办公软件操作技巧-PPT课件
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员工技能提升训练系列之
办公软件常用技巧
郭坤培训系列
2012年5月25日
主要内容 • Word的操作技巧 • Excel的操作技巧 • 其他操作技巧
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• • • • • • • • 如何快速录入数学公式 如何取消自动编号 如何快速输入英文大小写 如何调整行距 如何快速调整文字大小 如何去除页眉中的横线 如何输入偏旁部首 如何输入平均值 • • • • • • • • 如何进行逆打 如何添加行号 如何快速插入时间、日期 如何把表格一分为二 如何快速输入中文大小写 鼠标键盘的联合使用 如何快速设置上下标 如何插入个性页码
• 选择搜狗输入法，输入“v+数字”进行选择
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 鼠标键盘的联合使用
示例
• 按住Ctrl，鼠标点击文档左侧空白处，可以全部选定文档 • 按住Ctrl，鼠标单击文字区，可以选定一个以句号结束的句子
• 按住Shift，单击文本区，可选定从光标到该位置的文本
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速输入英文大小写？
示例
• 方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 CapsLock • 方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进 行切换
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何调整行距？
示例
• 方法1：选定，点击右键--段落--行距，调整单倍、1.5倍、双倍 • 方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速调整文字大小？
示例
• 方法1：选定，点击字号选择数值，调整字号 • 方法2：选定要调整的文字 使用Ctrl+Shift+< 逐渐缩小字号 使用Ctrl+Shift+> 逐渐调大字号
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何去除页眉中的横线？
设置为下标，按 Ctrl+“=”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何插入个性页码？
示例
• 插入---页码---页边距 选择各种个性页码
郭坤培训系列
2012年5月25日
Excel的操作技巧
• • • • • • • • • • 如何快速移动/复制单元格 如何快速选定Excel区域 如何快速给数字加上单位 如何绘制平直线或对角线 如何快速输入相同文本 如何在同一单元格换行 如何快速计算年龄 如何快速输入时间 如何快速隐藏/显示行或列 如何使用下拉列表 • • • • • • • • • • 如何插入“” 如何快速输入身份证号 如何快速输入特殊符号 如何查看相距较远的数据 如何同时运算多个单元格 如何快速合并文本 如何给各类型数据不同用颜色 如何进行背景设置 常用快捷键和功能键 常用函数
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何把表格一分为二？
示例
• 第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中 • 第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter” • Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二 • 如果需要把拆分后的表格放在前后两页，则需按“Ctrl+Enter”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速录入数学公式？
示例
具体操作： 第1步：Ctrl+F9 第2步：输入代码(eq \) 第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域代码” eg: 分数---f(分子,分母) 根式---r(根指数，被开方数)
注： eq和\之间要有空格
郭坤培训系列
• 选定一文本，按住Shift，单击其他区域，选定区扩大到当前位置 • 按住Alt，拖动鼠标，可以选定任意一矩形区域
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速设置上下标?
示例
• 方法一：选定需要设置的文字，右键“字体”，选择上标、下标 • 方法二：选定需要设置上下标的文字。
设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=”
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何取消自动编号？
示例
• 方法1：每次使用退格键BackSpace • 方法2：换行时按两次回车键Enter
• 方法3：换行时按“Shift＋Enter”键
• 方法4：当换行自动加上编号时，按下Ctrl+Z键 • 方法5：自动套用格式-选项-键入时自动套用格式-自动编号列表取消
示例
• 方法1：选中页眉内容，页面布局---边框，边框设置“无”，应用 于“段落” • 方法2：选中页眉内容，右键---样式---将所选内容保存为新快速 样式，点击修改---格式---边框，边框设置“无”，应用于“段落”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何输入偏旁部首？
示例
• 插入---符号---其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
wenku.baidu.com
• 如何输入平均值？
示例
• 在所要加平均值的数字前插入符号即可 • 方法：插入---符号---字体选择----“symbol”---
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何进行逆打？
示例
• Office按钮---打印---选项---高级---打印 选中“逆序打印页面”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速输入中文大小写？
示例
• 选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键
代码表：Q---千 I---毫 G---个 C---厘 W---万 O---度 H---时 B---百 E---亿 P---磅 J---斤 N---年 R---日 A---秒 K---克 M---米 T---吨 S---十 L---里 Y---月 D---第 Z---兆 U---微 F---分 X---升
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何添加行号？
示例
• 页面布局---行号---行编号选项---版式---行号---添加行号 可以进行设置行号
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速插入时间、日期？
示例
• 插入系统当前日期：Alt+Shift+D • 插入系统当前时间：Alt+Shift+T • 这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化
办公软件常用技巧
郭坤培训系列
2012年5月25日
主要内容 • Word的操作技巧 • Excel的操作技巧 • 其他操作技巧
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• • • • • • • • 如何快速录入数学公式 如何取消自动编号 如何快速输入英文大小写 如何调整行距 如何快速调整文字大小 如何去除页眉中的横线 如何输入偏旁部首 如何输入平均值 • • • • • • • • 如何进行逆打 如何添加行号 如何快速插入时间、日期 如何把表格一分为二 如何快速输入中文大小写 鼠标键盘的联合使用 如何快速设置上下标 如何插入个性页码
• 选择搜狗输入法，输入“v+数字”进行选择
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 鼠标键盘的联合使用
示例
• 按住Ctrl，鼠标点击文档左侧空白处，可以全部选定文档 • 按住Ctrl，鼠标单击文字区，可以选定一个以句号结束的句子
• 按住Shift，单击文本区，可选定从光标到该位置的文本
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速输入英文大小写？
示例
• 方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 CapsLock • 方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进 行切换
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何调整行距？
示例
• 方法1：选定，点击右键--段落--行距，调整单倍、1.5倍、双倍 • 方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速调整文字大小？
示例
• 方法1：选定，点击字号选择数值，调整字号 • 方法2：选定要调整的文字 使用Ctrl+Shift+< 逐渐缩小字号 使用Ctrl+Shift+> 逐渐调大字号
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2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何去除页眉中的横线？
设置为下标，按 Ctrl+“=”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何插入个性页码？
示例
• 插入---页码---页边距 选择各种个性页码
郭坤培训系列
2012年5月25日
Excel的操作技巧
• • • • • • • • • • 如何快速移动/复制单元格 如何快速选定Excel区域 如何快速给数字加上单位 如何绘制平直线或对角线 如何快速输入相同文本 如何在同一单元格换行 如何快速计算年龄 如何快速输入时间 如何快速隐藏/显示行或列 如何使用下拉列表 • • • • • • • • • • 如何插入“” 如何快速输入身份证号 如何快速输入特殊符号 如何查看相距较远的数据 如何同时运算多个单元格 如何快速合并文本 如何给各类型数据不同用颜色 如何进行背景设置 常用快捷键和功能键 常用函数
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何把表格一分为二？
示例
• 第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中 • 第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter” • Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二 • 如果需要把拆分后的表格放在前后两页，则需按“Ctrl+Enter”
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速录入数学公式？
示例
具体操作： 第1步：Ctrl+F9 第2步：输入代码(eq \) 第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域代码” eg: 分数---f(分子,分母) 根式---r(根指数，被开方数)
注： eq和\之间要有空格
郭坤培训系列
• 选定一文本，按住Shift，单击其他区域，选定区扩大到当前位置 • 按住Alt，拖动鼠标，可以选定任意一矩形区域
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速设置上下标?
示例
• 方法一：选定需要设置的文字，右键“字体”，选择上标、下标 • 方法二：选定需要设置上下标的文字。
设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=”
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何取消自动编号？
示例
• 方法1：每次使用退格键BackSpace • 方法2：换行时按两次回车键Enter
• 方法3：换行时按“Shift＋Enter”键
• 方法4：当换行自动加上编号时，按下Ctrl+Z键 • 方法5：自动套用格式-选项-键入时自动套用格式-自动编号列表取消
示例
• 方法1：选中页眉内容，页面布局---边框，边框设置“无”，应用 于“段落” • 方法2：选中页眉内容，右键---样式---将所选内容保存为新快速 样式，点击修改---格式---边框，边框设置“无”，应用于“段落”
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2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何输入偏旁部首？
示例
• 插入---符号---其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的
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2012年5月25日
Word的操作技巧
wenku.baidu.com
• 如何输入平均值？
示例
• 在所要加平均值的数字前插入符号即可 • 方法：插入---符号---字体选择----“symbol”---
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2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何进行逆打？
示例
• Office按钮---打印---选项---高级---打印 选中“逆序打印页面”
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2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速输入中文大小写？
示例
• 选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键
代码表：Q---千 I---毫 G---个 C---厘 W---万 O---度 H---时 B---百 E---亿 P---磅 J---斤 N---年 R---日 A---秒 K---克 M---米 T---吨 S---十 L---里 Y---月 D---第 Z---兆 U---微 F---分 X---升
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2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何添加行号？
示例
• 页面布局---行号---行编号选项---版式---行号---添加行号 可以进行设置行号
郭坤培训系列
2012年5月25日
Word的操作技巧
• 如何快速插入时间、日期？
示例
• 插入系统当前日期：Alt+Shift+D • 插入系统当前时间：Alt+Shift+T • 这个时间和日期是不随着时间和日期变化而变化