办公软件应用

日常办公软件应用

第一部分：Word公文格式

必须要掌握的部分：

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，其它用途的公文比如供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

行间距：我们一般设置“固定值”28磅

字间距：一般不作要求

主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

二级标题为三号黑体

三级标题为三号仿宋（仿宋GB2312）加粗。

正文均为三号仿宋（仿宋GB2312）。

注：落款的单位、时间是右对齐，时间的格式是“二○一五年七月十五日”，不是“二零一五年”。插入字符○或者大写的

字母O

延展部分（大家经常遇到的问题或者发生的错误）：

A如何调整缩进？（有时候怎么调，段落开头的字符都不是空2个字符）

方法：

步骤一：选择需要调整的内容→点击右键→选择“段落”→在“对齐方式”处选择“两端对齐”→在“缩进”的“左侧”和“右侧”都调整为0，“特殊格式”处选择“无”→确定。

步骤二：选择需要调整的内容→点击右键→选择“段落”→在“特殊格式”处选择“首行缩进”，检查下是否是默认的2字符→确定。

B如何调整间距？（主要是行间距，因为字间距一般不作要求）方法：

选择需要调整的内容→点击右键→选择“段落”→在“对齐方式”处选择“两端对齐”→在“行距”的“段前”和“段后”都调整为0，“行距”处选择“固定值”28磅值→确定。

需要了解的部分：

保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文

第二部分：表格EXCEL的基本操作（几个技巧）

Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件，Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实，普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说，对于绝大部分的用户来说，只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作，就能很好地使用Excel表格。

Excel表格的基本操作一：修改字体

首先，从输入开始，先来调整字体。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。

Excel表格的基本操作二：更改对齐方式

打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。

Excel表格的基本操作三：添加符号

如果想要输入一些数据制作消费统计表的话，那么就要输入￥这个符号了，如果要做完成率、同比、环比这一类百分比的数据，那么肯定要用到%这个符号了。

一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加。

Excel表格的基本操作四：快速求和、求平均值

想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。

Excel表格的基本操作五：如何输入身份证号、国际条码等长数字？

输入一行长的数字像身份证号或者0开头的国际条码怎么自动变样了？例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了？想要输入一行长的数字怎么办？这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。

温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成0的。

Excel表格的基本操作六：查找和替换

比如在客户档案里查找你要找的客户。可能你现在只知道

他的电话或者姓名，其它信息一概不知。选择表格内容，单击“查找”，输入你掌握的信息，比如电话或者姓名，确定即可查到。再比如知道条码或者品名的关键字来查找具体商品信息。

Excel表格的基本操作七：快速复制粘贴

当你在输入数据中，如果需要输入1、2、3……这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法？有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填1、2、3……了。（温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。）同理，时间也可以直接这么操作。

Excel表格的基本操作八：&键的妙用（合并单元格内容）这个键在数字7上，摁住“shift”键再按数字7即可。我想说的是它的妙用。比如在一个表格里输入商品的单价。

最后，强调两点

一是“选择性粘贴”，有公式的表格，全部做好后需要复制，选择性粘贴，这样不会因为不小心碰到一个数字而整个表格的数字出现错误。

二是养成检查的习惯，关于求和的表格，可以横着竖着检查。

第三部分：写邮件

邮件是传递信息最详细、最快捷的方式，但是如果使用不当反而会弄巧成拙。掌握写邮件的技巧，把信息完整的表达出来，让领导、同事都能从你的邮件里面看到你对工作的努力和突出的表现。

方法/步骤

1.一封邮件的基本内容通常分为三部分：收件人、主题、正文。

2.接收人。接收人为传递信息或分布任务的对象。除了接收人

之外还可以同时抄送给其他人，抄送对象要看邮件重要程度而定。邮件比较重要，责任比较重大，一旦除了问题承担不了责任的时候，记得把你的直接上司或者领导抄送进来。

3.主题。主题要突出邮件的主旨，要让别人一看到这个主题就

能大概知道你想传递的是什么事情，如：关于”…………“的安排，或者针对“…………”的建议。意思明确，引人注目。

4.正文。首先是尊称，如：尊敬的领导、亲爱的同事等，如果

是领导或者长辈就说“您好”，如果是一般的同事就说“你好”。礼貌是最重要的，不管是对领导还是对同事。然后就是正文的内容，要分主次，先总体表达要传递的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式详细描述，别人也会觉得你思路清晰，主次清晰。最后以祝福语结尾，再注明写邮件日期和写邮件的人。

5.附件。如果想要表达的信息或者材料内容较多，内存较大，

也可以作为附件添加进去。在正文里面说的太多，反而别人不容易抓住重点，对于工作繁忙的人来说，更没时间去慢慢看了。

第四部分：请假单的填写

总公司人事部对《员工请假单》进行了统一，以后三江源全国各门店、各部门都用的这个格式。下图是新格式的请假单。

如有请假+调休一起休息的，填写两张“员工请假单”一张填写请假单，一张填写调休单。下图是个调休单：