办公中的数据分析与处理

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（1）选定需要设置数据有效性的单元格区域E3：E62（根据实际报名人 数，后者中行号可以适当扩大，作为教学用例，此处假设报名人数只有60 人，下面一样处理）。
（2）选择“数据”|“有效性”命令，打开图4-4所示的“数据有效性”对 话框。
图4-4 “数据有效性”对话框
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（3）选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中，选择“序列”项。 （4）在随之出现“来源”文本框中输入“通俗，民族，美声”自定义序列。 注意：序列中各项中间的逗号必须为英文状态符号。 （5）根据需要，可以对其余选项卡进行适当设置。 说明：数据有效性设置之前，必须首先选取所需单元格或区域；另外，数 据有效性应该在输入之前设置，否则不会自动起作用。 数据有效性设置之后，单击“唱法类型”列中单元格，则会出现如图4-5所 示的列表框，从而可以实现快速的选取录入。
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4.2 “报名信息汇总表”数据库表格的建立
上一章我们介绍了Excel中空白报名汇总表的制作。本节主要介绍在Excel中如 何制作该表格，效果如图4-2样式所示（版面所限，只是部分效果）。
图4-2 “报名信息汇总表”数据库表格样式
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4.2.1 建立“报名汇总表”数据库框架
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（2）条形图 用于显示各数据之间的比较。分类在垂直方向，而数值在水平方向，以使观 察者的注意力集中在数值的比较上，而不在时间上。堆积条形图显示单个数 据与整体的关系。 （3）折线图 用于显示各数据之间的变化趋势。分类在水平方向组织，而数值在垂直方向 组织，以强调相对于时间的变化。 （4）饼图 用于显示组成数据系列的各数据项与数据项总和的比例。当只有一个数据系 列，并且用于强调整体中的某一重要元素时，饼状图十分有效。如果要使小 扇区更容易查看，可将这些小扇区组织为饼状图中的一个数据项，然后将该 数据项在主图表旁边的小饼状图或小条形图中拆分显示。 （5）XY散点图 既可用于显示若干数据系列中的数字值的关系，也可将两组数字分别当作单 个系列的 x 坐标和 y 坐标进行绘制，常用于科技数据处理。 制作数据图表时，图表类型的选取最好与源数据表内容以及制作目的相结合， 对于不同的数据表，一定要选择最适合的图表类型，这样才能使表现的数据 更生动、形象。
如图4-1示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。《办Βιβλιοθήκη 自动化实用技术》电子教案2
图4-1 Excel中的数据库表格样式
说明：数据库表格最好单独占据一个工作表，并且不能跟其他内容（包括数据库 标题）直接相连，至少需要一个空行或空列隔开，如图4-1中，第2行作为一个空 行，将数据库表格与其标题进行了隔离。同时，也不要使用空白行将列标志和第 一条记录分开。
【本章内容介绍】
► 在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和处理。如职工工资表 中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并 计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。
► 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公实践中常见的数据 分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总、公式与函数运用 以及数据关联表格的操作等。
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4.1 Excel数据分析与处理概述
在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理， 有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。
1．Excel中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。 在Excel中，可以通过首先创建数据库表格，然后再利用其提供的功能菜单进 行数据的分析与处理。
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2．Excel中的数据分析与处理 Excel中提供了很多种数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛 选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。
本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析， 例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇 总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公 式和函数进行决赛阶段成绩的计算，并将几项不同的比赛成绩进行关联表 格的综合处理等。 3．Excel中的数据图表制作 利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。这些数据图表可将枯 燥的数字形象化，并且通过数据图表可以了解到数据之间的相互关系和变 化趋势。数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、 条形图、折线图、饼图、散点图等。 （1）柱形图 用于显示某一段时间内数据的变化，或比较各数据项之间的差异。分类在 水平方向组织，而数值在垂直方向组织，以强调相对于时间的变化。其中 堆积柱形图显示了单个数据项与整体的关系，三维透视的柱形图可比较两 个坐标轴上的数据点。
将上一章制作好的汇总表框架打开，按照数据库表格的要求进行必要 的内容编辑和格式设置，并调整好显示方式，如图4-3所示，等待进行 各列数据的输入。
图4-3 空白的“报名信息汇总表”表格
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4.2.2 “编号”列的自动序列填充
对于“编号”列，因为输入的数据是有一定规律的，输入时可 以考虑使用自动序列的填充方法。操作时，只要在图4-3所示表 格的A3、A4分别输入1和2，然后选取这两个单元格，再拖动右 下角的拖动柄到需要的位置即可。
4.2.3 定义单元格数据的有效性
在创建Excel数据库的过程中，有些单元格中输入的数据没有限 制，而有些单元格中输入的数据具有有效范围。例如：图4-3的 报名汇总表中，“性别”列只能输入“男”、“女”之一； “年龄”列按照报名规定只能输入16~35之间的数字；而“唱 法类型”列只能输入“通俗”、“民族”、“美声”中的一种。 为了保证数据库中输入的数据都在其有效范围内，并且设置用 户选择对应单元格时能够提供提示信息，错误时可以给出错误 提示，可以考虑使用Excel提供的“有效性”来为单元格设置条 件。下面仅以设置“唱法类型”一列的数据有效性为例，说明 设置数据有效性的操作方法。操作步骤如下：