第1章Word基本操作

第1章Word基本操作

Word是Microsoft公司专门用于文字编辑排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处理软件之一。本章主要介绍Word的基本功能、工作环境、文档操作的方法和技巧等。

在应用Word时，文档的操作方法是基础的知识，本章重点介绍文档的操作方法。1.1 Office简介

1.1.1 Office的发展历史

13年前，Microsoft公司发布了Office的第一个版本。在这个版本中，将当时广泛流行的、独立的应用程序（如Word、Excel和PowerPoint）集成到一个软件包中。但是，在这一版本中，这些应用程序之间缺乏集成性和提高生产力的工具。

Office在4.x和95版本时开始成熟。在Office 97中，增加了协作和Web功能，并采用了智能感知技术，统一了VBA开发平台，使Office在机构中获得巨大的成功。

随后发布的Office 2000进一步强调了Web协作、生产力、个性化和部署，并且设计了个性化菜单和工具栏，使菜单和工具栏根据用户的使用情况调整显示状态。

Office XP在保持原有产品功能的基础上，为用户提供了更智能的操作环境，更有效的控制方式。

Office XP的“智能标记”使用户可以快速地访问Office中的其他信息，“任务窗格”使用户能够更好地控制Office 的工作方式；语音识别技术使用户的工作不再枯燥无味。

Office 2003是微软公司最新推出的办公自动化软件，为用户提供了一个既开放又充满活力的新外观，用户可以通过任务窗格的提示来完成一系列的操作。

较以前的版本，它主要在4个方面做了改进：本地以及远程信息的管理和控制、业务

处理能力的增强、团体的沟通与协作、增强个人工作效率，它的操作环境更漂亮，操作更方便、稳定，兼容性更好。

1.1.2 Office 2003的组成和功能

Office办公自动化软件中包括了Word、Excel、PowerPoint等一系列应用程序，同时还增加了许多个全新的应用组件：Office InfoPath 2003、Office Live Meeting 和Office OneNote 2003，以及旨在进一步增强各组件功能间协同应用的Office SharePoint Portal Server 2003、Exchange Server 2003 和Office Communications Server 2003。

Office 2003的组成和各组件的功能如下：

●Word 2003 文字处理程序。可以编排精美的文档、插入图片、排版，方便地编辑

和发送电子邮件，完成编辑和处理网页等操作。

●Excel 2003 电子表格软件。在财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域

中能够高效地完成各种表格和图形的设计，进行复杂的数据计算和分析等。

●PowerPoint 2003 演示文稿制作软件。可以在文稿中设置各种引人入胜的视觉、听

觉效果，然后直接在计算机上或互联网播放。

●Access 2003 数据库管理系统。使用它可以实现对信息的保存、维护、查询、统计、

打印、交流、发布，还可以方便地与其他组件交流数据。

●Outlook 2003 邮件传输和协作客户端程序。它集成了日历、联系人和任务管理等

多种功能，支持Internet标准和Exchange Server的电子邮件。

●FrontPage 2003 创建、编辑和发布网页的应用软件。它可以在WWW上创建自己

的网页，还可以轻松在网页中插入电子表格、表单数据透视表、Java小程序、

ActiveX控件等。

●InfoPath 2003 适合公司和企业使用的应用程序。它可以使项目组和单位轻松地创

建和处理丰富、动态的表单，简化了收集信息的过程，并能带来增强的数据捕获功

能而且可以灵活地管理信息，使主要决策者看到正确数据来作出明智决定，减少重

复性的工作。

●OneNote 2003 处理便笺的应用程序。它能帮助用户捕获、组织和重用便携式计算

机、台式计算机或Tablet PC上的便笺，并为用户提供了一个存储所有便笺的位置，而且用户可以自由地处理这些便笺。同时，它将便笺的自由和灵活性与数字组合工

具的效率和强大功能相结合，从而使用户可以更高效地使用便笺和信息。

●Publisher 2003 完整的企业发布和营销材料解决方案。它可以帮助用户快速有效地

创建专业的营销材料，用户可以在企业内部更轻松地设计、创建和发布专业的营

销和沟通材料。

1.2 初识Word应用程序

1.2.1 Word简介

Word是Office套件中应用最广泛的组成部分，它不仅具有齐备的功能群组，还为用户提供了赏心悦目、生动活泼的工作环境。它的处理对象除了文字，还包括图形、图片、表格等内容。利用它可以编辑出图文并茂的文章、报纸、书刊或者因特网上的主页。

Word的主要功能有：

●友好的用户界面Word提供的用户界面非常友好，同时，在屏幕上编辑的对象样

式与打印机打印出的样式是一样的。它可以根据屏幕的尺寸和分辨率优化显示。新增的阅读版式视图能有效地提高文档可读性，隐藏不必要的工具栏；配备文档结构图和缩略图窗格，以便快速跳至文档的各个部分；自动在页面上缩放文档内容，以获得最佳的屏幕显示效果。

●强大的制表功能Word中的表格以框的形式插入在文档中，可以在表格内加入表

题、表头和表体。表体可以嵌入各种数据库文档，表元自动填充数据。表体具有自动跨页、多种表格斜线、自动排序、行列转置、字符表格自动转换等功能。可以在表元中输入文字、图像或对象。修改表格时，可以自由画线和擦线，表格可以整体自由缩放，表元可合并和分解，表格行高和列宽可灵活调整。

●标准化的模板与样式用户可以使用系统原有的或自定义的模板和风格化样式来

进行文档编辑。

●有效的文档保护文档保护可以控制文档格式设置及特定的内容，如可以限制格式

设置，有选择地允许某些用户编辑文档中的特定部分。

●并排比较文档并排比较文档可以同时滚动两篇文档来辨认两篇文档间的差别，无

需将多名用户的更改合并到文档中再判断两篇文档间的差异。

●预示效果的打印预览使用文档的打印预览可减少很多盲目的编辑工作。

●方便的自动功能Word提供的自动检查拼写和语法、自动更正、自动统计、自动

建立文档结构、自动编写摘要等自动功能。

●良好的兼容性Word有着良好的兼容性，可以直接读取以前各个版本的Word文

档，也可以直接读入写字板、超文本HTML等格式的文档。

1.2.2 基本操作环境

通常从“开始”菜单中启动Word。单击任务栏上的“开始”按钮，在弹出的菜单上依次选择“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Word 2003。启动了Word之后，将显示出一个基本的Word窗口，如图1-1所示。其组成如图1-1所示。