行政办公类成本控制措施

行政办公类成本控制措施

一、在节能、节电方面的日常定期检查

（一）每日巡查

办公室人员按照午间值班表,每个工作日中午、下午下班（或仅在下午下班做全面检查，中午做部分检查）后完成公司内部巡视检查工作,并对结果进行记录，每2周公司范围公布一次检查结果。检查范围及具体要求：

1.会议室检查（电器设备是否关闭、桌椅摆放、卫生是否达到公司

要求）；

2.个人工位检查（电脑显示器是否关闭、桌面是否杂乱、工椅是否

按照公司要求摆放）；

3.安全门检查（公司财务室、司机班、2个吸烟室安全门是否安全闭

锁）；

4.鱼缸检查（公司前台、长廊鱼缸是否有异响，状态是否异常）；

5.窗帘检查（办公区域窗帘是否在开窗状态时升起）；

6.公司日常办公要求的其他各项检查。

( 二 ) 信息管理相关检查

办公室网管人员对公司信息管理相关软硬件运行及员工使用情况进行检查。并对结果进行记录，每2周公司范围公布一次检查结果。检查范围及具体要求：

1.不定期抽查项目：

A: 在公司打印机、文件服务器上留有公司涉密文件；

B: 邮件修改初始化密码情况、工作邮件及时保存本地情况；

C: 员工是否打印与工作无关内容;

D:员工门禁使用情况（指纹考勤，刷卡开门不计入考勤）。

2.每周个人电脑使用检查：

A: 硬件状态

B: 软件及系统状态

C: 是否浏览与工作无关网页

D: 未按规定使用IM软件

3.每周固定检查项目：

A：会议系统设备检查

B：门禁系统

C: 背景音乐系统

D: 邮件系统

E: 程控交换机

F: 网络接入设备

G: VPN系统

H: 服务器

4.每月笔记本电脑抽查项目：

A: 办公时间在公司使用情况

B: 硬件状态

C：系统运行状态

( 三)其他检查工作

1.办公室人员每周固定对公司人员着装进行一次整体检查,每二周

公司范围内公示一次；

２．每周五下午下班后，办公室人员（２人）对公司整体卫生、电器使用情况、安全情况进行检查；

二、办公废品回收利用及相关工作

1.每月第二周周五,办公室人员收集各部门单面用纸,集中处理后统

一置放在文印室供员工使用；

2.每月第三周周五办公室人员对公司当月饮料水瓶、纸箱、杂物进

行集中清理及出售（具体时间安排可根据废旧物资实际情况进行灵活处理）；

3.每季度向公司提交回收利用相关费用情况，并将公司每月水电杂

费支出单独列表，做好环比统计，每月定期上报公司。

三、公司公务用车优化管理以及检查工作

1.总办车队合理申请及调配公司公务用车，改良现行的公务车队每

日发车由申请部门提前半天向总办申请；

2.总办每日下午4—5点向公司各部门公布次日上午、下午发车时间

及方向。总办每周要通过办公室进行公示用车情况；

3.非公司重要事件处理、非紧急或非接送客人等事宜，各部门或个

人采取出租车方式外出;

4.办公室不定期对公司车辆预约单进行检查。

四、费用控制

１．公司接待类、联谊类费用支出

办公室严格把控所有部门以及个人的接待类、宴请类、联谊类费用支出，各部门在接待客户时必须按照现行管理制度设立的标准执行，对于供应商类客户以及内部交流活动的宴请标准（见附件）应降低一个等级执行，宴请时我方人员人数不得高于对方人数，特殊情况需提前向办公室说明情况。各部门之间的联谊活动需事出有因，活动前需做好预算、且必须控制在预算范围内。

公司所有人员、各部门在申请联谊活动、宴请（包括与公司有协议签单的饭店，如：雅菲咖啡、湘府明珠、新世纪饭店）时，均必须提交《宴请申请单》，说明情况并进行费用预估，未填写《宴请申请单》的申请一律无效，办公室每月底向公司提交接待费用报表。财务部在报销审核时，必须见到办公室签字及申请单，否则不予报销。２．交通费用：

各部门严格把关打车申请，对于公交车、地铁直达或者中转站不超过3次的地点、且人员无负重时，建议使用公交地铁；火车票、机票订购需通过部门领导、且必须填写《订票单申请单》由公司领导审批，至少提前一天预订，优先选择有一定优惠的车次、航班；

办公室对出租车报销进行签字审核，财务部在报销审核时，若无办公室签字则不予报销；对于无申请的火车票、机票不予联系预订。

３．邮寄、快递费用

1. 办公室做好信件、邮包的发送、记录、管理工作；

2. 2日内同一收件人、收件地的邮件，无特殊情况不予受理发送。