预付账款成因及管理

探析预付账款成因及管理
摘要：预付账款是基于合同约定或商业信用形成，在企业的日常生产经营活动中，采用预付款方式结算的交易是比较常见的。

预付账款一方面占用了企业资金；另一方面预付款项挂账时间较长，影响企业财务状况和经营成果的公允反映，也带来一定税务风险。

关键词：成因；清理；管理
中图分类号：f275 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2013）05-0-01
预付账款是基于合同约定或商业信用形成。

一方面供应商担心购买方不能如期按合同约定付款，影响企业资金周转；另一方面购买方因生产经营需要，也愿意在未到货的情况下，预付一部分货款，以促进交易的达成。

一、预付账款形成的原因
一般来说，在采用预付款方式结算的情况下，商品入库后，对方开具发票，就可以销账，但如果预付账款科目还有挂账，有的甚至超过两三年，这样就不正常了。

简单来说会有以下几种原因：
1.多付款。

一些企业生产经营必需的物资（某种程度上也是供应比较紧张的物资），与供货方签订长期的供销协议，这种协议可能是框架性的，没有具体的数量规定。

供货方为了保证自己的资金流动性，往往需要购货方多付一两个月的货款。

对于生产经营必须的物资，在企业不终止该项业务的情况下，预付款项滚动存在。

如该项业务终止，物资采购部门没有及时结算和清欠；财务部门没有关
注账务情况，形成多付款项。

2.发票未开具或未进行账务处理。

正常的商业交往中，在购供双方确认购货数量和金额后，供货方开具发票，购买方依据发票入账，预付账款就能抵消。

如果在供货方已开具了发票的情况下，这时预付账款的形成说明企业的基础管理和内部控制方面存在一定缺陷。

如物资供应部业务员没有意识到将发票及时交到财务部门进行账
务处理，造成未销账或延迟销账；财务人员未定期检查预付账款挂账情况，未及时跟催业务员销账，造成预付账款长期挂账；工程建设历时较长，在结算之前，未能销账等。

3.无费用预算。

在执行全面预算的企业中，使用oa办公系统进行费用报销，要有相应的预算才能完成。

在追求利润最大化的前提下，预算追加的难度比较大，如审批的环节比较繁琐，有严格的预算调整频率和时间等。

这部分发票就滞留在业务人员手中，无法进行报销，形成预付账款。

4.付款管控不严。

在审批过程，财务部门未加区分的允许各类业务采用预付款的方式进行结算，造成预付款的形成，给日后的管理工作带来不便。

5.公司间未挂往来或供应商串户。

这种情况下形成预付款的原因一般有：在一套人马两个公司的企业里，容易发生。

如在在一个公司付款，在另外一个公司报销发票的情况，双方也未挂往来；另外一种情况是业务部门和财务部门在单据流转或信息共享方面存在
缺陷，导致这个供应商的发票记到另外一个供应商账下。

二、预付账款的清理
预付账款清理一般方法是根据每个账户预付账款的余额追溯查
找凭证记录，一笔付款凭证和一笔发票凭证对应，找出预付账款余额是那一笔或那几笔付款凭证形成的。

财务部门检查后形成预付账款清查明细表，表内注明预付款业务内容，形成时间，形成原因，经办人，责任部门等事项，并区分不同情况进行处理。

1.分清是费用性挂账，还是投资性挂账。

如果是费用性挂账，跟催经办人进行结算和清欠，跨年费用还需要进行企业所得税纳税调整；如果是投资性挂账，应询问工程进度，催促尽快结算，在固定资产达到预可使用状态的时候，可以进行预先进行结转，待工程结算后，再进行调整；
2.如果是预算问题，就要协调进行预算的追加；
3.公司间串账或供应商间串户，财务人员要查找串账的依据，如银行付款凭证与挂账供应商不符，协议中收款方和结算方（供货方）不一致等，再根据权限进行账务调整。

清理关键点是判断预付款的性质，找到相关入账依据，如合同、发票、结算资料等，进行账务调整。

三、预付账款的管理
针对预付账款形成的原因，特别是超龄预付账款的形成原因，为了使企业财务信息真实、可靠，规范预付款的使用，必须加强预付账款的管理。

具体措施如下：
一是建立健全预付账款相关管理制度：（1）制定预付账款管理责
任制度。

财务部门人员按各自负责的业务，对预付账款进行管理。

工程会计管理与工程相关的预付设备款，预付工程款等。

材料会计管理与材料采购相关的预付材料款等。

物资采购部门负责发票的跟催，预付款的结算和清欠；（2）根据公司业务性质，明确什么样的物资采购才能采用预付款的方式结算。

如企业生产经营不可缺少的物资，战略性投资的工程款和设备款等。

其他业务采用预付款方式付款，需要经过特别的授权；（3）财务部门加强预付款审批。

严格按照合同规定进行款项支付，合同未规定预付款的，坚决不能进行预付，在审批付款时，需要查询该供应商账户余额，考虑还有没有必要预付；区分不可缺物资和战略性投资等业务，对预付款进行控制。

企业未规定的业务，坚决不能预付；其他业务需要预付款的，财务部门需检查是否有特别的授权；（4）制定预付款清理责任机制。

制定专人做好结算和清欠工作。

制定工作计划，按期定额回收，防止意外的损失发生。

将预付款的清理与部门领导考核挂钩，对未按规定时间进行结算的经办人，进行一定的处罚；（5）建立健全采购和付款环节内部控制制度；（6）建立供应商付款台账，随时关注与供应商的交易情况，有利于经办人跟催发票和追讨多付款，让每个业务员心里也有一本账。

预付账款台账包括单位名称，单位地址，经办人，合同金额，付款方式，付款进度，发票开具日期，金额，发票号，特别授权人等内容。

二是财务部门和内部审计部门需要定期分析预付账款形成原因，不断优化预付款管理制度，内部控制制度和业务流程等。

财务部门
关注的重点是有无违反预付款管理制度规定进行付款，预付款的形成是否影响企业财务状况和经营成果的公允反映，是否有会计差错等事项；内部审计人员关注的重点是内部控制制度是否完善，是否按制度执行，是否存在舞弊现象等。

四、结语
良好的预付账款管理，可以压缩预付款项占用的时间和规模，满足进一步提高资金使用效率和减少预付款结算方式下交易成本的要求，如实反映企业财务状况和经营成果，减少税务隐患，完善管理制度和优化业务流程，一定程度上促进了企业的经营管理。

参考文献：
[1]赵金英.谈预付账款的正确使用与管理[j].中国农业会计，2007（01）.。