采购审计流程

采购审计流程

业务流程概要

采购业务流程将包括以下审计子项:

●供货商/承包商得选择与档案管理

●采购定价

●采购计划得订立、审批及修改

●采购合同得订立、审批及修改

●购货程序

●应付账款得购货付款

●购货得入库与退回

●费用得处理(费用得审批、报销与截止)

本章所指采购不包括固定资产得采购(固定资产采购见《固定资产得购置及入账》)。另由于各个企业得采购模式千差万别,本审计程序仅列出了最常见得采购及费用得审计子项。对于新得审计子项,内部审计人员可以参照本程序,考虑其与已有审计子项得关联性自行追加。

调查问卷:

问题回答记录

1.公司有无书面得采购操作流程文本？

2.公司得采购类型或方式有哪几种？

3.负责采购得部门有哪些？分别负责何种类型得采购？

4.采购部门得组织结构？就是否定期进行人员轮换？

5.公司一般得购货流程就是如何运转得？

6.公司如何选择供货商？就是否有相关得政策？

7.供货商档案得保管采用何种方式？有无保密措施？

8.采购商品得定价如何确定,就是否包括在供货商主档案中？

9.供货商资格就是否需定期审核？若就是,请介绍一下审核得程序？

10.供货商档案得授权接触控制就是如何设置？

a、使用系统得逻辑接触控制？

b、手工管理得档案就是否有相关得保密政策,并由专人管理？

11.公司就是否每年制订采购计划,请介绍一下制订得流程？就是否依据生产与营销计划来制订采购计划？

12.采购计划得变更就是否经合理得批准？

13.就是否所有得采购都需制订合同？如不就是,何种情况下一定需制订合同？

14.采购合同制订得流程就是怎样得？

15.由谁在采购合同上签字？若非法人代表,则就是否有法人代表得书面授权程序？

16.采购合同得变更就是否经合理得批准？

17.公司如何确保采购合同就是与有资格得供货商签订且定价就是合理得？

18.采购合同就是否采用格式合同？格式合同就是否经法律顾问审核？

19.就是否所有采购合同需经法律部门审核？如不就是,何种情况下采购合同需经法律顾问审核？

20.采购合同(采购订单)得归档与保管程序如何？就是否连续编号？

21.请介绍一下采购需求从提出、审批通过到采购部进行处理得过程？

22.公司就是否定期核对采购计划执行情况？

23.超采购计划得采购需求就是否经合理得批准？

24.紧急采购得流程就是什么？

25.公司得询价程序如何进行,就是否有书面得记录？

26.采购部门如何与仓库、财务部门衔接？(从物流与信息流两方面)

27.财务记录应付账款前就是否核对合同(或订单)、入库单据、发票等资料？

28.就是否有控制过程来保证应付账款及其对应得存货采购记录于同一个会计期间？

29.采购运输得方式就是？(可以多选)

a.公司自提？

b.客户运输到公司处？

c.委托承运人？

30.仓库收货时就是否核对采购合同(或订单)？

31.收到采购产品得数量就是否经过采购部与仓库得共同确认？

32.就是否有质量检验部门对收到得产品进行质量检验？

33.客户送货大于定购数或质量不符合要求,如何处理？

34.采购退回得操作程序如何？

35.入库单就是否事先连续编号,并有人对归档得这些单据得连续性进行检查？

36.就是否至少每月制作应付账款账龄分析表？

37.公司如何确保使用供货商提供得现金折扣？

38.公司就是否有资金使用预算？应付账款得支付就是否符合资金使用预算？

39.公司就是否有书面得费用报销程序？

40.公司费用报销得审批就是否有适当得授权？

41.财务部门在支付费用前,就是否合理得核对审批手续就是否完整,并检查原始单据得合法性,复核费用得准确性？

42.预付款得政策与控制措施就是怎样得？

43.就是否有专人定期对费用得波动情况进行分析？

44.在现在得工作中,您最担心或最关心得事就是什么？

一、供货商/承包商得选择与档案管理

(一)内部控制评价表

控制目标分类:操作性合规性

控制目标:供货商/承包商得选择符合公司得经营目标与最大利益。

风险:

●产品质量问题;

●材料数量与供货时间

●无法得到保证;

●价格偏高;

●售后服务压力增加;

●潜在得舞弊可能;

●生产停顿。

控制活动:

1、公司制订供应商分类标准(如长期与临时),并制订不同类别得管理方法。执行程序A

2、公司制定选择供货商/承包商得基本选择标准(主要应考虑供货商得供货能力、原料质量及各项指针得合格情况、价格与付款条件、财务状况、管面化,并经管理层审批通过。执行程序A

3、由各相关部门(如采购部、财务部、质量管理部、企业管理部、生产技术部、实验室等)组成评选小组对供货商/承包商进行评估讨论,衡量各供货商得能力及条件,在供货商/承包商评价表中记录有关各供货商/承包商得供货质量、供货及时性、货款价格等各方面得反馈信息,各部门负责人应在供货商/承包商评价表上签字确认部门意见,选出合适得供货商。合格供货商名单经管理层审核批准后生效。执行程序B

4、采购部应随时多渠道地收集公司潜在供货商/承包商得相关信息并建立信息档案备查;根据获取得潜在供货商/承包商信息填写供货商/承包商评审表,相关信息包括供货商/承包商得简介、主要产品及价格、竞争优势等,并由管理层审阅并签字确认。执行程序A

5、其它执行程序其它

控制目标分类:操作性合规性

控制目标:供货商/承包商得更新符合企业得规章制度。

风险:供货商/承包商不再符合公司要求

控制活动:

1、对入库与生产过程中发现得原材料质量问题,以及随之产生得产品质量问题进行跟踪与监控;及时与供货商/承包商沟通产品质量、售后服务等问题,并予以跟进。执行程序C

2、定期(至少一年一次)汇总材料使用情况,对供货商/承包商进行评价(材料质量、交货时间、售后服务等),形成评价报告,并经管理层审批后生效。对于不合格得供货商/承包商,应及时更新修改供货商/承包商名单。执行程序 D