电子档案管理存在的问题与发展前景

电子档案管理存在的问题与发展前景

摘要：伴随着信息技术日新月异地发展，计算机被广泛应用到工程设计领域之中。信息化快速发展的同时，产生了数量庞大的电子档案，而相当多的电子档案正处于失控状态；如何面对电子档案带给管理者的挑战，担负起延续历史、传承文明的重任，成为档案管理者探析的问题。

关键词：电子档案；问题；发展前景

一、电子档案的优越性

在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。

在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。

在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

二、电子档案管理存在的问题

1、电子文件档案的原始性，真实性容易被破坏

保证电子文件的原始性，真实性，完整性的技术难度较大，档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识别。

2、电子文件档案信息安全问题日益突出

随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性，开放性，共享性，动态性发展，使得任何人都可以自由地介入INTERNET，电子政务系统中大量的政府公文通过INTERNET发布，高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听，泄密，篡改和伪造，同时，电子档案在发送，接收，保管，归档时又面临病毒的入侵。

三、电子档案管理的发展前景

1、健全法规，完善制度

目前我国的电子档案管理规范大都沿用传统纸质文档管理的模式，还没有完善的电子文档案管理法规和标准，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相关的法律法规，确保档案管理有法可依，工作起来更加规范有序，同时通过立法保证电子档案的法律作用，更好的维护电子档案的原始性和真实性。另一方面，对于电子档案的日常管理，也需要建立一套严谨的规范，从电子文件的形成、检查、整理、归档到查找、保存，一系列的环节都应有相应的标准，如安全保密规范、双套异地保存等，使管理工作能有条不紊，顺利进行。而从电子档案的形成到保管都应有相关的负责人，进行统一协调，建立责任制分配工作，在工作过程中进行登记记录，更好的保证电子档案的安全性以及工作的有效进行。

2、培养人才，适应需求

由于电子档案相对传统档案的信息化和技术化，电子档案的管理对工作人员的知识水平和技术技能都提出了更高的要求。随着办公自动化的广泛应用，档案人员除了基本的档案学方面的知识外，必须具备电子文件管理的技术，并转变长期以来的传统思维模式，建立现代化管理意识。档案部门应制定完整的培训计划，根据不同工作岗位的能力要求和个人业务素质对工作人员进行培训，多开展交流活动，使他们不仅熟悉档案业务也精通计算机技术，了解计算机信息管理和开发利用，熟练使用计算机软件，不断提高他们的专业素质和文化素质，适应电子档案管理工作的需要。同时引进选拔专业的技术和管理人员，建立一支结构合理的档案工作人员队伍。

3、提高技术，双套归档

目前电子档案的安全性还不能得到完全的保障，电子档案本身的缺点、工作人员的失误、硬件软件的故障都有可能造成电子档案的损坏和丢失。因此，对电子档案的安全性管理至关重要。一方面是技术方面的维护和提高，利用先进技术研发优化电子档案的管理软件，在较大范围内统一格式统一标准，使档案系统达到现代化管理水平，尽量避免由于文件载体或应用软件导致的问题，提高电子档案传输的安全性。在平时也应重视计算机网络和软件的维护，妥善保管好磁盘光盘等载体，减少不必要的损失。另一方面是实现电子文件和纸质文件双套归档，电子档案虽比传统档案方便快捷，但仍存在各方面的问题，如电子档案的易修改且不留痕迹的特点使得其原始性不如传统档案，因此仍不能完全取代纸质档案。双套归档是文件介质转换时期不可避免的一个过程，将两者结合，在电子档案和传统档案间建立对应关系，保持两者的一致性，提高档案的真实性和安全性。

4、提高大家对档案管理的重要性认识，预防档案管理工作的的被边缘化。

现今世界的发展速度已经打破了人们计划性工作的格局，特别是科学技术的发展日新月异，这更要求我们提高对档案管理的重视度，预防档案管理被边缘化。档案管理工作是一个历史性的工作，是为时代的发展做依据的工作，相对于其他的工作来讲，他的作用并不那么突出，工作的内容也相对没有挑战性和创新性。但是这只是一种对档案管理工作的肤浅认识，档案管理工作依据时代的发展也在与时俱进，相对与以前工作的传统死板，现在正在想现代化转变，在转变过程中，面临着很多应该被重视的问题。所以这就要求档案管理人员提高对档案管理的时代性认识，努力做好自己的本职工作，转变思想观念，清除错误的观念以及改正不积极的工作态度，打破档案管理工作的边缘化格局，提高档案管理工作在社会上的地位。

结束语

档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

参考文献

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[2]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨.中国科技纵横，2011（10）.

[3]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]，图书与传媒，2009.