人力资源档案管理规定

人力资源档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

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人力资源档案管理办法

注：本体系文件共计包括：《档案目录》，《工奖/惩申请单》、

《借阅人力资源档案申请单》《转递人力资源档案材料的通知单》、《员工档案明细统计表》

一、人力资源档案保管制度

□目的

21世纪是人才竞争的时代，公司内部人力资源档案是企业内部机密文件。为了更好的管理和利用本企业人力资源档案，为企业员工晋升及管理岗位任免提供科学的依据。

□人力资源档案保管制度的基本制度

建立健全保管制度是对人力资源档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

首先，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

再次，在目录上补登材料名称及有关内容；

最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人力资源档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人力资源档案材料本身进行检查.

二、人力资源档案利用制度

□目的

第一，建立人力资源档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的流程和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人力资源档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须依制度行事，这是对工作人员的基本要求。□人力资源档案利用的方式

人力资源档案的利用有多种方式：

出具证明材料。这也是人力资源档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人力资源档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人力资源档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是晋升、转岗等。

3.人力资源档案利用的手续

在通过以上方式利用人力资源档案时，必须符合一定的手续。这是维护人力资源档案完整安全的重要保证。

查阅手续：正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章，责人签字；最后，由人力资源部门审核批准，人力资源部门对申请报告进行审核，若理由充分且手续齐全，则给予批准。

第一章基本原则

第一条人力资源档案工作是公司组织人力资源工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

第二条人力资源档案是公司组织人力资源等有关部门按照选贤举能的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，由人力资源处集中统一管理。

第三条内部人力资源档案属于企业秘密。必项严格贯彻执行有关档案保密的制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章人力资源档案材料的收集范围与归档要求第四条为了使人力资源档案能够真实地全面反映员工个人全貌。人力资源档案管理要经常通过各部收集在职工的工作调配、人员晋升、干部任免、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集范

围归档范围见附件1。

第五条各部门要建立主动送交人力资源档案材料的工作制度。把属于归档范围的人力资源档案材料，在材料形成后3个工作日内由材料形成的主管人员或本部门负责人送交人力资源处归档。

第六条收集的人力资源档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确。完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人力资源档案，其中每份材料应有形成材料的时间。

第七条不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，可据情况予以处理。

第八条人力资源档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色墨水和复写纸书写。

第四章人力资源档案的管理和利用

第九条人力资源档案管理人员对收集的人力资源档案材料按规定进行整理，并按干部档案、员工档案、小时工档案等进行分类、编号、入柜。对不属于上述范围人员的人力资源档案可进行代管。

第十条应使人力资源档案能够随着公司的人力资源变动，干部职务变动而及时调整。根据安全保密，便于查找的原则，人力资源档案应严密科学地保管。

第十一条对人力资源档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每月检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题人力资源部以便及时处理。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十二条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作。

第十三条严禁任何人私自保管本人及他人的人力资源档案或材料。不得以打电话的方式要求查档。借阅人力资源档案需填写《借阅人力资源档案申请单》，经有关领导签字方可借阅。

第十五条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人力资源档案的现代化管理，便于提供利用。

第十六条对人力资源档案的接收、转递必须严格手续，有案可查。附件1

档案目录

姓名：年龄：部门：职务：

附件2

员工奖/惩申请单

附件3

员工档案查阅申请单

员工档案明细统计表