提高秘书人员写作能力

办公室业务·公文写作

【摘要】本文结合工作实际，论述了秘书人员写作能力的要求和措施。

【关键词】秘书写作能力

文字写作能力是秘书人员最重要，也是最基本的能力，是秘书人员的“看家”本领，如何不断提高写作能力是秘书人员所面临的根本问题。作为办公室综合秘书，本人结合工作实际，就这一问题谈几点粗浅的看法。

一、要开阔视野，勤奋学习

秘书人员文稿的起草工作涉及面广，要求高、节奏快，唯有不断学习，才能适应客观形势的不断变化和领导新的要求。这就要求秘书人员平时要广泛涉猎，博彩众长，不断提高自身的政策理论水平和业务功底。要加强政策理论的学习，熟悉上级的路线方针和一段时期的工作重点。要认真学习各类公文的特点、作用、格式、行文规则、写作技巧等。平时要通过各种渠道学习单位的业务知识，了解一段时期单位工作重点和所服务领导分管的业务。要加强经济、管理、科技、文学、法律等方面知识的学习，不断开拓自己的视野，拓展自己的知识面。此外，秘书人员还要养成每天阅读报纸、浏览网络新闻等良好的学习习惯，努力使自己成为一专多能的通用人才。

二、要善于积累，长于归纳

“积学以储宝”。资料的积累对于秘书人员就像存储宝物一样，非常重

要。秘书人员平时要广泛收集、整理

并掌握各种信息，尽可能的了解本行

业、本单位的情况以及国家政策、领

导要求，广泛地占有资料。一是要认

真收集归纳一个时期的上级文件、重

要会议的有关材料和记录。二是要收

集本单位其它业务部门的经验材料、

总结以及重要数据等材料，增强宏观

和微观的把握能力。三是要仔细研读

并归纳整理一些有特点、有见解的经

验材料、理论文章、调查报告等，在

写作时加以借鉴和参考。四是要注意

收集整理领导的讲话动态。平日里听

领导安排工作、会议讲话、基层调研

等，要注意“察言观色”，善于领会

领导的讲话精神，并认真记下来，加

以整理和归纳，融入日后的写作中。

三、要提前思考，深入研究

秘书人员不但要勤学习，还要养

成提前思考、深入研究的习惯。一是

在学习中要带着问题去思考，认真思

考解决问题的途径；要反复推敲，全

力“消化”新知识、新观点，真正做

到能为我所用。二是要结合单位的实

际，坚持用发展的眼光，不断研究思

考单位发展中带有全局性、方向性、

趋势性的问题，对单位关注的加强科

技创新、加速科技成果转化、推进重

大项目建设，人才团队建设，改善民

生等重大问题，提前思考，深入研

究，做到研究在领导决策之前，参谋

在思考之中。三是要认真思考领导对

材料的修改。秘书人员要拿出初稿和

领导修改稿，加以对照，认真思考领

导为什么要这么修改，这样修改的好

处是什么？使自己的思维逐步与领导

合拍、同步。

四、要勤于实践，精益求精

写作是一种技能，技能的提高需

要实践。实践出真知。一是要认真对

待每一次文稿起草工作，把每一次文

稿起草都当成一次考试，一次提高，

珍惜每一次机会。在文稿起草中，要

认真构思，精心布局，反复推敲和甄

选文稿的标题、观点、典型事例及数

据等。二是要多写多练。“笔杆子”

都是练出来的，好文章也是磨出来

的。多写多练是提高写作能力的必经

之路，不能跨越。作为秘书人员，大

家都有一个体会，只要几天不动笔，

就会觉得运笔生疏。因此，只有平时

勤学苦练，坚持不懈，才会熟能生

巧，运笔自如。三是要勤于修改。在

文稿初步完成后，要高度重视文稿的

修改，要把修改文稿当作提高写作能

力的一个重要环节。在修改文稿时，

更要反复推敲，淘汰那些空话、套

话、废话和多余的、不典型的材料，

加工、润色那些不严谨、不准确、不

简洁的语言，使文稿主体更加鲜明，

语言更加精炼，篇幅更加简短。

（作者单位：新疆农业科学院办

公室）

文/李志宏

提高秘书人员写作能力之浅见

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办公室业务2011·10