
秘书学名词解释
秘书学名词解释第一篇：秘书学名词解释秘书学名词解释（全）1．秘书活动：秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
2．秘书人员：泛指从事秘书工作或秘书工作性的各类人员。
如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。
3．秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序。
4．广义领导意图：是指领导者在引导他人实现组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图。
5．狭义领导意图：是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。
6．秘书环境：包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。
7．组织环境：是秘书活动赖以运行的、由组织目标、组织机构、组织职能和组织关系共同组成的工作空间。
8．秘书业务：是指秘书人员或秘书部门的专业工作。
9．秘书技术：是秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。
10．秘书工作方法：是秘书人员处理日常工作采用的工作方式、工作程序和工作技巧等的总称。
11．秘书办公手段：是秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备、操作技术和操作规程等统称。
12．秘书办公场所：是秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段以处理事务的地方。
13．秘书学：是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。
14．综合学科：是指以特定的社会客体作为研究对象，运用多学科的理论和方法进行研究的某一学科。
15．狭义的秘书：是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。
16．广义的秘书：是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。
17．公务秘书：就是在国家机关、国营或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。
18．私人秘书：是指在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各名流那里担任秘书工作的雇佣人员。
19．通用秘书：就是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。
秘书学概论期末复习---仅供参考
第一章诸论1.古代秘书指宫中秘藏之书P12.行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书属事务类公务员3.社会职业：第三产业P24.秘书的层次：省厅，高级秘书，处科，中级秘书，科下，处级秘书5.秘书的职业特征:P5①服务的直接性秘书的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。
②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化（为什么女性做初级秘书更合适？）大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
初级秘书的工作正是这种性质。
6.秘书的工作内容P7美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括7.秘书工作的“四个转变”P8①由单纯地办文办事转变为即办文办事又出谋划策②由单纯地传递信息转变为综合处理信息③由被动服务转变为主动服务④由任凭经验办事转变为科学化管理8.秘书要做到“三个服务”P10①为本机关领导和上级机关服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务9.秘书工作的作用P10①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用6.秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。
P1310.7.秘书学的研究对象P14一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等第二章秘书工作的起源和发展11.最早秘书官，史官和太史寮12.尧，进善笙，舜，诽谤木，敢谏之鼓P29第三章秘书工作机构的职能与工作要求13.秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构P5014.秘书机构的组成形式P51①广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅，上海市人民政府办公厅）②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属于秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。
秘书学概论复习要点资料
秘书学概论复习要点资料第一章1、秘书学的研究对象：①秘书工作②秘书、秘书工作、秘书部门③秘书特殊的辅助性管理活动2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学。
3、秘书学的定义：①广义：秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论系统。
②狭义：广义秘书学中的秘书学基础理论，包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能坏境等主要方面。
4、秘书学的学科归属：①秘书学属于管理学科的范畴，领属于公共管理学科。
这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。
5、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。
6、秘书学研究的意义：①秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵。
②秘书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化。
③秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高。
④秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。
7、秘书学研究的方法：科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法。
第二章1、秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导着身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
2、秘书的分类从组织内部分工：行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书。
从其所在行业特征：企业、法律、科技、教学、涉外秘书。
从职业高低：高级、中级、初级秘书。
3、秘书职业的特点：①从属性：秘书的从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。
②辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。
③服务性：服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。
④被动性：被动性是秘书的从属性特点在秘书身上的直接体现。
⑤全面性：秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书工作的内容涉及机关的方方面面，秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理。
秘书学期末考试重点
《秘书学概论》期末考试复习题1．在秘书信息工作中最能体现智谋性助手作用的环节是(B)A．信息的收集B．信息的反馈C．信息的贮藏D．信息的加工2．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（C）A．服务原则B．求实原则C．效率原则D．管理原则3．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（C)A．最先发生的事B．最先下达的任务C．急事要事D．重要但不紧迫的事4．“慎独"是秘书一种重要的（D）A．工作方法B．思维方式C．认知途径D．道德修养方法5．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（A）A．潜隐性的特点B．直接性的特点C．公开性的特点D．被动性的特点6。
“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是（B ）。
A.调查过程B.研究过程C。
行文过程D。
办会过程7.秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（C)A．弱化领导工作效能B．减弱领导决策作用C．强化领导工作效能D．强化领导决策职权8.秘书活动的主体是(c）A．秘书部门B．秘书工作C．秘书D．领导工作9.会议结束后，秘书的文件整理、落实、催办体现了秘书为领导工作的（B）A．前期铺垫B．补偿代劳C．拓展延伸D．拾遗补缺10。
当领导意图与下属抵触时,秘书对下级的正确做法是( D ）A.批评指正B。
安抚附和 C. 暂时不理D。
多做解释11.我国新时期秘书工作“三服务”的指导思想是指（ACD ）.A。
为直接领导服务 B.为上级领导服务 C.为相关的各级领导服务 D. 为人民群众服务12.秘书工作的政治性主要体现在：（ B CD )。
A.群众性B.人民性C。
阶级性D。
政策性13.秘书处理来信的基本要求是（ A B C D ）。
A.及时拆封B。
详细阅读 C.认真登记 D. 回信答复二、名词解释1、秘书学:是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学2 秘书职能：是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标和管理的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职业权限。
秘书基础名词解释
秘书基础名词解释《秘书学》名词解释1、秘书2、秘书学——秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
3、秘书工作机构——有广义和狭义之分。
广义的是指秘书长或办公厅主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门。
4、秘书岗位责任制——秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。
就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。
5、信息系统——所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。
6、行业知识——行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。
7、心理——心理是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反映，它决定于人的内在需要和周围环境的相互作用。
8、兴趣——兴趣是指个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度。
9、思维——思维是人的认识过程，是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合，或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。
10、性格——性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。
11、先赋地位——人的社会地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等。
这些形成了人的“规定性地位”，也称之为“先赋地位”。
12、社会角色——是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。
13、人际关系——指的是人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。
秘书学概论期末重点
秘书学概论秘书概念的界定美国：秘书是为领导工作服务的，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。
英国：指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。
中国：掌握文件并协助领导人处理日常工作的人员。
秘书职业的基本特点广泛性（遍布各大机关）、近身性（围绕并服务于领导）、服务性（没有决策权）、从属性（由秘书工作职能决定）秘书机构及其设置含义与特点1、秘书机构，是指在各级组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
2、秘书机构有以下显著特点：综合性（秘书机构根据任务性质分为职能性机构和综合性机构；不承担具体业务；除领导外唯一把握全局的机构）附属性（处于特殊位置；围绕领导的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作）辅助性（是从活动性质来看的；不同于其他业务性机构；围绕领导集体或领导的工作而展开的一些辅助性活动）原则适应性原则（凡是独立单位都必须设置秘书机构；内部层次布局要适应工作需要；应当主动适应客观实际需要）科学合理原则（组织结构科学；指责确定科学；团队人员配备合理）统一高效原则（秘书机构的名称和设置要统一）相对稳定原则（是秘书性质对秘书结构的要求）秘书机构的组织形式组织类型综理制（是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。
）分理制（采用职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细且又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。
）单一制（采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。
指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。
）秘书的精神素养思想政治素养提高政治理论素养树立法治观念把握政策导向职业道德与作风修养职业道德：甘当配角、严守机密、实事求是、不卑不亢、诚实守信作风修养：雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰秘书知识与能力素养知识素养（一）知识结构1、秘书知识结构体系建构的原则（适应性原则、比例性原则、动态性原则）2、具体知识结构<（1）基础知识：马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识、办公自动化知识|（2）专业知识：秘书学、应用文写作学、文书学、档案管理学、公共关系学|（3）相关知识：领导科学知识、管理学知识、经济学知识、心理学>（二）文化修养1、文学修养2、史学修养3、艺术修养能力素养（一）基础能力1、观察力2、注意力3、记忆力4、思维力（二）专业能力1、表达能力（书面表达能力、口头表达能力）2、办事能力3、管理能力4、应变能力5、社交能力（三）基本技能1、现代化办工设备的操作技能2、常用的办公软件的实用技能3、网络办公技能秘书的心理素质和性格特征心理素质（一）秘书的个性心理1、动机2、兴趣3、意志4、情绪5、气质（二）心理障碍及调解1、自卑2、自负3、嫉妒、焦虑5、厌烦性格特征（一）性格要求1、开朗豁达2、坚忍顽强3、宽容有爱4、幽默风趣5、稳重自制（二）秘书良好性格的培养1、了解自己，正视自己的性格2、从善如流，接受别人的建议3、找出差距，努力改变自己4、长期坚持，讲究方法秘书职能概述含义是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。
2019年秘书学概论复习整理版
《秘书学概论》复习提示名词解释题：1.秘书学秘书学是一门研究秘书工作的规律及其应用的学科。
2.秘书秘书是直接为领导，主管或雇主提供辅助管理，综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。
3.文字型秘书特点是有较强的文字表达能力和良好的语言文学修养，能迅速，准确地将已经决策的领导意图转换成文字信息，并根据不同文种，不同读者对象写出语言得体而风格不同的文章。
4.专业型秘书特点是有自己的一技之长，或者是精通外语，或者是熟悉法律，或者是长于文字记录，或者是懂得电脑和其他现代办公设备的使用或维护，乃至具有书法，摄影，录像等等专项技能。
5.参谋型秘书特点是具有较强的收集信息的能力和分析，综合，判断能力，能在错综复杂的事物中迅速抓住主要矛盾，并作出准确的判断，能及时为领导决策提供可行方案，经常向领导提供有价值的信息和建议，辅助领导进行正确的决策。
6.综合部门综合部门又叫“综合职能部门”，是指在全局范围为领导的决策和宏观管理提供调查研究，信息沟通，参谋咨询，综合协调，督促检查，以及办理文书，筹办会议，处理日常事务等等多项服务的部门。
7.业务部门业务部门又叫“专项职能部门”，是指有明确而有限的职责范围，专门管理某项具体业务的部门。
8.领导领导是社会组织中拥有决策权力并负有明确责任的人。
9.科学决策科学决策是指领导者依据全面可靠的信息，充分尊重专家学者的意见，并有严格论证程序的决策。
10.文书工作文书工作主要是指公文从起草到归档或销毁全过程的处理工作。
11.三维综合分类法三维综合分类法指综合“四象限”法，ABC分类法等时间利用理论，形成一种比较容易操作的时间安排（实质上是工作安排）的方法。
12.目标管理制度目标管理制度是一种通过是组织成员亲自参加工作目标的制定来实现“自我控制”，并努力完成工作目标的管理制度。
13.目标管理原则目标管理原则指的是管理者对被管理者只规定（或共同确定）明确的目标（任务），而不过问达到目标的具体方法。
秘书学概论期末复习
秘书学概论期末复习一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？（1）①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物，也指机构、人。
在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
1.秘书的要求。
答：?秘书工作的“四个转变”1985年提出“四个转变”：①由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；②由单纯地传递信息转变为综合处理信息；③由被动服务转变为主动服务；④由凭老经验办事转变为科学化管理。
秘书工作的“六个强调”①强调调查研究工作；②强调信息工作；③强调信访工作；④强调协调工作；⑤强调督查工作；⑥强调党务、政务服务工作。
2.秘书工作性质与特点、作用。
P9答：?性质与特点：①辅助性：辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。
秘书人员就是出于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。
②综合性：秘书工作门类众多、内容复杂，既要使用脑子，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能。
③机密性：不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少的涉及机要和秘密，或者个人隐私。
④服务性：秘书服务具有直接性、稳定性、广泛性。
秘书学复习资料1
秘书学复习资料1秘书学期末复习资料平时作业一一、名词解释1.秘书活动就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为。
2.秘书人员泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导着的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。
3.秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，亦指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。
4.秘书业务是指秘书人员或秘书机构的专业工作。
5.秘书技术秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。
它同秘书业务能力相比，具有更强的实践性、灵活性和可操作性。
6.狭义领导意图是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。
7.秘书环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。
其中以组织环境与秘书活动的关系最密切、办公室次之，其他再次之。
8.公务秘书就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。
二、简答题1.秘书学的学科对象是什么？秘书学的对象，即秘书学的学科对象，应为秘书活动。
2.秘书活动的本质属性是什么？辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。
3.秘书活动的辅助性有什么特点？1、辅助的直接性，即秘书活动直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。
2、辅助的全面性。
3、辅助的非独立性。
4.秘书活动的重要特征有哪些？1、文牍性2、秘密性3、事务性4、受动性5、随机性6、补偿性7、潜隐性5.简述我国秘书活动产生的条件。
一、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件二、文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件6.简述我国古代秘书活动的基本特征。
1、秘书活动历史悠久2、秘书机构变动频繁3、秘书人员选拔较严4、秘书制度比较完备。
7.秘书的层次是怎样划分的？1、从组织级别上区分2、从辅助功能上区分3、从职位分类上区分。
三、选择题1.秘书活动：（D）A.领导布置的活动B.参与决策的活动C.参与管理的活动D.辅助行为2.秘书人员：（ C ）A.领导的下属人员B.秘书性工作人员C.秘书工作的专门人员D.机关工作的服务人员3.秘书方法：（ A ）A.秘书活动运行的媒介B.处理事务的方式途径C.秘书手段D.秘书活动运行的方式、途径、手段及运行程序4.领导意图：（ B ）A.领导为实现组织目标的意见B.领导为实现组织目标的想法C.领导为实现组织目标的倾向D.领导为实现组织目标的行为5.秘书环境：（ B ）A.秘书活动的条件B.秘书活动的内外部环境C.秘书活动的场所D.秘书活动的空间6.秘书活动的基本要素：（CD）A.领导者B.秘书修养C.秘书人员和方法D.秘书环境和领导意图7.秘书人员：（ CD ）A.秘书活动的中介B.秘书活动的内在因素C.秘书活动的主体要素D.秘书活动的主导要素8.秘书工作：（ BC ）A.秘书活动的中介B.秘书活动的客体要素C.秘书活动的载体要素D.秘书活动的外在要素9.秘书方法：（ AB ）A.秘书活动的中介要素B.秘书活动效率的保证C.秘书活动的客体要素D.秘书活动的辅助要素10.领导意图：（ AD ）A.秘书活动的潜在因素B.秘书活动的内在因素C.秘书活动的主体要素D.秘书活动的准绳和尺度四、论述题1.试述新时期秘书工作的内涵和发展趋势。
秘书学概论复习资料整理
秘书学概论复习资料1、秘书的涵义P1（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员（4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力2、秘书的层次P4中国：①省、厅两级为高级秘书②处、科两级为中级秘书③科员级一下为初级秘书（基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。
三资企业是例外）国外（英国）自己看书P5①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动②执行级：文官学院或行政学院③文书级：大专毕业生④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训3、秘书的工作内容（办文、办会、办事）P7（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等（3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项4、秘书工作的作用P10（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用5、秘书学的研究对象P14①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德6、我国秘书工作职能的转变P19（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划7、秘书与秘书工作的起源P28（1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。
秘书学概论总复习纲要
秘书学概论总复习一、综合应用能力方面（45%）1.论述题 2.案例分析题 3.公文改错题二、理解能力方面（20%）1.选择题 2判断题三、知识记忆方面（35%）（一）名词术语解释1.沟通协调所谓沟通协调，就是通过信息沟通与思想交流，使各方相互了解，消除矛盾，融洽关系，统一行动。
沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。
2.检查督办检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。
秘书通常根据领导的指示承担检查督办的工作任务。
检查督办的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。
3.秘书职能信息秘书在职能活动中，随时都可能被动或者主动地通过语言、文字、电磁波以及情态等物质载体，感受或者接收领导、职能部门、一般群众所产生的指令、要求、情况、情绪等信息，这些信息就是秘书职能信息。
4.定向调研定向调研是指秘书人员接受委托并受制于委托意图，被动地去获取、整理信息的调研活动，它有具体进行调研的方向与范围，又称被动型调研。
6.公文处理公文处理，是指公文管理中的形成阶段和生效阶段，即撰制、办理两个阶段，也就是常说的发文处理和收文处理。
7.行文关系行文关系指的是发文机关和收文机关之间的关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的公文授受关系。
10.密级密级即秘密的等级。
我国《保密法》把国家秘密定为绝密、机密、秘密三个等级。
11.国家秘密范围国家秘密范围，是指符合我国《保密法》规定的、关系国家安全和利益的秘密事项，包括七个方面。
12.秘书职能环境秘书的职能环境或者说职能作用对象，就是广义机关的领导集团或领导人、职能部门或部门负责人、执行具体任务的群众个体。
概言之，即机关领导、职能部门与基层群众。
13.办公自动化办公自动化是一门综合性的科学技术。
它是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于处理办公事务的一项综合技术。
目的是充分利用信息资源，提高工作效率和质量。
秘书学概论复习资料整理
第一章绪论第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义1．宫中秘藏之书2．辅臣(Secretary )3．行政职位4．社会职业二、秘书的类别和层次1.秘书的类别秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
2.秘书的层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。
三、秘书的职业特征1．服务的直接性2．服务的稳定性3．知识化4．年轻化5．女性化第二节秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容美国：文书、事务、一般管理中国：1．文书撰写2．文书制作3．文书处理4．档案管理5．会议组织6．调查研究7．信息资料工作8．信访工作9．接待工作10．协调工作11.督查工作12．日程安排13．日常事务14．办公室管理15．其他临时交办事项二、秘书工作的要求1．秘书工作的“四个转变”(1)由单纯地办办事转变为既办文办事又出谋献策；(2)由单纯地传递信息转变为综合处理信息；(3)由被动服务转变为主动服务；(4)由凭老经验办事转变为科学化管理。
2．秘书工作的“六个强调”(1)强调调查研究工作；(2)强调信息工作；(3)强调信访工作；(4)强调协调工作；(5)强调督查工作；(6)强调党务、政务服务工作。
三、秘书工作的性质与特点1．辅助性2．综合性3．机密性4．服务性四、秘书工作的作用1．助手作用2．参谋作用3．协调作用4．信息枢纽作用5．公共关系作用第三节秘书学的涵义、研究对象和研究方法一、秘书学的涵义和研究对象1．秘书学的涵义秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
2．秘书学的研究内容(1)研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；(2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；(3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；(5)研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。
秘书学概论大学期末考试复习题
论述题1. 秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？答：秘书：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
类别：1〕机关秘书2〕企业秘书3〕私人秘书4〕商业秘书5〕涉外秘书层次：1〕高级秘书2〕中级秘书3〕初级秘书2. 秘书工作的主要容是什么？其主要特点是社么？答：主要容：1〕文书撰写2〕文书制作3〕文书处理4〕档案管理5〕会议组织6〕调查研究7〕信息资料工作8〕信仿工作9〕接待工作10〕协调工作11〕督查工作12〕日程安排13〕日常事务14〕办公室管理15〕其他临时交办事项特点：1〕辅助性2〕综合性3〕性4〕效劳性3．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些容？答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。
秘书学研究容：〔1〕研究我国秘书工作的现状，了解容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；〔2〕研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规与要求；〔3〕研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经历，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。
〔4〕研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；〔5〕研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与开展。
4．秘书工作机构设置原那么是什么？秘书工作机构的性质是什么？答：设置原那么：一是精简原那么；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。
性质：1〕性2〕辅助性3〕综合性4〕效劳性5．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原那么是什么？答：职能：1〕助手职能2〕参谋职能3〕枢纽职能4〕协调职能5〕职能6〕公关职能工作原那么：1〕明确职责、权限、目标、任务2〕制定秘书工作的各项制度和标准3〕分清主次，有条不紊4〕科学地安排工作程序5〕准确细致，切实无误6〕迅速果断，讲求时效7〕忠到职守，安于职分8〕加强教育、管理，不断提高素质、能力6．秘书班子怎样才能做到群体优化？答：秘书群体的科学组合应遵从“异质结合〞的原那么，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。
秘书学名词解释 简答题 考试必备
秘书学部分答案名词解释：1秘书秘书是领导者、主事者身边的综合辅助者和公共服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、决策者的参谋和助手。
2文书立卷文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定考查利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定的规律组成案卷。
3秘书职能环境秘书职能环境是秘书开展秘书活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋助手作用的舞台。
4秘书工作方法秘书工作方法，指的是秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。
秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的辅助决策、综合协调、信息沟通及办文、办会、办事等业务活动紧密联系在一起的。
5秘书工作秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领带机关为对象，开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事物负担以便集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。
6受权理事秘书受权理事，指的是领导者根据工作的需要，将自己权限范围内的事务，授权秘书代表自己去处理，秘书根据领导的意图和委授的权利和要求，代表领导去处理交办的事务。
7秘书职能环境资源秘书职能环境资源指的是秘书所处的客观环境中，一切有利于秘书实现其职能目标、完成职能任务的要素的总和。
8绩效管理绩效管理是通过管理者和个人经过沟通制定绩效计划、绩效监控、绩效考核、绩效反馈与改进，以促进员工业绩持续提高并最终实现企业目标的一种管理过程。
简答题：1秘书职能范畴的特征：答：秘书是为领导工作服务的，其工作只能必须围绕着领导工作需要展开。
概括的说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。
从这个意义上讲，秘书职能范畴是：（1）具有从属性。
它从属于直接服务对象——领导者的职责和职权范围。
（2）管理辅助性。
无论何级何类的领导者，都有确定的管理范围，秘书的职能范畴，就是在领导的管理范围内发挥辅助作用的空间。
秘书学概论期末复习
秘书学概论期末复习秘书学期末复习第一章秘书学概说（名词解释、填空）1、秘书与秘书工作的概念：秘书学是以秘书和秘书工作为研究对象的一门综合性社会应用学科。
秘书是在各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手，是职务名称之一。
秘书工作是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的业务活动。
2、秘书的分类：（书P6-7）（1）按工作性质划分：行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书。
（2）按来源与服务对象划分：公务秘书、私人秘书。
（3）按秘书职能的层次划分：初级秘书、中级秘书、高级秘书。
3、秘书工作的类型：？书上有解释否（1）按工作性质划分：程序性工作、智囊性工作、临时性工作（2）按业务范围划分：通用性秘书工作、专门性秘书工作（3）按工作内容划分：办文、办事、办会4、学科与学科之间，学科特点（书P11-12 P14-15稍看）第二章秘书工作的起源与沿革5、秘书与秘书工作产生的背景和条件：其一，社会组织及其领导工作的出现是秘书工作产生的社会基础。
其二，文字的产生和使用是秘书工作形成的直接推动力量。
6、重要的时代以及秘书制度的建设（什么时期+什么制度+解释、评价一下）书上有解释否（1）殷商时期：出现了我国最古老的公务文书——甲骨文书（甲骨卜辞包括前辞、命辞、占辞、验辞四个部分。
）；文书签名制度。
（2）周朝时期：公文副本制度（无论是王命文书还是专用文书都有正副本之分，有些文件制成几份副本，王命文书在颁行后，将正本交给受命者，另录副本保存在王室以备查考。
是文书保管工作更加严密，历史文献得以保存、流传。
）；公文用印制度。
（3）秦汉时期：抬头制度、避讳制度、文书校勘制度等。
（“秘书”一词始见于汉代，纸张的发明使用，我国封建时代社会秘书工作的确立时期）（4）唐宋时期：公文一文一事制度；公文用纸制度；公文折叠制度；公文拟制和誊写制度；公文引黄和贴黄制度；公文签押、用印和判署制度；公文封装和编号制度；公文收发登记和催办制度；公文移交制度；文书工作保密制度。
秘书学概论
汉语言文学专业秘书学概论复习资料1.我国秘书一词的含义：指宫禁中的秘藏之书指谶纬图录等类书官职名称官署名称2.秘书的类别：二分法：公务秘书和私人秘书秘书的横向分类根据业务分工和行业特征秘书的纵向分类根据职级高低分为高初级秘书、中级秘书、高级秘书3.秘书群体的“金字塔”型组合体含义：体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助内容和作用体现了不同层次的秘书工作量及相应的秘书结构比例体现了不同层次的秘书在知识、经验、能力上的极差体现了不同层次的秘书在级别和工资待遇上的差别4.现代社会秘书的时代特点：秘书办公手段现代化秘书工作内容多样化秘书素质要求的高低标准化5.秘书职业化的内涵：具有职业精神具备专业技能建立秘书职业行为规范6.秘书职业化的特征：秘书身份职业化秘书服务多元化秘书技能专业化7.秘书职业化进程中的障碍：传统秘书观念的影响职业物质保障的薄弱秘书职业社会声望的缺失可操作性模式的缺失8.秘书学的研究对象：秘书学是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
9.秘书机构的设置原则：规范化科学化（组织机构、职责确定、团队人员配备）10.秘书工作的主要内容：日从程序性工作突发性的工作智囊性的辅助工作11.秘书工作的本质属性：辅助性是秘书工作的本质属性。
秘书工作的辅助性具有综合全面的特征秘书工作的辅助性具有直接性秘书工作的辅助性具有潜隐性（活动名义的代表性，活动过程的幕后性，活动成果的潜在性）12. 秘书工作的特征：被动性与主动性的对立统一事务性与思想性的对立统一常规性与随机性的对立统一保密性与沟通性的对立统一综合性与专业性的对立统一13.优秀秘书团队的形成条件：共同的目标互信的协作明确的职责较强的执行力14.秘书团队结构优化的作用：有利于塑造组织形象有利于发挥团队整体效能有利于提高个体工作效率15.秘书团队结构优化的内容：合适的团队规模恰当的团队领导梯形的年龄结构合理的智能结构互补的性别结构完整的角色结构16.秘书团队结构优化的心理要求：心理认同性心理相容性心理互补性心理适应性17.职业化背景下秘书职业道德的功能与作用：良好的职业道德是用人单位对秘书人才的基本要求良好的职业道德是秘书人格力量的一面镜子良好的职业道德是秘书事业成功的基本保障18.提高秘书职业道德水平的方法和途径：汲取传统文化精华，丰富秘书职业道德内涵积极组织参与社会实践，认知职业道德内容，养成良好职业道德风尚利用“三自”活动平台，培养自身完善职业品格的自觉性学习先进典型，提升职业精神倡导自制、慎独，完善自我操守19.秘书行为规范的重要性：科学的秘书行为规范能够保证组织结构运转正常和高效体系化、标准化的秘书行为规范是秘书职业道德趋于成熟的主要标志秘书行为规范带动社会整体管理水平的提高秘书行为规范有效维护秘书群体的合法权益20.现代秘书知识结构的特点：广博性、专业性、动态性21.秘书必须具备的意志品质：自觉性、坚持性、果断性、自制力22.秘书人员常见的心理障碍：顺境中的心理障碍：清高自负、求隐懒惰、角色错位逆境中的心理障碍：自卑压抑、焦虑抱怨、忌妒23.秘书人员的心理调适：树立正确的人生观调整心理坐标,降低期望值培养广泛兴趣,丰富业余生活倾诉、宣泄、调节情绪24.良好的人际关系在秘书工作中的重要性：满足基本需求，促进身心健康的保证增强群体凝聚力，提高工作效率有利于信息搜集有利于建立良好的人际关系25.秘书人际关系特征：业缘性、首属性、广泛性、强制性26.秘书处理人际关系的原则：关系平等原则互利互惠原则诚实守信原则宽容忍耐原则27.秘书处理人际关系的方法：加强情感投资注重心理吸引坚持求同存异注重换位思考28.秘书处理人际关系的技巧：积极倾听，牢记姓名，微笑示人，真诚赞美，委婉批评，学会感谢，智慧拒绝，察言观色29.秘书主要人际关系：秘书与领导秘书与领导班子秘书与一般同事秘书与其他业缘关系30.秘书与领导关系实质：人格上的平等性目标上的一致性组织上的上下级工作中的主辅性31.如何与领导和谐相处：a尊重和服从领导：不轻易质疑，维护领导权威；善于换位思考；在决策中勇于发表自己的意见，坚决执行形成的决策b正确看待领导的缺失，委婉进谏：适时适地适人适言c主动进行情感沟通，相互适应d忠于职守，不失职，不越权32.如何与领导班子和谐相处：a维护领导层团结一致：不说闲话，不火上浇油，不越级请示b正确面对领导层的矛盾：沟通法、回避法、中立法33.如何与同事和谐相处：a主动了解同事b建立良好人际关系：赞美，维护自尊心，避免争吵34.人际吸引规律：邻近律、相似律、互补律、对等律35.秘书与大众传媒：（一）大众传播媒介：书籍、报纸、杂志、广播、电影、电视（二）媒体关系管理a.目前企业在媒体关系管理方面的不足：缺乏媒体关系管理的具体制度缺乏面对媒体的经验，导致错误频出没有统一的宣传口径缺乏应对负面消息的经验b.同媒体沟通的原则：经常保持接触，增进了解公开事实真相，真诚对待记者主动了解各种媒体背景、风格、特点36.如何建立良好媒体关系：了解自身所处的媒体环境学习相关的媒体运行知识，掌握一定的媒体应对技能在自身传播需求和媒体报道需求之间找一个平衡点37.秘书确定工作方法的原则：规范性原则、适应性原则、灵活性原则38.秘书工作方法的举要：挡驾过滤：文件资料的过滤、来电的过滤、领导公关事务活动的过滤、来访的挡驾参谋进谏：坦诚直言法、因势利导法、暗示法、引经据典法请示报告：合理选择内容、灵活把握时机、找准对象沟通协调：文件协调法、会议协调法、信息协调法时间管理：时间表控制法、合理使用零碎时间法、ABC工作法、统计时间法。
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秘书：广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性。
应用性的科学。
通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
它是一门写作学与管理科学的知识圈交叉重叠的产物。
三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。
即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。
一文一事制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。
文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。
同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。
（公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
）
贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。
唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。
此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。
条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。
综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。
这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。
如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。
秘书部门和秘书管理人员的要求：1、机构与部门职责2、岗位责任制3、工作程序和工作方法。
工作程序：工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。
环节不能随意地增加或减少，次序也不能任意地颠倒或随便排列。
工作方法：工作的技能和操作要求。
它既需要秘书人员以具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。
4、信息系统5、办公自动化：简称OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。
一、督查：指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。
督查工作的作用：（1）对领导的作用。
监督工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段；监督是促进领导决策正确、科学的必要环节；监督是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。
（2）对秘书的作用。
是秘书的一项重要职责；是秘书发挥参谋、助手作用事物重要方面。
是秘书由被动服务转向主动服务的有效手段。
二、印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。
公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。
如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
三、政策法规信息：这主要是领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登。
这些宏观的指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的，是每一个主管都必须理解、掌握的秘书应认真的加以收集。
调查是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。
研究则是指对调查的来的材料进行分析、比较归纳、演绎等一系列过程。
调查是前提，是手段，研究是后续，是目的。
四、访问法；无结构式访问（就是调查者将问题做些隐蔽，或采用委婉的方式提出，或以聊家常的形式交谈。
可以使被访者少些顾及，适用于比较生疏的被访者或者是比较敏感的问题）；结构式访问（就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。
被访者可以无顾忌地直接、明确回答）；半结构式访问。
案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
归档：文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管。
平时归卷工作：指机关的公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
会议要取得预期的效果，必须有会前的充分的准备，会中会后各种必要的支持和服务工作，这些统称为会议组织。
简称办会。
记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。
十三、沟通：原意是指两处水域中间阻隔，互不相通，在其间挖掘一渠，使之流通。
现代意义上的沟通，又泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。
从行政管理学和秘书学的角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流。
协调，就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异以及矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让，求同存异，使矛盾得到解决，达到统一政令、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质文明的巨大力量。