企业管理流程图绘制的方法及技巧

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什么是流程图？
流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动， 帮助确定改善机会 一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结果的一系列步骤
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流程图绘制
流程图绘制主要包括以下三项 内容：
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司机完成提货并开 车到指定分公司 （15）
物流管理专 员在发货后 24小时内把 产品送货单 附在调货申 请上传真调 入地物流专 员和第三方 物流发运员 （17）
信息系统 仓储模块
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流程图绘制标识
存档: 该框代表一个文档在此处需要被存档。
开始/结束: 该框用以表示一个流程的开始和结束。
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流程图绘制标识
流程图连接标识： 该标识用于同一流程图中页和页的连续或者用于同页内从一个动作框转 到另一个动作框。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接 标识。连接标识的画法：在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后 在需要接入的地方画上同样的流程连接标识，在该标识上写下相同的英 文大写字母。
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业务流程图交付要求
流程图的组成
流程图标题 涉及部门 部门分隔线 标识符
框内的 框内的字 连线 宋体 6－8号 普通不加粗 普通不加粗 中间对齐 中间对齐
将单据传 递给办公 室 将单据传 递给办公 室 将单据传 递给办公 室 将单据传递 给办公室
流程图绘制－ 管理要素的划分
营 运 流 程
采购管理
发电管理
输电管理
配电管理
营销管理
人力资源管理 信息系统管理 管 理 支 持 流 程 预算管理 财务管理 投资管理 技术、电能质量管理 技术、 固定资产管理 行政事务管理 检修计划管理
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标题 宋体 14号 14号 加粗 中间对齐 中间对齐
将单据传递 给办公室
将单据传递 给办公室
将单据传递 给办公室
部门 宋体 10号 10号 加粗 下划线 中间对齐 连线尽量避免交 连线尽量避免交 尽量避免 有时可以 可以适 叉、有时可以适 合并以 当合并以求简单 明了 不同的选项在 不同的选项在连 上标明 线上标明，与框 字体同样 同样要 内的字体同样要 求
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画流程图需了解的信息
下列为绘制流程图所需考虑的要素信息： 下列为绘制流程图所需考虑的要素信息：
行为 输入 在流程中的关键行为 来源 责任
流程中的关键责任
每一行为的主要输入
输出 每一行为的关键交付成果
顾客 每一行为输出的接受者 （内部和外部）
时间和成本 每一行为所需的时 间/成本
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现状流程图样张
样张
中转仓调货流程
调入分公司/中转仓
开始 在本区域中转仓不能 满足分公司要货需求, 同时总部也缺货时,物 流专员向本部提出调 货申请(一式三联) (1) 物流专员根据所收到的单 据,安排对经销商的发运 计划或入中转仓,并在货 物到达前办妥相关手续并 通知车队和收货单位 （18） 中转仓或经销商仓管员按 预先收到的通知核对司机 送来单据,检查和点收货 物 （19） 货物 状态与单据的记 录一致 否 收货单位和司机在产品 送货单和调货申请相应 栏目会签不一致情况后 收货 （20） 收货，中转仓仓管员收 取单据,在手工帐作记 录并把入库,出库资料 通知物流专员 （21） 物流管理专员把库存资 料输入分公司K3系统仓 储模块并将最后结果填 入调货申请表附产品送 货单交物流部用于考核, 索赔对帐 （22） 调货 申请
本部营销管理科根据营销 策略和物流成本考虑，在 两个小时内形成调货方案 ，转交第三方物流操作 (2)
调货方案 运输计划
调货申请
如果方案与营销管 理科的要求有出入 须征得营销管理科 同意，最后方案填 入调货申请， （4） 调货申请
第三方物流计划员 根据调货申请打印 内部采购订单和内 部销售订单 （5）
否 状况表是 否被批准? 是 对状况表 作修改
A
A
继续“是”情况下的流程
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流程图绘制标识
在决定框之前使用手工操作标识： 如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表 示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之 前通常有人工活动标识。
理解流程 编制流程图
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流程图绘制 流程图绘制基础
输入
有明确定义的开端和结束 有输入必有输出 在整个企业组织中“流动” 在整个企业组织中“流动” 不局限于单一的功能和部门
输入 输出
流程
输出
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流程图绘制标识
决定批复： 该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处 需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否 ”的情况，下方联接“是”的情况。
方向标记： 流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。流向从左到右 代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。
是
信息系统 销售模块
发运员把调货申请传 真给调出和调入分公 司物流专员 （9）
物流专员或仓管员会 签产品送货单和《调 货申请》,物流专员 留仓库联和分公司联 （14）
信息系统 仓储模块
物流管理科收到分公 司的通知并把库存资 料输入总公司K3系统 的仓储模块,将调货 申请财务联转财务部 门 （23） 结束
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流程图绘制标识
数据信息: 该标识用于指示输入流程的数据和信息。
流程参见: 该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。
流程操作： 该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件 （如手写的采购单），或人工检查一个文件。
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流程图绘制标识
一套标准的符号能帮助快速并且一致地通过流程图进行沟通
文件/表格： 该标识文件，包括表格、字母和报告。它既可表示输入，又可表示 输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。
系统/数据库： 该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机 系统表现为输入、处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。
营销本部
向备调出分公司物流专 员确认货物适合调出， 如果货物包装不良，须 获调入分公司的书面确 认后形成调货方案 （3）
第三方物流
发运员按调货申请、内 部采购订单和内部销售 订单与运输车队业务员 联系,互相沟通运输能力 和配送需要后制定运输 计划 （6）
调出分公司
物流管理专员收到第三方物流 的传真,通知仓库备货,保证调 出的货物外包装良好,适合销售 。并与车队司机沟通协调 （10） 仓管员以调货申请的承运人证明 栏目内容，核实运输车队司机的 身份 （11） 仓管员按调货申请发货并安排装车 ,司机监督物品包装状态与〈调货 申请〉的描述一致。双方有争议时 先由物流专员协调，最终由本部营 销管理科裁定。并记入〈调货申请 〉 （12） 车队司机开手工产品送 货单(一式六联:分存根 ,商业单位,结算,回单, 车队,分公司联)并在《 调货申请》产品包装状 态栏详细填写实际状况 （13） 产品送货单
否 是否有效？
验证统计 数据的有效性
是
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流程图绘制
询问一个流程活动的问题包括：
流程范围 控制目标 主要控制点 涉及部门及表格 流程流转时间 特定政策
流程/任务生成什么？ 职员怎样执行它？ 为什么要这样做？ 何时、由谁对它进行复核？ 流程活动需要多少时间？ 流程活动何时需要？ 错误/问题的种类、频率和发生原因是什么？ 怎样处理错误/问题/例外？ 输出什么？输出多少？ 输出至哪里？
企业管理流程图绘制的方法及技巧
– 流程图绘制目标及基本知识讲解 – 流程图的绘制 – 流程图交付要求
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流程绘制目标
理解现有流程和资源分配 理解现有流程和资源分配 阐明企业关键问题 识别改进的良机
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发运员根据调货申请和销 售订单等单据用电话通知 运输公司安排车队,同时 填制调货申请上的承运人 证明栏目车队在调货申请 上相应栏目盖章 （7）
调货申请 内部销售 订单
内部 采购订单
内部 销售订单
发运员把调货申 请复印件交给运 输车队 （8）
物流管理专 员在分公司 的信息系统 仓储模块输 入库存数据 （16） 信息系统 仓储模块
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流程图绘制的技巧
建议步骤: 建议步骤:
从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程 确定每个子流程的开始和结束(保持重点) 确定关键输入和输出 按步骤进行每个关键业务子流程 节约时间:
如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面
需要 与流程牵涉的人员交流
不能 闭门造车，在真空中工作
需要 在开始前确认流程的起点和结束
不能 在确认流程范围前绘制流程
需要 高层次的流程图
不能 陷入太多的细节
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业务流程图交付要求
流程图的格式
宋体 标题采用14号字体、加粗、中间对齐 部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐 框内采用6－8号字体、普通不加粗、中间对齐 连线采用与框内同样字体、中间对齐 尽量避免相交线
将单据传 递给办公 室
将单据传递给 办公室
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业务流程图交付要求
起始点、终止点和流程对象必须清晰 输入和输出应当明确 应当在合适的地方标出估计时间（该项流程作业所需的时间） 为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围 做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图 详细程度应达到足以识别无效率的活动 量化目前的关键绩效考评指标
采用标准的流程图符号 在流程绘制过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会 核查流程的准确性
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流程绘制应注意的要点总结
需要 按实际情况绘制流程 不能 按照自己的想象绘制流程 需要 在整个组织内思考流程 不能 把流程图局限在自己的部门