文书工作与档案管理期末考试答案

五、名词解释
1、校队：是指以签发的原稿（即定稿）为底本，对膳印的校样进行格式和文字核对校正工作。

2、签发：是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

3、文书文体：是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。

就表达方式而言，它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文体。

4、检索工具体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

5、档号：是档案室在整理和管理档案的过程中，对档案的编号。

6、文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应该性的和特定格式的文字材料。

7、文书的现实执行性：一是说文书有执行性。

在有关职权范围内，文书一旦制发，就要贯彻执行，就要处理有关事务。

二是说在一定的时间内有执行性。

8、定稿：是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是膳印和发出的正式文件的标准和依据。

六、简答题
1、简述归档制度的内容
答:归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续。

（1）归档范围：对于本单位、上级单位、同级单位，非隶属单位、下级单位形成的有保存价值的文件材料需归档保存。

（2）归档时间：办理完毕的文件，一般应该在第二年上半年或6月底之前由文书部门整理后向档案室归档。

（3）归档要求：①归档文件系统性方面的基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。

②归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求：案卷封面和各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名（即标题）要确切简明地反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

③向档案室的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由移交单位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定义的?
答：归档文件整理的单位
一是以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；二是文件正本与定稿（定稿过厚的，也可单独为一件），正文与附件（附件数
量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件），原件与复印件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册等可按其本来的装订方式，一册为一件；四是来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）合为一体。

3、审核公文的重点是什么？
答：⑴是否应由本机关办理⑵是否符合行文规则⑶内容是否符合国家法律、法规及其他有关规律⑷涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签⑸文种使用、公文格式是否规范
4、案卷目录和归档文件目录的区别有哪些？
答：案卷目录是由案卷对象编制的，反映每个案卷的情况，按照案卷排列顺序的；归档文件目录是以案卷内每个文件为编制对象，反映每个文件的情况，需要编制两份。

5、如何选用文种？（网）
答：应根据行文目的、发文的职权和主送机关的关系确定。

6、简述分送的方法？
答：⑴对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文件应及时附送办公室部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据批示意见进行分类⑵对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

7、简述签发的原则？
答：⑴以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的
负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发⑵由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领导人核签，或者报请领导人签发⑶经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或者办公厅主任签发⑷与其他机关单位联合发文，应与有关机关单位会签。

党政联合发文，凡属政府主管的工作事项，先由政府领导人签发，再送党委按规定审核后发文。

8、如何建立良好的库房管理秩序？
答：建立库房编号，装具排列编号，档案存放方式；维护位置索引、标示牌、代理卡
9、控制和调节温湿度的方法有哪些？
答：⑴对库房进行严格密封⑵使用增温增湿或者降温降湿等机械设备⑶通风⑷其他措施：可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿；放置木炭、生石灰等来降温
10、请示与报告的区别？（网）
答：⑴内容要求不同。

请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。

⑵侧重点不同。

请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。

⑶行文目的不同。

请示的目的是请求上级机
关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。

⑷行文时间不同。

请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。

⑸报送要求不同。

请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。

⑹篇幅不同。

请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。

⑺标题写作不同。

一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x 的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告。

⑻结束用语不同。

请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。

⑽处理结果不同。

请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。

11、举例说明案卷标题的基本结构是什么？
答：发文机关+事由+文种
12、档号的结构有哪些？
答：全宗号、暗盒目录、暗盒号、页号或件号
七、技能题
1、答：⑴特点：简单、运用广泛、用于档案数量少的单位
⑵文件所属年度确定：①文件上有属于不同年度的几种
日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据②法规性文件以批准日期为依据③领导性文件以签署日期为根据④会议记录以开会日
期为根据⑤计划、总结以内容针对时间为依据⑥文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期⑦通过分析文件内容来判定日期。

2、
3、
4、组织机构分类法。

两级：组织机构+年度规模不大
三级：保管期限+组织机构+年度
5、文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。

这一工作通由秘书人员负责组织。

主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。

第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。

这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。

除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。

可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。

八、论述题
1、题目上
2、试述档案价值鉴定的程序？
答：
3、档案库房“八防”措施的具体内容？
答：⑴防火—要求在装具的选用、电器及其线路的安装等方面消除一切隐患，还必须设置消防器材⑵防盗—要求库房门窗坚固（最好安装防盗门），尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门⑶防水—要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源⑷防潮—要求每天测量库房湿度，发现湿度过低时及时调整⑸防霉—要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风⑹防虫—要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境⑺防尘—要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁⑻放光—要求库房尽量无窗；若有，也应尽可能的小，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。

4、文书整理归档的基本步骤和方法？
答：编制分类方案目录、初步整理、系统整理、归档。

在一年实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，拟制出归档文书的类别和条目；在整理的过程中，应定期进行检查，通过检查熟悉归整，纠正把文件规错类别的现象；。