项目文件文控信息管理办法(a版)

中化弘润滨海-青州输油管道工程项目文控信息管理办法

目录

1总则 (1)

1.1概述 (1)

1.2定义 (1)

1.3范围 (2)

2项目文件管理控制 (2)

2.1项目文件编码规则 (2)

2.2项目各方职责 (2)

2.3项目文件的处理 (2)

2.4文件的更改和废弃 (5)

2.5项目文件的复制与借阅 (5)

2.6项目文件的保管与存档 (5)

3项目文件排版要求 (6)

4附则 (6)

5附录 (6)

1总则

1.1概述

项目中所发生的各种通信往来文件是整个项目从始至终不可缺少的纽带，在项目运行过程中起到管理和控制作用，也是整个项目的原始依据。为保证项目中信息传递的及时、准确和对文件审批、执行状态的准确掌握，应着重对信息处理过程进行控制。在项目开始前，针对项目的特点，研究建立一套切实可行、行之有效的管理系统，真正把纸面上的程序一步一步落实到位，实现对项目信息和文件要求达到快速反映、准确到位的控制目的。

1.2定义

•项目：中化弘润滨海-青州输油管道工程。

•建设单位：山东滨海弘润管道物流股份有限公司。

•现场项目组：建设单位的派出机构，负责项目现场管理工作。

•政府质量监督部门：是国家授权对工程项目建设进行质量监督评定的权威性机构。

•监理单位：受建设单位委托，承担本工程施工监理任务的单位。

•勘察设计承包商：由建设单位委托，实施本工程勘察、测量、设计及现场服务的承包商。

•施工承包商：与建设单位签订施工承包合同，负责完成合同工程施工任务的单位。

•材料、设备供应商：与建设单位签订供货合同，负责完成合同货物供货任务的单位。

•检测承包商：与建设单位签订检测服务合同，负责完成合同范围内检测任务的单位。

1.3范围

本管理办法适用于中化弘润滨海-青州输油管道工程

本管理办法规定了监理单位、施工承包商、材料设备供应商、检测承包商等项目参建各方之间项目文件的通信方式、文件编码规则、管理与控制程序。

2项目文件管理控制

2.1项目文件编码规则

文件编码系统是由项目代码、发文单位（部门）代码、文件类别代码、发文时间代码、流水号等五段代码组成。

在文件系统中，用几个字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数字就叫做代码。代码具有唯一性。由代码组成的码值叫做编码，文件编码亦具有唯一性。

文件编码规则详见附录1《项目文件编码规则》。

2.2项目各方职责

2.3.1项目各参建单位具有签字权限的负责人负责发出和接收文件的批准、签发和批阅。

2.3.2各参建单位部门负责人负责本部门发出文件的审核。

2.3.3具体经办人负责本部门发出文件的起草。

2.3.4文控管理人员负责根据附件1《项目文件编码规则》对编码进行统一管理，并进行收发、传递控制和存档。

2.3项目文件的处理

2.3.1 通信管理及编码分配

2.3.1.1全部通信文件的编码由文控管理人员统一分配并保留在相应的通信

登记文件中，全部文件管理登记的记录文件必须单独建立相应的数据库进行管理，要求达到文件的快速查阅功能。

文件要由文控管理人员在数据库存档时按照文件的最终版的时间进行排序并分类管理。文件系统应建立纸介质（硬拷贝）和电子版（软拷贝）两套存档系统。

2.3.1.2各参建单位应建立通信联络系统，以保证各方之间相互通信联系的通畅。项目各方文件来往应按照《项目文件编码规则》将文件进行编码分配，文件编码不得重复。

2.3.2 文件的控制

项目各方之间的文件传递应除按照《项目文件编码规则》将文件进行编码分配外，还应在文件上由项目具有签字权的负责人签发，同时加盖有效印章后才能进行传递，并视为有效性。

2.3.3文件的接收与发出

2.3.3.1各参建单位在文件传递过程中，当接收到文件后，首先由本单位的文控管理人员签字确认文件已收到并回复发文单位，以保证信息的及时性，此后由文控管理人员进行登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。

在分类登记时应标明接受到的文件编号、日期、来文单位及主题，并标注是否需回复。文件内部传送应按照本单位制定呈批程序进行，由文控管理人员将本负责人批示进行传送，最终使文件闭合。

2.3.3.2文件发出前由文控管理人员按照《项目文件编码规则》相关要求编码，文件应套用本项目制定的统一文件格式，并对文件页面和文字、字号等按照本管理办法进行设定。经本单位项目相关负责人批准签发后发出，并将发出的文件分类登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。

2.3.3.3建设单位启用项目“受控接收”和“受控分发”专用章，向各设计、监理、施工等单位发出的文件上必须加盖“受控分发”章方为有效文件。

2.3.4文件的状态控制

文控管理人员应在每周规定的时间对文件收发状态数据库记录进行检查，及时对文件闭合情况作好记录，使工程信息能够处在最佳状态，保证往来文件的完整性和可追溯性。

2.3.5文件的传送方式

项目各方间的文件可以通过当面递交或传真方式传送，如重大、重要函件需要邮政寄送正式原件的则需通过邮政快件方式传送。

2.3.6文件的传送确认要求

项目各方在文件传递过程中，在收到文件时应马上给予签字确认并将确认单回复发文方，文件签字确认回复不得超出收文后的2小时。

2.3.7电话会谈

项目参建各方在通过使用电话会谈时应有“电话记录”，是指重要性、决策性的谈话，但其中所有决定和信息传送应以书面文件为准。

2.3.8电子邮件

2.3.8.1项目参建各方之间的信息需要快速沟通、传递的信息可通过电子邮件的形式进行传送，但其中所有决定和信息传送应以正式书面文件确认为准。

2.3.8.2项目参建各方应为本项目设立专用电子信箱，专门用于本项目文件的传递。

2.3.8.3收到电子邮件后，收文单位应马上按照约定的格式进行确认回复（证明邮件收到的确认回复，不得使用自动回复）。

2.3.8.4有保密要求的文件，不允许通过电子邮件发送。

2.3.8.5电子邮件文件，在通常情况下应以签字盖章的PDF文件格式发送。

2.3.9会议纪要

2.3.9.1会议纪要用于证明信息和确定议项。会议纪要应记录会议中的讨论议项及做出的决定、参加人员和时间。每一份会议纪要需分送到出席会议的参建各方，供各方执行会议中所确定的工作和了解项目工作安排。

2.3.9.2会议纪要由会议组织单位负责起草，经与会各方审查签字确认后，在