时间管理和工作组织技巧
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Planning and Time Management
时间管理和工作组织技巧
您好, 欢迎您
Good Morning and Welcome!
学员自我介绍
（分小组进行）
• 姓名 • 岗位 • 用一个成语描述自己
Overcome the Barriers to Success 克服成功的障碍
课程目标
良好的习惯-成功的保证
Choice Management 选择管理
Flight or Fight
你走哪条路都一样
The Golden Rule 黄金规则
从结局出发 Begin With the End in Mind
WHAT AM I HERE FOR?
Goal Setting 确定目标
• 具体Ｓpecific • 可以衡量Ｍeasurable • 可以实现Ａchievable
4 D's
4 D's
• Do It Now 立刻做
• Delegate 授权 • Do It Later 以后做 • Don’t Do It/Dump 不做
• 在你管理的工作领域 有哪些第三象限的问题 可以尝试用标准化、系统化的方法解决?
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
Clean the Desk 清理桌面-未完成
根据4D原则处理文件 建立3-5个待处理文档 建立输入与输出 使用活页码 每日清理桌面
记事贴的使用
桌面管理
关于笔记
吊档制作
资料柜的使用
Clean the Desk 清理桌面-已完成
彻底清除不需要的文件资料等 对文档分类并合理放置 做标识 保持
Mind Map 大脑图
小组讨论
• 解决理查的问题
Overcome the Barriers to Success 克服成功的障碍 离开了行动的远景就如同 与梦幻结合
Vision without action is marrying with dreams.
课程目标
• 建立有效的时间管理概念
回顾与分享
与同学分享： What, When, Where 对你最有意义的是什么？
Why Plan? 计划原理
计划意味着将未来呈现在眼前，以便 你现在就为将来而奋斗。 Planning is bringing the future into the present, so that you can do something about it now.
MIII 必 要 , 没有价值
MIV 不 必 要 , 没有价值
紧急 Urgent
应变（ Reactive ） 与VS
制变（ Proactive ）
Proactive
制变
制变
主动选择 ＋ 对选择承担责任
=
“最好”的敌人是“好”
The enemy of the “best” is the“ good”.
•建立有效的时间管理概念
•区分重要和紧迫
学会优先计划管理
•建立有效的时间管理系统
•找到制约成效提高的障碍
•学习相应的时间管理技术
Current Reality 现状
Business（工作） 用一幅画描绘你的工作感受、环境或状况
Use one picture to describe your current business environment
立刻做 以后做
授权
不做
紧急 Urgent
The Heart of Priority Management 优先管理的核心
• Make a list of things to do today 把每天要做的事情写下来； • Set Priority and work on the most important 确定优先次序，从最重要的开始做； • Do it every day! 每天这么做！
Pareto Principle 帕雷托原则
20活动 Activities 80结果 Results
• C___________ S____________ • ____________ _____________ • ____________ _____________
Pareto Principle
Compass + Clock = Time Management 罗盘＋时钟 = 时间管理
Compass + Clock = Time Management 罗盘＋时钟 = 时间管理
• D______________ • D______________ • D______________ • D______________
Current Reality 现状
Business（工作） 完成测试问卷 Do your test
请把总分加起来 Total UP
The Addictive Experience 一切瘾性问题的共同症状
• 出现一种可以预见的感受 • 成为吸引你所有注意力的焦点
• 短暂消除痛苦和负面感觉
• 产生一种人为的自我重要、权威、 控制、安全、亲密和成就的感觉 • 加重所要治疗的问题和感受 • 逐渐使正常机能退化
• 区分重要和紧迫
学会优先计划管理
• 建立有效的时间管理系统 • 找到制约成效提高的障碍 • 学习相应的时间管理技术
学习行动回顾
• 我最主要的三点收益 １、 ２、 ３、 • 课后我准备做的几点行动 １、 ２、 ３、
学习收获与分享
• 课程的内容可以解决我的……实际问题
• 如何运用，如何解决？
• 跟一个其他小组的同事分享
小组讨论 Discussion
• 理查忙吗？ • 他落得什么下场呢？ • 原因有哪些？
Do the Things Right.
把事情做对
VS
选对的事情做
Do the Right Things.
效率
与
成效
Choices Management 选择管理
决定命运的是选择而不是机会
Choicesቤተ መጻሕፍቲ ባይዱNot Chances Determine Destiny
• 相关/结果导向Ｒelevant/Result-oriented
• 时间阶段Ｔime phased
What am I here for?
• 我的最主要的工作目的是：
• 衡量这个目的的关键指标是：
Time Log 时间记录表
事情
8:30-8:45 8:45-9:00 9:00-9:15 9:15-9:30 9:30-9:45 9:45-10:00 10:00-10:15 10:15-10:30 10:30-10:45 10:45-11:00
讨论
• 使用日计划的好处 • 使用日计划的困难
Daily Plan 每日计划 在你______办公室之____ 计划第____的工作
做 授权
的事情 的事情
桌面清理5S
• • • • • 清理 整顿 清扫 保持 自律 SIFT SORT SWEEP SUSTAIN SELF--DISCIPLINE
帕雷托原则
• 对每天所做的事情进 行分析,将会发现约 有80%都是非重要的 事务, 而只有20%或 更少才是重要的。一 生也是如此。
20% 80% 80% 20%
个人练习：重心向右延伸
• 我目前的工作压力主要来自于以下事件
• 该事件由哪些环节影响
• 我只要做好……工作就可改善我的工作状 况
Effectiveness Challenges 对成效的挑战
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
MI MII
MIII
MIV
紧急 Urgent
营业厅值班长
• • • • 处理顾客投诉 为办公室内部通讯提供信息 陪老公看父母 帮老板复印资料
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
MI 必要, 有直接价值 MII 必要, 有间接价值
• • • • • • • • • •
轻重缓急多变／危机管理 Priorities Shift 电话干扰 Telephone Interrupt 缺乏轻重缓急，缺乏目标 Lack of Priorities 贪多嚼不烂 Incomplete Projects 不速之客 Drop-in Visitors 无效授权 Ineffective Delegation 杂乱的桌面／找不到东西 Missing Papers 缺乏自律／拖延 Lock of Self-discipline 不会说“不” Inability to Say No 会议 Meetings
时间管理和工作组织技巧
您好, 欢迎您
Good Morning and Welcome!
学员自我介绍
（分小组进行）
• 姓名 • 岗位 • 用一个成语描述自己
Overcome the Barriers to Success 克服成功的障碍
课程目标
良好的习惯-成功的保证
Choice Management 选择管理
Flight or Fight
你走哪条路都一样
The Golden Rule 黄金规则
从结局出发 Begin With the End in Mind
WHAT AM I HERE FOR?
Goal Setting 确定目标
• 具体Ｓpecific • 可以衡量Ｍeasurable • 可以实现Ａchievable
4 D's
4 D's
• Do It Now 立刻做
• Delegate 授权 • Do It Later 以后做 • Don’t Do It/Dump 不做
• 在你管理的工作领域 有哪些第三象限的问题 可以尝试用标准化、系统化的方法解决?
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
Clean the Desk 清理桌面-未完成
根据4D原则处理文件 建立3-5个待处理文档 建立输入与输出 使用活页码 每日清理桌面
记事贴的使用
桌面管理
关于笔记
吊档制作
资料柜的使用
Clean the Desk 清理桌面-已完成
彻底清除不需要的文件资料等 对文档分类并合理放置 做标识 保持
Mind Map 大脑图
小组讨论
• 解决理查的问题
Overcome the Barriers to Success 克服成功的障碍 离开了行动的远景就如同 与梦幻结合
Vision without action is marrying with dreams.
课程目标
• 建立有效的时间管理概念
回顾与分享
与同学分享： What, When, Where 对你最有意义的是什么？
Why Plan? 计划原理
计划意味着将未来呈现在眼前，以便 你现在就为将来而奋斗。 Planning is bringing the future into the present, so that you can do something about it now.
MIII 必 要 , 没有价值
MIV 不 必 要 , 没有价值
紧急 Urgent
应变（ Reactive ） 与VS
制变（ Proactive ）
Proactive
制变
制变
主动选择 ＋ 对选择承担责任
=
“最好”的敌人是“好”
The enemy of the “best” is the“ good”.
•建立有效的时间管理概念
•区分重要和紧迫
学会优先计划管理
•建立有效的时间管理系统
•找到制约成效提高的障碍
•学习相应的时间管理技术
Current Reality 现状
Business（工作） 用一幅画描绘你的工作感受、环境或状况
Use one picture to describe your current business environment
立刻做 以后做
授权
不做
紧急 Urgent
The Heart of Priority Management 优先管理的核心
• Make a list of things to do today 把每天要做的事情写下来； • Set Priority and work on the most important 确定优先次序，从最重要的开始做； • Do it every day! 每天这么做！
Pareto Principle 帕雷托原则
20活动 Activities 80结果 Results
• C___________ S____________ • ____________ _____________ • ____________ _____________
Pareto Principle
Compass + Clock = Time Management 罗盘＋时钟 = 时间管理
Compass + Clock = Time Management 罗盘＋时钟 = 时间管理
• D______________ • D______________ • D______________ • D______________
Current Reality 现状
Business（工作） 完成测试问卷 Do your test
请把总分加起来 Total UP
The Addictive Experience 一切瘾性问题的共同症状
• 出现一种可以预见的感受 • 成为吸引你所有注意力的焦点
• 短暂消除痛苦和负面感觉
• 产生一种人为的自我重要、权威、 控制、安全、亲密和成就的感觉 • 加重所要治疗的问题和感受 • 逐渐使正常机能退化
• 区分重要和紧迫
学会优先计划管理
• 建立有效的时间管理系统 • 找到制约成效提高的障碍 • 学习相应的时间管理技术
学习行动回顾
• 我最主要的三点收益 １、 ２、 ３、 • 课后我准备做的几点行动 １、 ２、 ３、
学习收获与分享
• 课程的内容可以解决我的……实际问题
• 如何运用，如何解决？
• 跟一个其他小组的同事分享
小组讨论 Discussion
• 理查忙吗？ • 他落得什么下场呢？ • 原因有哪些？
Do the Things Right.
把事情做对
VS
选对的事情做
Do the Right Things.
效率
与
成效
Choices Management 选择管理
决定命运的是选择而不是机会
Choicesቤተ መጻሕፍቲ ባይዱNot Chances Determine Destiny
• 相关/结果导向Ｒelevant/Result-oriented
• 时间阶段Ｔime phased
What am I here for?
• 我的最主要的工作目的是：
• 衡量这个目的的关键指标是：
Time Log 时间记录表
事情
8:30-8:45 8:45-9:00 9:00-9:15 9:15-9:30 9:30-9:45 9:45-10:00 10:00-10:15 10:15-10:30 10:30-10:45 10:45-11:00
讨论
• 使用日计划的好处 • 使用日计划的困难
Daily Plan 每日计划 在你______办公室之____ 计划第____的工作
做 授权
的事情 的事情
桌面清理5S
• • • • • 清理 整顿 清扫 保持 自律 SIFT SORT SWEEP SUSTAIN SELF--DISCIPLINE
帕雷托原则
• 对每天所做的事情进 行分析,将会发现约 有80%都是非重要的 事务, 而只有20%或 更少才是重要的。一 生也是如此。
20% 80% 80% 20%
个人练习：重心向右延伸
• 我目前的工作压力主要来自于以下事件
• 该事件由哪些环节影响
• 我只要做好……工作就可改善我的工作状 况
Effectiveness Challenges 对成效的挑战
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
MI MII
MIII
MIV
紧急 Urgent
营业厅值班长
• • • • 处理顾客投诉 为办公室内部通讯提供信息 陪老公看父母 帮老板复印资料
Priority Matrix
优先矩阵 重 要 Important
MI 必要, 有直接价值 MII 必要, 有间接价值
• • • • • • • • • •
轻重缓急多变／危机管理 Priorities Shift 电话干扰 Telephone Interrupt 缺乏轻重缓急，缺乏目标 Lack of Priorities 贪多嚼不烂 Incomplete Projects 不速之客 Drop-in Visitors 无效授权 Ineffective Delegation 杂乱的桌面／找不到东西 Missing Papers 缺乏自律／拖延 Lock of Self-discipline 不会说“不” Inability to Say No 会议 Meetings