(管理制度)公司企业文件和资料管理制度

1.目的

本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件均受控，各部门及各岗位均使用文件的有效版本，且于实际工作中有效实施。

2.适用范围

本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。

3.术语和定义

参见ISO9000:2000之规定。

4.职责

4.1各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统壹标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；

4.2各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；

4.3各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；

4.4各部门负责对本部门持有文件进行有效管理且保证其有效实施；

4.5各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息且及时组织修改；

4.6全员执行过程中发现文件存于问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1壹级文件：质量手册；

5.1.2二级文件：程序文件；

5.1.3三级文件：作业指导书；

5.1.4记录表格

5.1.5规范、标准

5.1.5.1公司内部技术标准

a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；

b.化工原、辅料检验标准；

c.成品质量标准/产品内控标准；

d.已备案的企业标准；

e.工艺技术文件；

f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；

g.国家强制执行的有关标准；

5.1.5.2公司外部参考标准（包括可收集到的国际、国内先进标准，同

行企业标准等）；

5.1.6顾客提供的文件和资料（包括图样）

5.1.7法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。

5.1.8公司内部各项管理规范、制度

5.1.9公司内部各部门之间、和公司外部之间的发出公文。

其中5.1.1-5.1.9所描述的文件为受控文件。

5.2文件的编写、审核和批准

5.2.1文件的编写

5.2.1.1品质/技术部组织编写《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《表格管理规程》，对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定，且下发到各职能部门，同时组织各部门指定的文件编写人员学习之上文件。

5.2.1.2各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的关联规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001：2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；

5.2.1.3对5.1.5.1所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写《技术文件管理规程》（或分别制定《标准管理规程》、《工艺管理规程》、《配方管理规程》等技术文件），由品质/技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。

5.2.1.4各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文

的起草、审核、批准和传递工作。

5.2.2文件审核

5.2.2.1《质量手册》由管理者代表审核；程序文件、管理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认，同时要签具审核日期；

5.2.2.2审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；

5.2.2.3当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织关联部门对文件内容进行会审，会审人员对审定通过的文件进行签名确认且签具会审日期；

5.2.3文件批准

5.2.3.1《质量手册》由总经理批准；程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准；作业指导书由各部门负责人批准；公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准，如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/管理者代表批准，以此类推。

5.2.3.2批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持，对文件的可操作性及有效性负责。

5.2.3.3公司所有质量体系文件必须按照5.2.3.1的规定进行批准，然后到品质/技术部备案后才能下发实施；

5.2.3.4所有文件经规定的权限批准时，批准人必须签署本人姓名和批准日期，否则视为无效文件，执行部门有权拒绝执行。

5.3文件标识

文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，之上所有标识对该文件而言均是唯壹的。

5.3.1文件编号

5.3.1.1公司内部通用标准和产品标准

编号格式为：

Q/BBXXX-YYYY

其中：

●Q-企业内部标准代号

BB-公司代码：

GL—xx化妆品XX公司（广州工厂）

SL—xx化妆品XX公司（汕头工厂）

LC—xx化妆品XX公司（广州工厂和汕头工厂）

●XXX-顺序号（001-999）

●YYYY-年号（以自然年号为准）

5.3.1.2壹般性技术标准、管理规范和制度

编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。

（XXX）

部门下壹级机构（TT）

部门代号（AAA）

文件类别（DD）

公司代码（BB）

其中：

●BB—公司名称代号:

GL—xx化妆品XX公司（广州工厂）

SL—xx化妆品XX公司（汕头工厂）

LC—xx化妆品XX公司（广州工厂和汕头工厂）

●DD—文件类别（详见附表1：本公司壹般性技术标准、管理规

范和制度编号）

●AAA—提出该作业指导书的部门

●TT—部门下壹级机构的编号（如车间、科、室等）能够是从01

—99之间的任何数字

●XXX顺序号，能够是从000—999之间的任何数字

●VV修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00，作业指导书

每修正壹次，VV则递增01，VV能够是从00—99之间的任何数字。