第六章 会议管理..

（二）筛选议题
◆确定会议主题的方法：
⑴ 要有切实的依据(上级指示、规划、总结） ⑵ 必须结合会议的实际内容（具体工作） ⑶ 要有明确的目的（实际问题）
www.themegallery.com
Company Logo
二、会议的类型
根据会议 性质
• 正式会 议 • 非正式会 议
根据会议的 根据与 内容 会人员 的数量
• 传达动员 会 • 汇报检查 会 • 座谈讨论 会 • 工作决策 会
Company Logo
以技术 手段
传统会议 现代电子会 议
以会期间 隔稳定与 否
一、会议概述
《尚书·周官》：议事以判，政乃不迷
会议是人类社会自古以来就有 的一种社会现象。 会：聚会、见面、集会 议：讨论、商议
www.themegallery.com
Company Logo
1．定义： 会议是指3个或3个以上的人(其中的1个可以是主持 人)按一定的组织原则聚合在一起，围绕某些共同关心 的内容而进行的多向沟通。
教学的重点与难点
一、教学重点
1.会前准备工作 2.会间签到工作 3.会后安排与会者返程
二、教学难点
1.会议的种类 2.会议策划方案的制定 3.会议通知、会议纪要的拟写
案例1
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。 参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排， 会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是 8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打 电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准 时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着 最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映 机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。 眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚、、、、、、

案例1：





在开会时间快到而设备部到位的情况下，秘书应当立马做如下处理： （1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员。 （2）如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办。 （3）马上向总经理请示，不得擅自决定调整会议议程。 （4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半小时或一小时。 （5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台） 一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至 少提前一天安排，对于案例出现的租赁问题，秘书还应注意：（1）租赁会 议厅应全面考虑内外环境和设施，包括噪音问题、停车场等；（2）不能仅 凭电话联系，应实地查看；（3）重要设备应考虑多准备一套备用（或两套 方案） 案例2： 这次会务准备暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前个 部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的 最后核定）载会前必须检查落实一遍，这样就能避免开幕式上国际歌没有 按程序播放的事故发生。
技能训练
■训练

按照不同的标准，可以将会议分为不同的种类。请 课下通过多种途径收集会议种类的相关资料，了解会 议种类的常识。
第二节 会议准备
一、安排会议议题 （一）收集议题
会议议题：
会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。 四性：必要性、重要性、明确性、可行性 • 体现会议中心目标或主要目标的议题叫中心议题。 • 在会议期间临时提出的议题叫动议。 • 会议议题审核的原则： 一支笔原则，唯一性原则，计划原则，可行原则
第六章 会议管理
1 会议概述
2 会议准备
2.3 会时工作
2.4 会后工作
教学目的
知识目标ห้องสมุดไป่ตู้
（1）了解会议的概念、功能、要素、种类、规则； （2）学习和掌握会前准备工作的具体操作方法； （3）学习会时管理工作的做法； （4）学习怎样做好会后工作。
能力目标
（1）能够策划会议方案、发送会议通知、安排会议日程、 （2）掌握布置会场、迎宾签到、会时服务的工作方法 （3）能够清理会场、安排与会者返程、整理会议文件。
• 定期召开 的会议 • 不定期召 开的会议
• 大型会议 • 中等规模 的会议 • 小型会议
www.themegallery.com
三、会议的功能 1.信息交流 2. 发扬民主 3. 科学决策 4. 检查监督 5. 沟通协调 6. 树立权威
www.themegallery.com
Company Logo

思考题： 1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整 会议议程？ 3、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？
案例2
一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主 持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并 受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（ 送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处 一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一 项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿 时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉奏国 际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对 于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸 好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后 领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能 得到即使不久，这是好的，这一点值得表扬。 思考题： 本案例中，会务准备方面存在哪些问题？
几种常见的会议形式： 各种代表大会、办公会、报告会、记者招待会、庆 祝会、联谊会、欢迎会、团拜会等。
www.themegallery.com
Company Logo
2.会议的基本特征
·会议必须有一个最低人数临界点（3人及以上）； ·按一定组织原则聚合在一起 （或合乎一定的会议 规则）； ·遵循一定的程序进行 ； ·多向沟通