对企业预付账款管理的几点思考

在企业中，原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及进口材料就必须采用预付账款的形式采购。预付账款的管理一般要做到严把审批关、会计及时做账、对账，以及有效的监督考核机制这几点，就能将预付账款控制在安全、合理的范围内。

一、严格控制预付账款的审批控制流程

严格控制预付账款的审批控制要做到两点，一是建立供应商信用评级系统，二是建立严密的预付账款审批流程。

在与供应商合作前，我们应对其资信状况、财务经营状况进行充分、科学的调查评估。而对信用的了解，最好由企业建立专门的信用管理机构或组织进行。这个机构或组织由分管领导、法律顾问、企管人员、财务人员、供应人员等组成。信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，由多方专业人员组成的专门机构或组织来把关，在实施预付账款前首先进行风险评估，作为预付账款的前提条件，方可预防风险。

通过风险评估，我们建立供应商信用档案，防止预付账款上当受骗。在市场经济条件下，供货商的情况比较复杂，因此企业建立供应商的信用档案，通过历次与供应商的合作建立完整的历史信用记录，同时对新的供应商进行信用调查评估，可以防止因盲目付款而导致的财务风险。

加强审批控制制度，监督预付账款的实施。有了信用评估和信用调查，并不等于万无一失。严密的审批内控制度才是避免风险的重要保证。特别是对预

付账款金额较大的，以及新的合作方，

必须经过严密的内部控制程序和集体决

策确认，或者由收款方提供担保后方可

付款。同时严格制定、审查合同条款，如

风险一旦发生，能使己方占主动地位，

有利追索。在实施付款时，应由采购人

员根据合同提出付款请求，经部门负责

人审查同意，报分管领导审核，再经单

位主管负责人根据集体评估决策授权财

务部予以付款。

二、会计人员做好做账、对账工作

预付账款发生后，财务部门要及时

做账、结账，使得当月发生的预付账款要

在当月的总账和明细账中反映。财务人

员每月要进行账户的重分类调整，每月

在做完账后，要对“预付账款”和“应付

账款”进行重分类。将“预付账款”的贷

方重分类至“应付账款”的贷方，将“应

付账款”的借方重分类至“预付账款”的

借方，从而得出正确的“预付账款”余额。

财务人员还要按预付账款形成时间划分

账龄。将超期预付账款列明明细交采购

部门核对、催收。对于因为款已付货已到

而结算的凭证未到的预付账款可先做暂

估，而后责成采购部门索要发票，对于款

已付货物以及结算凭证未到的预付账款，

若是因为债务人破产、死亡实在无法收

回，会计人员要将预付账款转入其他应

收款计提坏账准备。

做好预付账款的管理，对账是很重

要的一项工作。预付账款管理不好很多

的情况是财务和采购业务部门不通气造

成的。因此，企业应该建立往来核对制

度。每月上旬财务部门整理出超期预付

账款明细表（包括每一笔预付账款的发

生时间、往来单位名称、经办人、经办

部门）交业务部门核对、确认、催收。同

时业务部门将核对结果及时反馈给财务

并由财务填写往来对账单交供应商对

账，并要求供应商加盖公章使之具有法

律效力。对于货款已付、货物已经验收

而结算的凭证未到的预付账款，采购人

员应该及时索要发票，超过规定期限未

取得发票者，按发票管理相关规定进行

处罚。对于货款已付、货物以及结算的

凭证超期未到导致预付账款长期挂账，

财务应协同业务部门报告总经理除按发

票管理规定进行处罚外，还要责成经办

人员追讨货物，造成损失要对经办人员

以及签字领导进行相应处罚。

三、建立有效的监督、考核机制

只有有效的监督、考核机制才能保

证一项好的管理制度的实施。对于预付

账款的管理也要建立一套预付账款责任

处理规定。首先，要建立明确的责任人

制度。这需从两个方面落实，一是要制

订相应的管理制度，明确预付账款责任

人的责权利关系，也就是有法可依。二是

明确责任人，每一笔预付款在付款前，填

制内容齐全的付款申请单，单上应明确

具体责任人、直接领导人、款项用途、到

货时间、平账时间、对方的经营状况、目

前双方往来情况等事项，责任明确才能

将管理落到实处。其次，要建立财务管理

同审计监督相结合的管理制度。健全的

管理制度只有不折不扣的执行才是有效

的，而健全的审计监督体系是其有效执

行的有力保障，可以防止企业内部控制

制度流于形式，执行乏力，内部审计通过

对核算和管理的跟踪监控，使得人人树

立按规定办事的意识，各相关职能部门

依据规定行使所赋予的职责，谨慎行事，

提高管理的有效性。

预付账款的管理直接关系着企业资

产的安全完整，他的管理渗透在企业的

日常经营之中，在日新月异的当今社会，

会有许多新的问题不断涌现，同时对于

不同的企业，预付账款管理的问题形式

也各有不同。需要企业管理层能够及时

发现问题，具体问题具体分析，使得预付

账款管理的方法得到不断完善。

对企业预付账款管理的

几点思考

【文章摘要】

企业预付账款管理是企业往来账管

理的重要内容。要管理好预付账款，必

须做到如下三点：严格控制预付账款的

审批控制流程；会计人员做好做账、对

账工作；建立有效的监督考核机制。

【关键词】

预付账款；对账；审批控制

于清敏　顺德职业技术学院经济管理学院　５２８３００

【参考文献】

１、企业会计准则编审委员会．　企业会

计准则应用指南［Ｍ］．上海：立信会计

出版社，２００６

２、赵成伟．　浅议企业预付账款的核算

与管理［Ｊ］．　河南机电高等专科学校学

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３、李健；王江欣．“预付账款”的正确

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