费用报销单据录入及后续处理与应付集成

费用报销单据录入及后续处理

_与应付系统集成

本期概述

●本文档适用于K/3V12.1.0wise版本；

●本文档针对费用管理模块，讲解不同情况下的费用报销单的录入情况。

●关键字：费用报销单

版本信息

●2011年01月22日编写人：林中侠

●2011年01月25日审核人：王苏婉

版权信息

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目录

1. 应用背景 (3)

2. 案例背景 (3)

3. 费用报销单录入 (5)

3.1报销金额小于申请金额 (5)

3.2报销金额等于申请单金额 (8)

3.3实际金额大于申请金额 (9)

1. 应用背景

基于企业日常业务的需要，我们K3系统提供了费用管理这个模块，以便企业处理日常的费用借款申请、出差借款申请以及相应的报销等业务。发生相应的业务之前员工都会做一张相关费用申请单，将来费用真正发生时确认报销金额，多退少补，本文主要以费用借款为例，讲述不同情况下费用报销单的录入。

2. 案例背景

费用管理系统提供了4种集成策略，本文档基于与应付系统集成业务进行说明，即企业的付款或退款行为均通过应付款管理系统统一操作，系统参数设置如图-1。

图-1 启用参数设置

因为公司的业务，需要接待袁向何律师事务所的律师，预计发生业务招待费1500元，员工提交了费用（借款）申请单，的如下图-2。

图-2 费用借款申请单

勾选“借款”参数，点击启用多级审核后，审核单据后系统根据核定金额，生成一张已审核的费用借款类型的付款申请单传递到应付款管理系统如图-3。

图-3 费用借款申请单审核后自动生成的付款申请单

此时的付款申请单按照系统的付款申请流程处理。这张付款申请单会自动传递到现金管理系统，现金付款申请单审批后，下推生成现金付款单，点发送后在应付款管理系统自动生成一张未审核的应付付款单，不需要在付款单序时簿确认，如图-4。

图-4 费用（借款）申请单生成后续的付款单

业务招待费已发生，现在录入费用报销单。

3. 费用报销单录入

费用管理“与应付集成”，费用报销单的“挂账”参数为必选不能取消。

因为费用借款申请时并不确认到底会发生多少费用，因此费用借款申请单的金额只是一个估计金额，真正报销时有可能是小于申请金额的，需要退款；也可能等于申请金额；也有可能是大于申请金额的，需要企业再付款。

3.1 报销金额小于申请金额

实际确认发生业务招待费1300元，比申请金额少了200，这时要勾选“申请退款”，在单据体中系统会自动多出关于申请退款的列，如申请退款金额等，单据中申请费用金额录入实际的费用金额1300，在退款申请金额中录入费用借款申请单中多申请的200。费用报销单如下图-5。

图-5 需退款的费用报销单

勾选“申请退款”，费用报销单审核后会根据核定费用金额，自动生成一张费用报销类型的已审核的其他应付单传递到应付款管理系统，如图-6。

图-6 核定费用金额1300自动生成的其他应付单

根据核定退款金额，自动生成一张费用报销类型的已审核的应付退款单传递到应付款管理系统，如图-7。

图-7 核定退款金额200自动生成的应付退款单

在费用管理的核销管理的上层报销单中显示一条“费用报销单”记录，在费用管理的核销管理的下层报销单中显示一条“应付退款单”记录；在应付系统到款结算核销界面也会显示一条“其他应付单”记录，在应付系统到款结算核销界面也会显示一条“退款单”记录；可以用之前费用（借款）申请单生成的付款单和此时生成的其他应付单、退款单核销，如图-8。

图-8 付款结算界面对应的单据记录

在应付款管理系统，这两张单据分别通过在应付款管理其他应付款、退款事务类型生成凭证，如图-9所示。在费用管理凭证生成界面过滤不出费用报销单。

图-9（1）应付款管理凭证生成界面对应的记录

图-9（2）应付款管理凭证生成界面对应的记录

3.2 报销金额等于申请单金额

实际确认发生业务招待费1500元，等于申请金额，实报实销，即在费用报销单中直接录入费用申请金额1500，费用报销单如下图-10。

图-10 实报实销的费用报销单

费用报销单审核后会根据核定费用金额，自动生成一张费用报销类型的已审核的其他

应付单传递到应付款管理系统，如图-11。

图-11 核定费用金额1500自动生成的其他应付单

在费用管理的核销管理的上层报销单中显示一条“费用报销单”记录，在应付系统到款结算核销界面也会显示一条“其他应付单”。与3.1中核销界面类似，只是没有退款单，此处不做截图。凭证同样在应付款管理系统，通过其他应付款事务类型生成。

3.3 实际金额大于申请金额

实际确认发生业务招待费1800元，比申请金额多了300，这时要勾选“申请付款”，在单据体中系统会自动多出关于申请付款的列，如申请付款金额等，费用报销单如下图-12。