试论秘书应该如何做好公关工作

试论秘书应该如何做好公关工作

很多人听到“秘书”一词，对它的形象犹如一团迷雾，因为秘书工作可以说包罗万象，有些人认为他就是一个长相漂亮，陪在领导左右，为领导出谋划策的人，也有人认为他是一个终日做着单一乏味，没有创造性的工作，说法可谓众说纷纭。简而言之他就是协助领导人、联系接待、办理文书和交办事项的工作人员。主要为领导决策的制定与贯彻服务的各项事务工作，他的基本职能是辅助与协调，其具有助理，参谋，信息枢纽以及公关的作用。目前也有相当一部分的秘书工作者从事的就是公关工作。

然而当今市场竞争是一种注意力的竞争、人心的竞争、传播的竞争、关系的竞争。公共关系是提高企业形象竞争力的法宝。公共关系工作是一种组织行为活动，又称为公共关系活动。它是指社会组织为了与公众良好的关系而开展的各项活动，公共关系工作体现着组织的管理职能，它是人们在公共关系意识下，通过沟通协调，在公众中树立良好的组织形象，优化组织运作环境的实践活动，可以说世界上任何一家企业都少不了公共关系部门，其包含展会，记者招待会，庆典，赞助等诸多活动。而秘书工作者在一次公关活动中起到的作用是不可小视的。他或许不是一个人，是多人参与一个活动项目，也可以说，一个公关活动项目中参与的人员或许都有秘书角色的成分存在。

那么秘书应该如何做好公关工作呢？

1 提高自身素养

（1）拓展知识面

一个人生活在世界上，就需要与人沟通，而沟通的范围便是他的知识层面，一个缺乏知识的人，其思维定会缺乏创造力、竞争力、灵活性，谈吐单一乏味。工作是一个理论与实践结合的过程，没有知识基础作铺垫，工作不可能完美完成。如今是一个信息化的社会，信息传播的媒介无处不在，电视、报刊、杂志、书籍、网络天地也无限大，一个优秀的社会工作者，从事任何工作都要拥有不断学习的意识，这样不仅可以不断优化工作内容，而且还能丰富自身精神层面。

（2）培养较好的外语能力

语言是沟通的桥梁，她是我们随心所欲的一位朋友,是我们沟通的必要工具。尤其公关活动中很多都是协调沟通的工作，接触到的人非常多，拥有一口流利的外语，可增强企业对外开放程度，吸收西方的先进思想，促进双方的交流与发展，对于自身也可增强自信心，更具竞争力。

（3）增强综合能力

如今技术+语言复合型人才备受欢迎，一般企业的招聘信息上都会要求面试人员具有较好的文字和语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维能力和分析能力等综合性能力。所谓一人多职，老板绝不会雇一个只会打字的员工，每个老板都希望他的员工一专多能，一人多职，实现效益最大化。因此一个各方面综合能力都非常优秀的人才，才是老板需要的员工。

（4）提高对公关重要性的认识

任何一家企业都是需要公关部门的，具资料显示，21世纪公共关系职业仍然是20中热门职业之一。它的形式多种多样，它是企业经营活动的“润滑剂”，良好的公共关系是决定着一个企业经营成败的关键因素。每个员工，每个部门，这里不仅仅指秘书工作人员，都要树立强烈的公关意识，形成自己的特色，积极宣传自己的优势，自觉维护企业的形象。

（5）提高人际交往能力

任何工作都需要沟通，在企业里必不可少，做好人际关系。建立良好人际关系也是提高处世能力的关键，主动与人沟通，平等对待上下同级，不上恭下倔，以真诚、友善、平等、平和、落落大方、不卑不亢对待每一位同事。真正做到热情有度，稳健为本。（6）做一个诚信守秘的人

很多公关活动，它都具有一定的商业机密，一般只有企业内部人员知道，守秘也就包含在工作范围内。

（7）懂得包装自己

一个懂得包装自己的人，也是一个懂得如何塑造个人及企业的良好形象。人如商品需要包装，但切忌过分包装。要善于展示个性的独特品质。在随意与自然中表现人的个性美，重要的是认识自己，包装的高手在于不留痕迹，外在的一切应与自身浑然一体，这时你不再是商品，而是活生生的人。包装可以从自身的外貌，礼仪着手，聪明的公关小姐都知道化妆一定是淡彩、体现自然美，身着的服饰可以体现青春的活力，也可注重成熟，庄重、富有内涵，切勿穿着不伦不类，浓妆艳抹，有失礼仪。礼仪择则是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，只有做好应有的礼仪才能为企业在形象塑造、文化表达上提升到一个满意的地位。

2 做好文书处理工作

（1）熟悉电脑软件

现在很多公司白领的工作内容中，电脑绝对是必不可少的硬件。大多的工作需要工作人员掌握字、表处理、电子表格和演示文稿等办公自动化软件的使用，以及因特网应用的基本技能。操作这些软件也是熟能生巧，边工作就是在边学习，这是做好所有文案工作的前提。

（2）具有一定的文化修养

一个公关活动，其包含公关策划，项目编制，拟定合同关系等，其中秘书工作者必定会涉及到文书处理工作，然而文字及其传播的制作需要有一定的文化基础，文字功夫的高低也会直接影响它的传播效果。因此，此时秘书工作者必须具有相当的文化知识以及语法修辞方面的专业知识。并且从受众来看，理解文字一般比理解言语困难，所以在识字的基础上，也需要更高的文化修养。这对于公关秘书来说，能说会写，构筑扎实的公关平台，实现有效地公关沟通是获取公关秘书与公关组织的双赢是十分必要的。平日多阅读报刊杂志，勤于练笔，锻炼逻辑思维能力与表达能力。

3 具有高度的市场敏锐感

在这竞争激烈的社会中，很多企业面临倒闭等问题，每家企业都想在其脱颖而出，那一个秘书工作者在为企业出谋划策的前提就是一定要对市场具有敏锐感，掌握市场脉搏，且有能把握市场动态及方向的能力，才能对事物做出深刻的剖析，建立高度灵活、富有弹性的动态组织形式，对于公关策划真正做到面面俱到，不断优化工作流程。并且也可以适应变革时代的要求，这样企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

4 具有良好的心里素质与身体素质

很多秘书工作者认为自己的工作是非常单一乏味的，其日复一日的重复相同的报表，打印等琐碎的事。其实不必看重自己工作与其他工作的相似性和重复性，否则它就是“作业”了。整天愁眉苦脸的面对工作，对于工作充满抱怨，是不可能高效的完成工作的。抱着对生活中任何一个工作都要做到一样精彩的心态，工作便是巨大的乐趣，在丰富了精神层面与物质层面之外，油然而生的还有巨大的成就感。这样工作才能不断创新，不断追求卓越。

很多秘书工作者总是陪在领导左右，时常有饭局，加班的工作，并且长时间对着电脑，甚至会有很多自己不情愿的文娱活动，公关秘书更少不了这一点。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。良好的身体素质可以带给工作活力，让工作更有创造力，身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

5 关注细节，注重实效

在通晓整个公关策划流程中，细节决定着公关活动的成败。公关活动中涉及到大大小小