传真及信函管理

传真及信函管理办法

1. 目的

1.1 规范公司传真及信函的往来，及时、有效的送发各个部门。

3. 职责

3.1 公司综合部：接收、发放、记录各公司的传真、信函。

3.2各部门：保存接收的传真、信函。

4.发放流程

4.1 传真及信函送至公司综合部之后，综合部应该及时通知各使用人领取。

4.2 使用人在领取之前，必须先在《函电收文登记表》上进行登记。

4.3 使用人在用完传真、信函之后必须交由本部门有关责任人进行妥善保管，以便以后需要时进行查询。

4.4 各部门发传真要先填写《函电发文登记表》，经传真机管理员核实无误后进行。

5. 管理要求

5.1传真、信函到达综合部之后，综合部要及时通知；使用人要及时去取。因某种原因使得函电失去时效性，后果由相关责任人承担。

5.2 各部门做好信函、传真的保存工作，以免由于信函、传真的丢失给工作带来不便，给公司造成损失。

6.本管理制度自发布起执行。

函电收文登记表

函电发文登记表