【秘书基础】浅谈文字工作中的材料收集

浅谈文字工作中的材料收集

按：今日在北京西直门宾馆阅读当天出版的浙江日报，发现第四版刊登了《今日浙江》XX年第4期要目。本期杂志“秘书论坛”栏目发表了我的一篇短文（1600多字），原文题目是《从掌握占有到消化吸收》。刚好电脑里存有此文，于是提取放置于此。

材料对于写作的重要性，人所共知，无需赘述。机关文稿写作是一项综合性很强的文字工作，需要收集大量的材料，这些材料仅仅占有掌握是远远不够的，还必须认真阅读并加以消化吸收，从而在理解的基础上实现综合运用。这里就有一个如何收集和处理材料的问题。

第一，收集材料要处理点和面的关系。收集材料的途径非常多，可以上网搜索，可以查找报刊，可以翻检历史档案。资料信息是海量的，而我们所需是有限的。在无限之中发现有限，需要鉴别能力，需要处理点和面的关系，这取决于对工作的熟悉程度。以在人大机关综合部门工作为例，要了解经济社会发展情况，重点关注社会主义民主法治进程；要关注地方人大工作新进展，以及人大理论研究新动态；要熟悉本省地方人大工作情况，对于兄弟省市区人大工作也要密切关注。对于当前人大工作和建设，要透过现象看本质，尤其对于实践当中的创新之举、优良之法、经验之谈等，要善于从法律、政治、实践的角度进行分析把握，区分清楚哪些是合法合理的，哪些具有地方特色，哪些是可以参考借鉴的。

第二，注意阅读重要讲话、专题研究、调查报告等综合性很强的文章。高层领导在重要工作会议上的讲话，回顾历史、展望未来，分析形势、部署任务，把握大局、明确方向，谈认识、讲措施、提要求，内容广泛、全面、深刻，是我们了解这方面工作的生动教材。专题研究文章，在大量占有材料的基础上，有对历史事件脉络的梳理，有对现实存在问题的剖析，有对进一步开展

工作的对策建议，是我们了解专项工作的得力助手。针对现实问题在深入调研的基础上形成的调查报告，有情况叙述、问题分析、对策建议，具有较强的现实针对性，是“秀才不出屋能知天下事”的实现途径。这三种类型材料都是大块文章，都具有很强的综合性，特点是内容全面、信息量很大、阐述分析深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养自己的思维能力，而这正是机关文字工作者提高写作能力关键之所在。

第三，占有掌握材料之后重在消化吸收。收集材料目的在于应用，应用材料应该是综合表达而不应该是简单地摘抄。简单地摘抄与综合表达是运用材料不同的两个阶段和层次。与此相对应，收集处理材料的方法可以区分为占有掌握、消化吸收。有的人做卡片、剪报纸，收集材料下了很多功夫，但没有及时认真消化吸收，结果运用材料比较生硬，简单抄录的痕迹往往显而易见。由于现实当中简单地摘抄资料等现象还一定程度地存在，所以有人就认为机关文稿写作不过是抄来抄去而已，即所谓“天下文章一大抄”是也。这种说法是不正确的，是对于机关文稿起草的曲解。正确的做法可以是，及时阅读理解，及时消化吸收，在借鉴别人智慧的基础上提升自己的思想认识水平，进而把这种认识水平转化为文字综合表达的实际能力。

第四，做读书笔记是收集处理材料简便实用的方法。剪报、复印、卡片在收集材料方面的作用不可否定，但储藏、分类、寻找比较困难，而且容易使材料停留在收集占有阶段。与收集材料重在消化吸收相适应，做读书笔记是一种简便易行的好方法。碰到好的材料，首先要及时阅读，深入分析理解文章的主要内容及其写作方法，把自己分析理解的结果简要地记录在案，并在笔记本上注明文章的作者与出处。假如是一篇上万字的文章，经过阅读分析理解，好的思想观点，好的表达方法，好的篇章结构，或者还有其他方面的体会等等，都已经记录在笔记本上，眼看、脑思、手记，多管齐下，在理解的基础上把握要点，上述要点与原文篇幅相比肯定是非常精简的，至此原文可以不必收藏，将

来如果需要，找起来也毫不费力。这样的笔记本随时随地翻阅，相当于复习巩固，事半功倍，效率很高。这是一种读书的好方法。前人总结，案头上的书要越读越薄，肚子里的书要越读越厚。而做读书笔记就可以处理好这种厚与薄的关系。