货代操作与单证流程培训

要求客户不晚于仓库装箱当天中午12点前到单到货。
•
同一个箱拼箱的客户可以用同一个进仓号进仓，在发送进仓通知给客
户的同时，要发送一份送货装箱通知书（仓库装箱）给仓库操作人员，把 同一个箱拼箱的货物汇总，注明每个客户的货物数量，以便仓库对照收货。
•
在预计装箱的前一个工作日，跟未到货客户联系，看能否按时到单到
拖车费用。在客户下班前，找车队调度要到车牌号和司机电话，填写到装
箱通知书里面发送给客户。寸滩箱由于不指定箱号，客户会对照车牌号和
提单号装箱。
•
由于我们发给车队和发给客户的是一样的装箱通知，发给客户的装箱
通知书，要注意把拖车费删掉。
•
客户自己安排拖车的，装箱通知直接发送给客户即可。
•
2.送货港口装箱通知书（港口装箱）：提货港口装箱是指客户委托我
•
送货港装和送货仓库装箱的货物，在货到当天跟现场人员或仓库操作落实车
辆到达情况。
•
在落实以上情况的时候，发现车辆不能如期到达，影响装箱的，马上联系调
度询问原因，新的到达要通知业务介入跟客户协调。
•
装箱过程中，出现
•
厂装箱装箱回场后，在码头网站核实重箱进场情况。如果是寸滩箱，要跟客
户核对箱号。一票货有多个箱的，要跟客户索要分箱资料，报多票的还需要跟客 户索要分票分箱数据，并报给订舱单位。
•
如果客户对港口装箱有要求的，要在给我司现场工作人员的装箱
通知里面注明。比如打托要怎么打法：要那种托盘，是否垫纸板，纸
板是上下垫还是只垫下面，是否缠拉伸膜，编织带缠几根等。需要我
司准备装箱相关材料的，如托盘，纸板，胶布等，要在装箱前一个工 作日通知现场工作人员。
•
3.提货装箱通知书（仓库装箱）：提货仓库装箱是指客户委托我
要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在 托书上面备注出来。
制作托书
•
由于托书全部通过系统制作， 进入系统，新生成的作业需要完善以下内
容：
• 1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的
收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的港代理。
• 2.订舱代理。
•
通知书做好了发给客户，请客户提供一下送货司机的联系方式，
补充到通知书上，再发给现场工作人员。其他操作步骤跟提货装箱通
知书（港口装箱）一样。
•
5.送货装箱通知书（仓库装箱）：送货仓库装箱是指客户自己安排车
子送货到我司物流仓库，在物流仓库装箱。操作步骤跟送货装箱通知书
（港口装箱）一样，只是装箱通知不再给我司现场人员，而是给仓库操作
• 2.）客户自报关，就直接注明自报关即可。 • 3.）在订舱时最好能确认一下客户是报几票关，在托
书上注明。订舱单位向船东订舱时就要索要相应票数的提 单号，否则客户报多票，向船东后补申请提单号的话，需 要重新走一遍订舱程序，非常耽误时间。
3.运费组成。预付货注明美金费用，佣金，人民币费用。到付货必 须注明到付约号，有美金金额的话更好，一般没有佣金，再写个大 概的人民币费用就行了。
•
如果订舱当天客户就要装箱或者订舱当天就是装箱的前一个工作日，放箱时间就写
当天日期。如：周二订舱，客户确定周三装箱，则注明日期当天放箱；周五订舱，客 户周末/周一装箱，同样注明日期当天放箱。（如果是港装货，请在放箱后通知支线头 天晚上摆箱。）
•
订舱当天还没到客户预计的装箱日期的前一个工作日的，则注明工厂预计装箱时间
•
港装的货物，装箱过程发现有件数不符、包装污染/破损等情况，要及时通知
业务跟客户确认。装箱过程中，现场操作会拍照，如客户需要装箱照片的，装箱
完毕后，提供给客户。
•
仓库装箱的货物，装箱过程发现有件数不符、包装污染/破损等情况，要及时
通知业务跟客户确认。装箱过程中，仓库操作会拍照，如客户需要装箱照片的，
货。可以的话就通知订舱单位放箱，并将放箱信息补充给仓库操作。
三.摆箱
•
在港口装箱的货物，要多一个步骤，就是预约摆
箱。
•
港口摆箱要提前一天由支线预约，没有预约的货
要在港口装箱，要等货到后支线才办理摆箱手续，港
口现排计划去摆箱。视港口繁忙程度，货在港口要等
比较久才能实现装箱。所以，货到后预约摆箱的做法
发送托书
• 在装箱前的2个工作日，把托书发送给订舱单位。特别是MSC，头一
个工作日订舱，第二个工作日才能放箱的船东，需要特别留意。
• 如果是当天订舱放箱的货物，最好上午就把托书给订舱单位，不要晚
于下午3点，否则有可能来不及当天放箱。
• 各家订舱单位订舱方式如下： • 浩航，邮件发送托书； • 民生，传真+QQ发送托书； • 集海，传真+QQ发送托书； • 长航，传真+QQ发送托书； • 太平洋，传真+QQ发送托书； • 外运，QQ发送托书； • 锦海捷亚，QQ发送托书
息提供给客户）
落实江船是否按 时开出
核对订舱基本信 息并制作订舱委
托书
核对账单
操作SOP
• 操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，
对时间把握较强。以下内容中的“天”是 指自然日，“工作日”是指周一到周五， 请留意两种说法的区别。
一.订舱
• 查看客户委托和流转单内容。 • 首先查看客户委托和流转单内容是否完整。 • 特别是： • 1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否
• 由于各家船东收取的人民币费用不一致，订舱的时候把
确定的人民币费用写上就行了，如THC，安保，港建， 其他如铅封、报关费、外理等各家收取不一的费用不要
注明，待对账的时候跟订舱单位确认就好。
4.客户有特殊要求的，比如船期要求，倒签，提单显示特 别内容，申请目的港免费用箱期等，要在特约事项里写 出来。
装箱完毕后，提供给客户。
•
寸滩箱装箱完毕后，把箱号发给订舱单位核对。
五.报关
•
海关从2010年5月18日起启用出口货物运抵报告操作系统，运抵报
告发送流程是货物回场，报关单据送达报关行后，支线将船名/航次/提
单号/箱号发送到港口和EDI中心，港口根据支线提供的信息发送运抵报
告给海关，海关收到相关信息后才接受申报。
司安排车子去工厂提货运到港口装箱。提货分成集装箱带货回港和散货车
带货回港。集装箱带货回港在码头要付掏箱费，货物的运输安全比较可靠；
散货车不需要，但是要注意加固和防雨措施。
•
放箱当天要把提货装箱通知书（港口装箱）先发送给调度，注明拖车
费用。如果客户对提货的车辆有要求的，要在给调度的装箱通知里面注明。
在客户下班前，找调度要到车牌号和司机电话，填写到装箱通知书里面 （注意把拖车费删掉），发送给客户和我司现场工作人员。
• 1.厂装还是港装，什么时候放箱 （订舱前确认了海船时间的要特别注明）
•
1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注
明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。
•
港装货物全部需要注明我司监装，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要
求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码
操作流程培训
目录
• 一.订舱 • 二.放箱 • 三.摆箱、装箱 • 四.配船、报关 • 五.对费用 • 六.追索核销单据
发送订舱委托给 订舱代理
收到订舱代理的放 箱通知记录并做好
装箱通知书
发送装箱通知给客 户或者对应的拖车
公司
箱子装箱回场后，落实箱号等， 让订舱代理配船，报关。（自 报关的请找订舱代理要报关信
人员。
•
6.空运货提货/送货通知书：提货是指客户委托我司安排车子提货，送
货是指客户自己安排车子送货。提货/送货前一个工作日将该通知书发给客
户即可。我司安排车子的，加上司机车牌号和电话。
•
7.进仓通知书：我司自拼的拼箱货用这种进仓通知书，只用于发给客户。
有些客户送货较早，请在接到流转单后尽快将该通知发给客户。我司一般
在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。
• 2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求； • 3.“报关要求”是代报关还是自报关； • 4.“运费”是到付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有
佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费， 以便船公司查实。
• 5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。 • 6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需
卸区，然后将该票货对应的工厂发票号、进仓号、提单号、箱号、船名
航次、卸区和支线信息提供给客户，告诉他们在开船前一个工作日上午 报关完毕，并在下午2点前把报关单提供给订舱单位现场；
•
我司自己委托报关行报关的货物，装重后向支线索要报关信息，
包括船名航次和卸区，然后将该票货对应的工厂发票号、进仓号、提
单号、箱号、船名航次、卸区和支线信息提供给报关行，提醒他们报 关完成的时间，并在下午2点前把报关单提供给订舱单位现场；
东的免费用箱期文件见附件2。
•
如果工厂地址较远，需要在装箱前一天提箱/提货/送货的，则要
在前一个工作日落实提箱/提货/送货事宜，没有问题就放出箱子。
•
MSC放箱较慢，需要在上述基础上再提前一个工作日落实装箱/
提箱/提货/送货事宜，这样可以在通知订舱单位放箱的第二个工作日
放出箱子。以保证在第三个工作日顺利装箱。
的前一个工作日放箱或者待通知放箱。
2.委托订舱单位报关还是自报关，报几票关；
• 1.）客户委托我司报关，我司根据跟各家订舱单位的协
议，如果有免报关费，就委托给订舱单位，注明委托报关； 如果不免报关费，可根据实际情况衡量是否委托给订舱单 位报关，衡量的因素包括：该票报关是否复杂，是否在抢 时间报关，是否需要订舱单位跟进报关和配船的衔接等等。 如果不委托给订舱单位，我司另行找报关行，则注明自报 关。