采购合同管理论文浅谈如何对采购合同进行有效地管理

采购合同管理课程论文（报告、案例分析）

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2015年 1月 8日

浅谈如何对采购合同进行有效地管理

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关键词：采购合同管理；准备合同；合同谈判与签订；合同执行

一、采购合同管理的概述

（一）采购合同管理

按照《中华人民共和国合同法》的规定，合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的共同语言基础。签订合同的双方都有各自的经济目的，采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。

管理是通过计划、组织、协调、控制等手段，即有效的实现组织目标。采购合同管理则是组织对采购合同进行归纳，分类，以及合同执行情况的完整度进行管理。

合同管理并不仅仅只是保证合同双方履行合同所规定的义务。它还包括对改正错误或者提供附加服务而做的合同变更的管理。

（二）管理采购合同的意义

为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益。同时，企业合同管理作为企业管理的重要内容，堵塞合同管理漏洞，依法治企的关键就是运用法律手段来管理好企业。因此，搞好合同管理是维护企业合法权益的最基本的要求，那么做好企业合同管理就显得尤为重要。一个好的合同管理，能够避免许多可能导致额外成本、工期延误或质量下降的问题。

二、采购合同管理存在的问题及改进措施

我通过本学期采购合同管理课程所学的买卖双方的主要义务，详细地介绍合

同准备时应注意的问题，并针对采购合同的法律背景主要说明了要约和承诺的生效、可不可撤销以及失效的问题；提出了现货采购、定期采购的合同条款和支付方式以及如何避免争议、解决争议；还讲了国际贸易术语的内涵。下面我通过采购合同管理之三把key——合同的准备、合同谈判与签订、合同执行进行有效的采购合同的管理。

（一）一份好的采购合同，在管理中应注意的问题

1.在合同准备阶段，合同管理应注意的问题

首先，从公司想要得到什么：采购产品的质量、价格、交付期、服务等，进行明确其公司的需求。其次，公司想要避免什么：在采购各种服务、产品或原材料是使用单一的供应渠道，还是双重或多重的供应渠道。最后，出现了问题，如何去保护公司的利益，有什么备选方案以及对不可抗力因素做出合理的判断，最终找出当事人从合同关系中脱离出来的可用方法，并保证其结果符合公司的商业利益。

2.在合同谈判与签订阶段，合同管理应注意的问题

在采购谈判阶段，对采购合同进行管理时，应该围绕采购商品而进行谈判，针对商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等谈判的内容进行有效的协商。

那当谈判双方达成一致意见后，就进入了合同签约阶段。那自然就会提出由谁起草合同文本。通常来说，文本由谁起草，谁就握有主动权，所以在签订采购合同时应先争取草拟合同。在签合同前，一定要从头到尾仔细阅读此合同，防止对方将合同做一些改动。在合同签约后，应注意不得随意变更或者解除合同，除非有不得已的前提条件。变更和解除合同的时候以具有一定的法律条件，造成损失时，应当承担相应的赔偿责任。提议变更和解除合同一方，应给对方重新考虑的时间，在新的协议未签订之前，原来的合同仍有效。

在对起草现货采购合同或定期采购合同进行管理时，可以参考采购合同的各项条款。首先对供应商有很好的了解使之降低采购风险，根据对供应商的认识来起草合同可以有助于避免合同履行中的困难。其次，在对一份有效的合同进行管理时，应该使每个当事人都获益。最后，避免含糊地起草、规定范本合同、事先制定条款手册、术语引用；对知识产权及工业产权则应详细的说明；针对有争议的解决条款、终止条款进行明确的约定；如果出现了交货延迟，应规定买方应向卖方出具相应的延迟通知，以及出现延迟的后果；明确在哪里什么时候开始对商品进行商验，由谁承担商品、劳动或资本投资项目送至商检地的费用；当事人应明确延迟付款时，买方是否应支付利息，以及利息计算的标准，在合同约定有预付款而买方没付款时，卖方可不比履行合同义务；如果当事人方生改变，买方有

权选择是终止合同还是要求索赔。

3、在合同执行时应注意的问题有：

（1）确定履行的期限：生效时间、有效时间和失效时间

（2）确定履行的地点：标的物的履行地点涉及运输、仓储保管、劳务、费用的问题。

（3）确定履行的方式：货物的交付方式移交工作成果的方式，验收方式、付款方式、结算方式等等。

（4）履行部分的条款约定不明确的合同

（5）履行涉及第三人的合同

（6）履行当事人合并或分立后的合同

《合同法》第九十条规定，当事人订立合同后合并的，由合并后的法人或其他组织行使合同权利，履行合同义务。当事人订立合同后分立的，出债务人和债权人另有约定的以外，由分立后的法人或其他组织享有连带债权，承担连带责任。这样可以有效防止借合并或分立来逃避债务，保护债权人合法权益。

（二）案例及案例分析

1、案例

甲公司与乙公司订立一份合同，约定由乙公司在十天内，向甲公司提供新鲜蔬菜6000公斤，每公斤蔬菜的单价1元。乙公司在规定的期间内，向甲公司提供了小白菜6000公斤，甲公司拒绝接受这批小白菜，认为自己是职工食堂所消费的蔬菜，炊事员有限，不可能有那么多人力用于洗小白菜，小白菜不是合同所要的蔬菜。双方为此发生争议，争议的焦点不在价格，也不涉及合同的其他条款，唯有对合同的标的双方各执一词，甲公司认为自己的食堂从来没有买过小白菜，与乙公司是长期合作关系，经常向其购买蔬菜，每次买的不是大白菜就是萝卜等容易清洗的蔬菜，乙公司应该知道这种情况，但是其仍然送来了我公司不需要的小白菜，这是曲解了合同标的。乙公司称合同的标的是蔬菜，小白菜也是蔬菜，甲公司并没有说清楚要什么样的蔬菜，合同的标的规定是新鲜蔬菜，而小白菜最新鲜，所以我公司就送了小白菜过去，这没有违反合同的规定，甲公司称蔬菜就是大白菜或萝卜的说法太过牵强附会，既没有合同依据也没有法律依据，不足为凭。

2、案例分析

我认为甲公司在准备合同时缺少一份好合同首先应具有的前期准备工作，知道自己想要获得什么，避免什么，以及如果事情做错，备选方案是什么，缺少反思的过程，而且甲公司的主张也缺少法律依据和合同依据，只是强调自己的炊事员少，并不能成为自己单方面指定合同标的的理由。在合同中并没有详细的说明