论述建筑工程合同档案管理

论述建筑工程合同档案管理
【摘要】随着我国经济建设的不断发展，建筑市场竞争激烈,然而，只有重视合同、重视合同管理, 才能有效的降低工程风险, 增加企业利润。

本文作者以合同在工程中的管理为主题,对合同管理任务,问题进行了分析，并提出了几点建议。

【关键词】合同管理; 任务; 问题; 对策
尽管我国工程建设合同管理与以前相比已取得巨大进步, 但也存在许多问题,在社会主义市场经济体制中, 建筑活动主要是通过建筑市场实现的。

而合同则是维系市场运转的主要因素。

建筑市场主体之间的权利义务关系主要是通过合同确立的, 建设单位和施工单位必须按照有关法律、法规的规定, 依法签订工程合同, 强化合同的法律约束作用, 确保建筑活动协调有序地运行。

一、合同管理的主要任务
合同管理是项目管理的核心, 合同管理工作始终贯穿于项目管理的全过程。

合同管理任务是相当复杂、繁重的。

1.明确建设单位和施工企业在施工中的权利和义务
合同一经签订, 即具有法律效力。

合同明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务。

这是双方在履行合同中的行为准则和依据。

如果不订立合同, 将无法规范双方的行为, 也无法明确各自在工程中的权利和义务。

双方应认真履行各自的权利和义务, 任何一方无权随意变更或解除合同; 任何一方违反合同规定, 都必须承担相应的法律责任。

2.有利于对工程施工的管理
合同当事人对工程施工的管理应以合同为依据。

国家机关、金
融机构对工程施工的监督和管理,也以施工合同为重要依据。

不订
立合同将给工程施工的管理带来很大的困难。

3.有利于建筑市场的培育和发展
在计划经济条件下, 行政手段是主要管理办法, 在市场经济条
件下, 合同是维系市场运转的重要因素。

因此, 培育和发展建筑市场, 首先要培育合同意识。

推行建设监理制、招投标制等, 都是以签订合同为基础的。

如果不订立合同, 将不利于建筑市场的培育和发展。

合同管理的主要任务可分以下两个阶段:
(1)合同签订前
对招标文件进行分析和合同文本审查, 并做出相应的分析报告, 对合同的风险性及可以取得的利润做出评估。

进行工程合同的策划, 如分包合同策划, 解决各合同之间的协调问题。

并对分包合同进行审查。

为工程预算、报价、合同谈判和合同签订提供决策的信息、建议、意见等, 对合同修改进行法律方面的审查, 配合企业制定报价策略, 配合合同谈判。

(2)合同签订后
建立合同实施的保证体系, 以保证合同实施过程中的一切日常
事务性工作有秩序地进行, 使工程全部处于控制中, 保证合同目
标的实现。

对合同实施情况进行跟踪, 收集合同实施的信息, 收集各种工程资料, 并作出相应的信息处理, 将合同实施情况与合同
分析资料进行对比分析, 找出其中的偏离, 对合同履行情况作出诊断, 提出合同实施方面的意见、建议, 甚至警告。

进行合同变更管理主要包括: 参与变更谈判, 对合同变更进行事务性处理, 落实变更措施, 修改变更相关的资料, 检查变更措施的落实情况。

落实日常的索赔和反索赔工作。

二、目前合同管理存在的主要问题
1.合同法律环境不好
一是我国建筑合同法律体系还不够完善, 部分法律条文不够严谨, 有漏洞可钻。

二是有法不依的现象十分严重、执法不严的问题时有发生。

2.业主行为不规范
目前建筑市场竞争十分激烈, 业主常常提出比较苛刻的合同条件, 而承包商迫于生计不得不接受。

有些承包商希望进行严格的合同管理, 但在实际工作中往往由于业主的不规范行为难以实施。

3.合同管理意识淡薄
一是不习惯按合同办事, 出现问题不找合同, 而是习惯于找领导协调, 或者请客送礼, 即使是正当的索赔也不能理直气壮的提出。

二是不设立合同管理部门, 大多数项目管理机构都未设立合同管理部门, 缺乏可行的有效合同管理体系和具体的操作流程, 不能对工程进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。

4.缺乏有效的分包合同管理
目前, 我国缺乏统一的分包合同示范文本。

总承包商和各专业
分包商之间及各分包商之间因合同界面不清, 责、权、利不明确, 而互相推诿, 影响工程建设的顺利进行。

特别是土建和水电、设备安装之间的交叉施工, 扯皮较多。

5.不重视合同文本分析
合同订立时缺乏预见性, 缺少对合同文本的分析。

在工程实施过程中常常因为缺少某些重要的条款, 产生缺陷和漏洞, 双方因
对条款的理解有差异以及合同风险预估不足等问题而发生争执。

6.专业的合同管理人才匮乏
合同管理工作是一项涉及全局的, 专业性、技术性强, 又极为复杂的管理工作, 对合同管理人员的素质要求很高。

目前管理人才的匮乏, 极大的影响了合同管理水平的提高。

三、对策与建议
1.严格执行建设工程合同管理法律法规
随着《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》的颁布, 建设工程合同管理法律基本健全。

但是, 在实践中, 这些法律的执行还存在着很大的问题, 其中既有勘察、设计、施工单位转包、违法分包、不认真执行工程建设强制性标准、偷工减料、忽视工程质量的问题, 也有监理单位监理不到位的问题, 还有建设单位不
认真履行合同、特别是拖欠工程款的问题。

市场经济条件下, 要求我们在管理建设工程合同时要严格依法进行管理, 这样, 我们的
管理行为才能有效, 才能提高我们建设工程中合同管理的水平。

2.设立合同管理机构, 配备合同管理人员
加强建设工程合同管理, 应当设立合同管理机构, 配备合同管理人员。

将建设工程合同管理工作当作建设行政管理部门的管理内容之一; 另一方面, 建设工程合同当事人内部也要建立合同管理机构, 还应当配备合同管理人员, 建立合同台账、统计、检查和报告制度, 保证建设工程合同管理到位。

3.明确合同管理的工作流程
对于一些经常性工作, 如图纸批准程序、工程变更程序、分包商的索赔程序、分包商的账单审查程序, 材料、设备、隐蔽工程、已完工程的检查验收程序、工程进度付款账单的审查批准程序、工程问题的请示报告程序等, 应规范工作程序, 使大家有章可循, 合同管理人员照章办事, 减少不必要的麻烦。

4.制定必要的合同管理工作制度
( 1) 合同交底制度。

合同签订以后, 合同管理人员必须对各级项目管理人员和各工作小组负责人进行合同交底, 组织大家学习合同, 对合同的主要内容做出解释和说明, 使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定、管理程序, 了解承包人的合同责任和工程范围。

( 2) 责任分解制度。

合同管理人员应将各种合同事件的责任分解落实到各工作小组或分包商, 使他们对各自的工作范围、责任等有详细的了解。

通过层层合同责任分解, 层层合同责任落实到人, 使各工程小组都能尽职尽责, 共同配合来实施合同。

( 3) 每日工作报送制度。

信息是合同管理的眼睛, 建立每日工
作报送制度, 要求各职能部门必须将本部门的工作情况及未来一
周的工作计划报送到合同管理处, 使其及时掌握工程信息, 从而
能及时对已经发生或将要发生的种种问题做出决策。

( 4) 进度款的审查批准制度。

目前工程进度款的申报通常都是由成本核算部门提出的, 成本
核算人员往往对现场及合同情况不很熟悉, 不能将费用索赔的全
部项目及时纳入当月付款要求中。

而能否及时要求索赔, 是索赔成功的关键要素之一, 因此建议建立工程进度款的审查批准制度,
由合同管理部门从合同的角度对进度款进行审查。

5.推行合同示范文本制度
推行合同示范文本制度, 一方面有助于当事人了解、掌握有关
法律、法规, 使具体实施项目的建设工程合同符合法律法规的要求, 避免缺款少项, 防止出现显失公平的条款, 也有助于当事人熟悉
合同的运行; 另一方面, 有利于行政管理机关对合同的监督, 有
助于仲裁机构或者人民法院及时裁判纠纷, 维护当事人的利益。

使用标准化的范本签订合同, 对完善建设工程合同管理制度会起到
极大的推动作用。

6.重视合同文本分析
合同的内容双方可以自由协商, 而合同一经签订, 便具有了约
束力, 双方必须遵照执行。

因此, 为了避免日后的纠纷, 必须重视合同文本分析。

( 1) 合法性分析。

包括: 当事人( 发包人和承包人) 是否具备相应资格; 工程项目是否已具备招标投标、签订和实施合同的一切条件, 特别是是否具备各种批准文件; 招标投标过程是否符合法
定的程序; 合同内容是否符合合同法和其他各种法律的要求。

鉴于建设工程合同的复杂性, 建议双方应尽量进行公证。

( 2) 完备性分析。

包括: 构成合同文件的种种文件( 特别是环境、水文地质等方面的说明文件和技术设计文件, 如图纸, 规范等) 是否齐全; 合同条款是否齐全, 对各种问题的规定有没有遗漏;
合同用词是否准确, 有无模棱两可或含义不清处; 对工程中可能
出现的不利情况是否有足够的预见性。

7.重视合同变更管理
合同变更在工程实践中是非常频繁的, 变更意味着索赔的机会, 因此在工程实施中必须加强管理。

应该记录、收集、整理所涉及到的种种文件, 如图纸、各种计划、技术说明、规范和业主的变更指令, 并对变更部分的内容进行审查和分析。

在实际工作中, 变更必须与提出索赔同步进行, 待双方达成一致以后, 再进行合同变更。

很多承包人往往不重视变更管理, 对业主要求的变更无条件服从, 导致工作做了却无法获得赔偿。

8.加强分包合同管理
我国还没有专门的分包合同示范文本。

这就要求合同管理人员
在订立分包合同时要充分考虑工程的实际情况, 划清合同界面,
明确双方各自的权利和义务。

同时还需要建立分包合同档案, 对分
包范围和部位进行动态跟踪管理。

9.重视合同管理人才的培养
在市场经济条件下, 工程建设领域的从业人员应当增强合同观念和合同意识, 这就要求我们普及相关法律知识, 培训合同管理人才。

我国不乏优秀的技术人员, 但是合同管理人员匮乏。

企业领导人应当从优秀的工程技术人员中挑选一批具有潜力的年轻人, 送他们到高校接受职业培训, 迅速建立起一支优秀的合同管理人员队伍, 努力做好建设工程合同管理工作。

结束语：
随着我国加入wto后逐步与国际接轨, 我国工程建设领域应加快学习和研究国外先进的技术和管理经验, 不断完善我国建筑市场管理、重视合同、重视合同管理。

使工程建设合同管理工作更加科学和完善,以维护建筑市场秩序, 促进建筑市场的良性发展，取得一定的和更大的进步, 争取早日达到国际水平。