手把手教你写公文(1)基础知识

公文写作基础知识

第一章公文概述

一、公文的概念

公文，全称公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。

二、公文的特性

1.法定的权威性。首先,公文的作者和读者是法定的;其次,适用范围是法定的;第三,发文权限是法定的。

2.格式的规范性。《党政机关公文处理条例》（中办发[2012]14号）是公文处理的“国家标准”，其中对公文的格式做了详细而明确的规定。

3.执行的时效性。公文一般具有特定的时效要求，适用于某个时间阶段。

三、公文与其他文种的区别

一般来说，我们读到的文章有文学作品、学术论文、公文等。首先，公文与文学作品最大的区别就是公文体现的是组织意图。无论是文学作品、学术论文、个人札记，这些文

章的作者都是某个人，他所写的是他自己的思想，而公文就不同了，虽然也是由一个或者几个人写的，但是他代表的是一级组织，其中心思想必须体现集体的意图。第二，文学作品允许虚构，公文则必须完全真实，不能有一点虚假。第三，文学作品都是作者在有了强烈的创作冲动时才进行创作的，是作者的主动行为；公文写作却是被动的，是出于领导的意图和工作的需要。第四，文学作品无定式，公文则有严格的格式要求。第五，文学作品都是公开的，公文则有密级划分，不能失密和泄密。第六，创作文学作品可以“十年磨一剑”，公文写作却有很强的时效性。

四、公文的种类

所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。

（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类：

1、专用公文。它是一定的工作部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同、经济分析报告、商品广告等。

2、技术公文。它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。

3、通用公文。它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。

（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：

1、下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。

2、平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。

3、上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。

公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。

（三）按照公文文种分，公文种类主要有：

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12.批复。适用于答复下级机关请示事项。

13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。