物资招标采购管理办法
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物资招标采购管理办法
第一章总则
第一条为了规范公司物资招标采购活动,维护公司合法权益,有效降低规模采购成本,确保大宗材料采购质量,从而降低成本,提高经济效益。依据相关要求和公司实际情况,特制定本办法。
第二条招标采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚信的原则,以规范、严谨、合法的招标采购方式降低采购环节,杜绝违约、违规发生,任何单位和个人不得以任何方式干涉招标采购活动。
第三条公司及下属部门物资采购,均适用于本办法。
第二章招标采购组织机构
第四条公司成立物资招标采购领导小组和工作小组。
第五条公司招标采购领导小组组成
组长:公司董事长
常务副组长:公司财务副总经理
副组长:广州公司常务副总、佛山公司常务副总
第六条公司招标采购工作小组组成
组长:公司主管物资的经理
副组长:公司主管物资的副经理、合约设计部经理
成员:合约部主任、设计部主任、仓库管理部经理
工作小组负责物资招标、评标的组织工作。
第三章职责
第七条招标采购领导小组职责
1、负责大宗物资招标采购重大事项的决策、明确招标采购方式和规则。
2、辅助监督、指导本级招标采购工作小组的招标、评标工作。
3、对招标采购的招标文件、评标方法、评标标准和开评标程序进行审查。
4、对工作小组的评标报告进行审定,确定中标单位。
5、执行评标纪律,对违规人员或违规事件进行处理。
第八条招标采购工作小组职责
1、辅助市场和供应商调查、编制招标文件、发布招标公告或招标邀请书及招标文件。
2、制定开标议程、评标流程及办法。
3、根据所招标采购的物资的技术参数,制定评标标准。
4、负责成立当次物资招标采购评标小组。
5、组织评标小组进行技术和商务答疑、澄清等工作。
6、组织评标小组对投标文件进行形式审查,就投标物资的技术参数、售后服务、价格、付款方式、供货周期等方面进行综合评审,集体谈论后形成评标意见,推荐中标单位,报领导小组审定。
7、依据招标采购领导小组的审定意见,完善并实施后续程序,发放中标通知书,协助物资采购部门签订合同并实施。
8、负责及时将开标、评标会议纪要、评标报告等资料报送上级主管部门,保证公司物资价格信息及时汇总发布。
第九条公司采购领导小组对招标采购的全过程行使监督职能。
第十条公司物资部职责
1、负责制定、修订招标采购管理实施办法。
2、负责公司内部集中招标机构的组织、职责的分配。
3、公司物资部发起并组织本公司的大宗集中材料采购招标。
4、汇总公司材料采购情况,进行招标采购分析。
5、建立公司合格供应方档案和招标、招标采购情况报表,并进行分析。
6、对公司招标工作进行总结,不断提升工作水平。
第十一条合约设计部职责
1、合约预算部及时上报项目主要物资采购计划表,以便公司合理安排招标采购。
2、设计部及时提供物资招标的技术标准。
第四章招标物资适用范围
第十二条公司物资材料采购以下相关材料及要求必须采取招标采购。
1、铝材。
2、五金配件。
3、辅助配件。
4、胶条及辅助胶类。
5、玻璃胶。
6、玻璃。
7、设备。
8、其它价值在5万元以上其它批量材料。
第五章招标规定和要求
第十三条招标采购根据发起形式为:邀标招标采购(合格供应方)。
第十四条招标原则。
1、首选招标原则:公司为加强物资的采购管理,进一步规范物资采购行为,降低工程成本,保证材料质量,同时约束供应方与我方的关系,使双方关系更加规范并受法律保护,要求具备招标条件的项目必须组织招标采购;
2、比价透明原则:不符合招标采购条件的材料、关键材料采购由物资部组织竞争性谈判、货比三家形式的批量采购方式,但必须形成细致的谈判记录、比价记录和审批记录;
3、招标采购必须遵循合理、合法、公平、公正、公开的原则进行。
第十五条免予招标
属于下列情况:
1、按中标合同规定不适合公开招标的物资或专属材料(属于业主甲供或行业集采专供的物资);
2、定制非标物资。
3、出现不可预见的情况,如工程抢险、施工急需等情况。
4、材料市场竞争不充分(卖方市场)。
5、供应商较少,不能形成竞争。
6、市场处于价格高峰期。
7、材料质量、进度与价格关联度较高。
8、采购的物资价值较低。
9、其他。
第十六条招标采购调查、计划。
物资部负责根据公司要求对各种材料进行市场调查、询价,以及调查周边地区有影响力的材料供应商,同时编写项目合格供应商名册,并针对材料、关键物资进行采购时机、采购方式的策划;
第十七条招标文件的编制
1、物资采购招标文件由发起组织的工作小组编制,其中商务部分
由招标发起组织的物资部门编制,物资的技术标准文件和标的描述由设计部门编制,由物资部门汇编经领导小组审核后发起。
2、物资采购招标文件主要包括两部分:商务部分和技术要求部分。
商务部分:招标通告或邀请书、投标人须知、招标评标办法、合同条款、合同格式、投标指南等。
技术要求部分:合同技术条款、技术标准、技术规格、标的物描述、交货期限、交货状态、验收标准等内容。
其中工作小组必须在招标邀请中明确:公司地点、开标地点等内容。
3、招标文件的编制,可依照《物资招标采购文件范本》进行编制。
4、如果开标后招标人还将对标价进行谈判,必须在招标文件中书面明确将要进一步谈判,保障招标的合法性和合理性。
第十八条资格预审及招标文件发售、答疑
1、资格预审:招标采购一般要求采取供应方标前预审,工作小组负责资格审查汇总并报领导小组审核,将通过的预审供应方发布。对于招标周期时间要求较短的可以采取资格后审,在开标评标后对预选中标投标人数量的二倍单位进行资格审核。
2、发放标书:在通告或邀请规定时间内,由工作小组负责向有资质的单位发放标书。
3、在招标文件规定答疑期限内,由招标发起工作小组负责组织工程技术、质检、物资、财务等部门进行技术答疑,对于需要澄清的,投标人应在开标前5天内以书面形式递交给招标人,招标人在递标前3天内以标书中规定的方式通知所有投标人,澄清或修改的内容将构成招标文件的组成部分。
第六章投标人条件与要求
第十九条凡具有法人资格,有生产制造或供应能力的企业,在国内注册的外国独资或中外合资、合作企业,符合并承认和履行招标文件中的各项规定者均可参加投标;自然人作为投标人时应经过项目评议通过。投标人应当对递交的投标文件中有关资料的真实性负责,必须具有承担招标文件规定的物资质量责任的能力。
第二十条投标人应仔细阅读招标文件,了解招标文件的要求。在完全了解招标物资材料的技术规范和要求以及商务条件后,按要求的格式编制投标文件。
第二十一条投标报价