浅谈合并高职院校干部人事档案管理的现状与对策
高职院校档案管理工作的现状及改进措施
作 是 高 职 院校 管 理 工作 的重 要 内容 之 一 , 随着 我 国 案信 息 资 源 的 管理 人才 , 案 人 员素 质 严 重制 约 了 档 高等 教 育 事 业 的普 及 与 飞速 发 展 , 职 院校 办 学 规 档案 管理现 代化 的发 展和档 案信 息 资源 的开发 。 高
管 理 阶段 , 满足 看堆 守摊 , 重影 响 了档案 资源 的 只 严
3 . 档案管理人 员素质参差不 齐
高 职 院 校档 案 管 理 人 员 队伍 整 体 水平 不 高 , 大
高职 院校 在 教学 、 科研 、 理 以及其 它各 项 活动 中直 部 分 档案 管 理 人 员是 非 档 案专 业 毕 业 , 历 层 次 相 管 学
接形 成 的 , 社会 、 对 高职 院校和 学 生具有 保存 价值 的 对 较 低 。 随着 高职 院校 档 案 归档 范 围的 不 断扩 展 , 各种 文字 、 图表 、 声像 等不 同形 式 的历 史记录 。档案 对 档 案 管理 现 代 化 的要 求 不 断提 高 , 案 管 理人 员 档 管 理工 作在 高职 院校 的人 才 培养和 科 学研 究诸 领域 素 质 不 能满 足 档 案 管理 需 要 的 矛盾 日益 加剧 , 案 档 中发挥 着 基 础 性 作用 , 好 高职 院 校档 案 管 理 工作 管 理人 员专 业 知识 不精通 、 做 知识 结构 不合 理 、 新 意 创 是 高等 教育 事业 发 展 的需要 。高职 院校档 案管 理 工 识 不 突 出等 , 别 是缺 少 能 开展 档 案 研 究和 开 发 档 特
服 务 , 师 生服 务 , 为 为社 会 服 务 , 为 高职 院校 档 案 职 院校 由于 各种 原 因档案 管理 工 作还 没有 完全 规 范 成
中职学校合并升级为高职院校后的档案管理问题及对策
中职学校合并升级为高职院校后的档案管理问题及对策作者:吴晖来源:《办公室业务(上半月)》 2017年第7期如今我国对教育问题更加重视,使得教学体制的改革步伐不断推进,同时对原有教育结构进行优化,中等职业教育转向高等职业教育已经成为必然发展趋势。
根据《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》(国发〔2014〕19号)精神,结合娄底市职业教育布局的实际,2015年10月,市委、市政府作出了将我校整合到娄底职业技术学院的决定;2016年2月,省政府批复同意两校整合。
如此有利娄底职业技术学院拓展专业大类和提高娄底医药卫生人才培养的层次、质量的决策部署,为娄底现代职业教育体系的建设发展提供了智力和人才支持。
同时也会给学校的档案管理工作带来了一系列新问题和新情况。
本文就可能出现的问题提出针对性的建议及对策。
一、现存档案管理问题(一)档案材料归档问题。
对于合并的中职院校在学校合并入高职院校前,累积有大量的档案材料,学校合并后需要重新收集整理,由于档案材料数量较大,平时学校会安排专岗专人进行管理,但在学校合并期间,人事出现调动,责权分配混淆,部分相关工作人员提前离职或因为学校合并工作而忙得不可开交,对档案收集整理难免会出现纰漏,会出现整理档案时找不到了解情况的负责人和一些重要有价值的资料;档案重新归档时人手不够等问题。
且随着中职院校的合并,学院办公室也会变动搬迁,在搬迁过程中,由于管理人员不足和缺少档案保护意识,所以对档案资料的妥善处理和识别价值不到位很可能会导致档案遗失。
同时,学校的文件材料种类繁多,多年累积下来,许多已经无用的材料也没有及时处理,在搬迁过程中会和档案混在一起,造成处理困难甚至错误处理,致使一些珍贵的档案资料丢失,无处寻找,严重影响了档案的完整性。
(二)档案集中管理问题。
中职院校在合并入高职院校时,不可避免地要对原有的管理制度和办学方式进行改动,故而在合并过程前期各项工作的开展都会受到影响,由于大部分宗卷材料需要重新进行数字化存档,在信息服务作用程度未得到普及的当下,档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面,且合并的高校里档案管理手段参差不齐,原各校区档案或实行集中管理,或人事档案归人事处管理,科研档案归科研处管理,声像档案归电教中心管理等,使得档案的集中管理实际操作起来十分困难。
浅谈高职院校档案工作中的常见问题及对策
由其他部 门工作人 员兼 管 还有一 些高职 院校 即使配备 了专 职档案 员. 但是这些档案管 理人员并非档 案管理专业 出身 . 有些也没 有经过 专业培训 . 在理论 和实际操作方 面缺乏专业指 导 . 对档案管理 工作的 科学化、 规范化没有起 到推 动作用 。
2 - 3归档 分类混乱
2 0 1 3 年3 5 期
科技 I向导
◇ 科学管理◇
浅谈高职院校档案工作中的常见问题及对策
( 包头职业技术学院 范羽佳 内蒙古 包头 0 理工作是 高校众多管理 工作 中的重要组成部分 。 档案管理工作以为教 学、 科研 、 学生管理等提供信 息查询和信 息
专业化 、 职业 化发展 , 档案 管理工作必须要从 新思想 、 新 方法 、 新思路 人手 . 提高认识 . 使高校档案工作上一新台阶
《 高等学校档案管理办法》 对 高校档 案的归档范围作了明确规定 , 其 中包括教学类 、 科研类 、 党群类 、 学生类 、 行 政类 、 仪器设备类等若 干 项, 这些高度概括的 门类可广泛适用于各类高等院校 。由于高 职院校 1 . 1 高职院校档案是高职 院校发展史的文字记录 对学 生的动手能力 要求较高 . 对科 高职院校的档案 , 应该是伴 随学校 的产生而开始 , 它是 指用文字 、 以培养 高素质技能型人 才为 目标 。 因此 . 目前 高职院在档案 管理方面存在 的普 图片 、 表格等形式所 记载 、 保存 的关 于高职 院校在 教学 、 科研 、 学生管 研等 方面并不十分重视 . 理、 行政管理 、 后 勤管理等各个 有关于学校发 展方方面面事 宜的原始 遍 问题就是还不能较好 的科学确定 归档类别 以及 形成切实有效 的归 资料 , 它的数量与学校发展成正比 . 是一 种不可再 生 、 无法捏造的原始 档制 度 , 仍存在管理不规范 的情况 。 ’ 数据 . 并且对于学校历史的展示和积淀具有重要 的作用 2 . 4高职 院校师生对档案管理工作缺乏足够认识 高校 的档案 管理工作总是 被人 认为不过就 是收集 、 整 理、 保管档 1 . 2 高职院校档案是高校迎评的重要依据和参 考数据 档案工作 的重 要性和未来效 力没有被及 时发现 . 这也 极大的阻碍 高职院校人才培养水平评估是每所高职院校跨越式发展的必经途 案 。 径, 它是对一所 高职 院校在教科研管理 、 硬件条件 、 师资力量等方 面衡 了档案管理工作的发展。 2 . 5 档案管理工作安全存在隐患 量办学条件和管理水平 的综合评价 而档案管理工作是教学评估的一 大多数高 职院校 . 都是按 照社会需求不 断调整办 学结 构 . 这就存 项重要指标 。档案是高职 院校在人才培养思路 、 教学理论 和实践 、 教学 搬迁 、 重建等一系列情况。 而在搬迁 、 调整机构 、 人员 变动的 方法改革等方面最真实 的原始记录 . 评估专家组可通过查 阅档案 . 了解 在着合并 、 有可能存在档案工作被疏忽的情 况 , 一旦发生诸如此类事件 , 所高职院校的办学思路 和人才培养水平 .可 以说是一种重要 的数据 进程 中, 原件丢失 、 材料不足等情况 , 这也 是一个很 参考和衡量标准。 在评估过程 中. 专家组可以通过档案中记载数据. —— 档案 的管理就会 出现混乱 、
怎样做好高职院校合并后的档案管理工作
怎样做好高职院校合并后的档案管理工作摘要:本文针对目前高职院校合并越来越多的现象,仔细分析了高职院校合并后教学档案管理工作所面临的问题,提出了相应的解决措施,强调档案管理人员队伍建设在提高合校档案管理工作效率、加快档案管理的信息化等方面的重要作用,以期帮助高职院校做好合校后的档案管理工作。
关键词:高职教育院校合并档案管理中图分类号:g717 文献标识码:c doi:10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.1951 引言近年来,为调整优化教育资源格局,深化教育体制改革,提高职业教育的办学层次和办学水平,高职学校之间的合并重组已成为时代潮流。
这样的合并,在给高职院校带来发展机遇的同时,也面临着不少问题,合校后的档案管理工作就是其中的难题之一。
合并之前,各学校的办学规模不同、档案管理工作人员素质参差不齐、档案管理机制各异都给高职院校合并的档案管理造成了重大阻碍。
如何实现高职学校合并后档案管理资源利用的最大化就成为档案管理人员必须解决的首要问题。
2 高职院校合并中档案管理工作遇到的问题2.1 档案管理制度不合理,管理项目不一致由于高职院校合并中的主体多为中专院校,各自的办学规模、管理制度、学校特点都存在很大差异,这严重不符合合校后办学规模急剧扩张的需要,学校的各项工作也都会受到影响,因而,处于院校管理边缘的档案管理工作,得到的人力、物力支持远不如教学工作中的其他项目。
由于合并前的各学校档案管理制度和项目设置出入较大,学校合并后造成一定的人事混乱,这使得档案管理工作的开展严重受阻。
2.2 档案管理人员专业素质参差不齐由于中专院校档案工作人员所接受的专业知识教育和培训较少,理论水平不高,只是单调地重复着收集、整理、装订成册、储藏等一系列机械性的工作,人力资源没有达到最佳的优化配置效果。
2.3 管理技术手段落后由中专学校合并而来的高职院校资金投入不足,基础设施建设不全,档案管理技术落后,档案内容的质量低下,档案整理和保存的环境较差、空间拥挤,影响档案的有效合并和保存。
高职院校档案工作规范管理现状分析
高职院校档案工作规范管理现状分析
高职院校档案工作规范管理是保证高职院校档案工作顺利开展和档案管理工作的关键,也是高职院校档案工作的重要保障。
因此高职院校档案工作规范管理的流程、制度和规范
必须得到严格的执行和管理。
目前,高职院校档案工作规范管理存在以下几个瓶颈:
一、缺乏规范制度
高职院校档案工作规范管理欠缺规范性,缺乏明确的管理制度和标准。
这给档案管理
带来了诸多困难。
二、缺乏专业化管理
高职院校往往缺乏专业化的档案管理人员,导致档案管理工作常常陷入混乱和困境。
多数高职院校档案管理部门不规范,管理力度不足,档案管理工作缺乏前瞻性。
三、档案数字化管理面临挑战
目前,高职院校档案管理普遍面临着数字化管理的挑战并相应地遭受着管理层面的问题。
四、缺乏相应管理技能
高职院校档案管理工作人员大多缺乏专业的档案管理知识,管理技能欠佳,导致档案
管理的效率和质量都受到了影响。
高职院校人力资源管理存在的问题及应对措施
高职院校人力资源管理存在的问题及应对措施发布时间:2021-11-10T08:40:30.225Z 来源:《中国科技人才》2021年第23期作者:张婷婷[导读] 高职院校人力资源管理工作就是针对学校内的教职工从招聘、录用、培训一直到升迁、调动、评价以及退休整个过程的管理工作。
四川城市职业学院 610110摘要:近年来,随着国家对职业教育发展的大力支持与鼓励,我国的高职院教育行业得到了极大的发展,同时也取得了较为理想的成绩。
但是由于现阶段高职院校在人力资源管理过程中逐渐暴露出一些问题,阻碍了高职教育的良性发展。
因此本文针对高职院校的人力资管存在的问题展开详细的分析,并进一步提出加强高职院校人力资源管理的对策,以此来促进高职教育的健康有序发展。
关键词:高职院校;人力资源管理;措施前言:高职院校人力资源管理工作就是针对学校内的教职工从招聘、录用、培训一直到升迁、调动、评价以及退休整个过程的管理工作。
其目的在于以科学的方式对师生之间、教职工与教育事业及社会环境之间的相互协调,实现人尽其才、人适其事的目的,从而促进高职院校的良性发展。
而随着高职院校数量的持续增加,生源的竞争变得越来越激烈,而过去传统、僵硬的人力资源管理方式已经无法满足新时代的发展需求,所以高职院校需要尽快适应和改革人力资源管理模式,以调动教职工工作积极性和构建新型人力资源管理体系的方式来促进高职院校的快速发展,确保院校能够最大限度的利用人力资源管理的高效率和高效益来实现创新发展。
1、现阶段高职院校人力资源管理中存在的问题1.1人力资源管理认识不足由于我国人力资源管理工作在我国仍然处于起步阶段,加上高职院校的发展时间并不是特别长,所以与发达国家相比,我国高职院校对于人力资源管理的认识程度相对较弱,并且缺乏科学合理的管理理念。
所以从整体层面而言大部分高职院校都尚未构建起统一的、完善的能够与高职教育战略相匹配的人力资源管理体系,导致目前的人力资源管理模式较为粗放、随意[1]。
高职院校档案管理工作的现状与改进对策
高职院校档案管理工作的现状与改进对策一、现状分析高职院校是培养技术技能型人才的重要平台,而档案管理是高职院校不可忽视的一项基础工作。
档案管理工作的质量直接关系到学校教学、科研工作和管理水平的提高。
当前高职院校档案管理工作仍存在一些问题,主要表现在以下几个方面:1. 管理体系不健全:一些高职院校的档案管理工作缺乏统一的规范和标准,部门之间工作交叉、信息孤岛,导致档案管理的混乱和不规范。
2. 技术设备滞后:一些高职院校的档案管理部门缺乏现代化的信息化管理系统,很多工作还是依靠人工操作和传统纸质档案,效率低下且易出现丢失、损坏等问题。
3. 人员素质不高:一些高职院校的档案管理部门人员普遍缺乏专业知识和技能,对档案管理的重要性和新技术应用认识不足,导致工作效率低下和质量参差不齐。
4. 安全风险较大:一些高职院校档案管理存在信息泄露、数据安全隐患等问题,对学校的稳定和发展造成一定影响。
二、改进对策为了提升高职院校档案管理工作的质量和效率,有必要采取一些措施和对策:1. 健全管理体系:建立健全高职院校档案管理规范和制度,明确各部门职责和工作流程,加强跨部门合作和信息共享,提升档案管理的规范化和高效性。
2. 引进信息化技术:加大投入,引进先进的档案管理信息系统,实现档案数字化、网络化管理,提高档案检索、存储和共享的效率,减少纸质档案的使用,确保档案安全和完整。
4. 加强安全管理:建立高职院校档案管理的安全保密制度,加强对档案数据的备份和恢复,采取多层次的安全防护措施,防范信息泄露和安全隐患的发生。
5. 加强监督和评估:建立档案管理的监督检查机制,加强对档案管理工作的监督和评估,及时发现和解决问题,确保档案管理工作的持续改进和提升。
三、总结高职院校档案管理工作的现状与改进对策,需要学校领导和相关部门的高度重视与支持,更需要档案管理人员的自身努力与创新。
只有通过合理的规划与部署,完善的管理体系,引进先进的技术设备和工具,提升人员素质,加强安全管理和监督评估,才能更好地提升高职院校档案管理工作的水平,满足学校教学科研与管理的需求,为培养更多优秀人才做出贡献。
关于高职院校人事档案管理的几点思考
关于高职院校人事档案管理的几点思考摘要:伴随着我国当前高职院校的快速发展以及目前我国人事制度改革的持续推进,新形势下高职院校人事档案管理工作需要应对的新问题不断增多并日趋复杂。
如何才能够积极推动我国高职院校人事档案管理的科学持续发展,已成为当前业界亟待解决的重要课题。
基于这一现状,笔者就我国高职院校人事档案管理工作进行分析与讨论,以期能够对我国当前高职院校人事档案管理工作的加强提供一点可借鉴之处。
关键词:高职院校;人事档案管理;存在问题;对策措施【中图分类号】g717.2一、加强高职院校人事档案管理工作的必要性分析伴随着我国当前高职院校的快速发展以及目前我国人事制度改革的持续推进,新形势下高职院校人事档案管理工作需要应对的新问题不断增多并日趋复杂。
人事档案管理对于加强高职院校人才培养、聘用以及选拔等工作发挥着基础性的重要作用,是高职院校开展全面高效的人才考核机制的重要组成部分。
基于上述分析我们可以看到,加强高职院校人事档案管理工作是非常必要的。
二、我国当前高职院校人事档案管理存在的问题最近一段时期以来,伴随着我国当前高职院校人事档案管理改革的不断推进,我国高职院校人事档案管理工作取得了长足的进步。
但是,我们还应当看到,在取得较大进步的同时还存在一些不足之处亟待完善。
笔者结合自身多年来的实践经验,认为我国当前高职院校人事档案管理存在的问题主要表现在以下几个方面:(一)档案材料缺乏规范性,记录内容准确性不高真实性与准确性是开展人事档案管理的基本要求。
但是,在我国高职院校人事档案管理工作中,随意填写档案材料、档案内容前后矛盾的现象非常普遍,集中表现在以下几个方面:出生日期填写不准确,往往存在一个人的档案资料存在多个不同出生日期的现象;档案内容填写不全面,存在应填不填,缺少相应盖章与签字问题等等。
这些档案材料缺乏规范性,记录内容准确性不高的问题给高职院校人事档案管理工作的有效开展带来了较大的困难。
(二)人员类别多样性使人事档案管理工作的开展更加困难就我国当前高职院校人事档案管理机制的发展现状来看。
档案管理工作现状(5篇)
档案管理工作现状(5篇)档案管理工作现状(5篇)档案管理工作现状范文第1篇【关键词】高职院校;档案管理;现状及对策在信息技术高速进展的背景下,高职院校的日常工作慢慢的走向信息化、规范化,日常办公、教学等活动都是通过电脑进行,产生了大量的电子文件。
大数据背景下的档案信息管理不仅需要多个学科的学问融合,还需要多个部门之间的相互协作。
在如此简单的背景下,要做好档案信息资源的建设与共享,对于档案管理工作提出了更高的要求。
近年来高职教育快速进展的同时,带来了高职院校档案管理工作的诸多问题。
比如,许多高职院校都是通过多个中专学校合并成的,之前每一个学校都有自己的管理方式与特色,导致整合之后档案管理冲突现象频繁消失档案管理面临难以统一规范管理,档案的服务功能难以实现。
1 现状分析1.1 部门间信息系统无统一标准,不互通当前多数高职院校的各个业务部门的信息资源管理基本是从自身需求动身,没有全局统筹与规划,信息共享无法实现。
另一方面,各部门之间的数据没有统一标准,系统的数字格式、结构不统一,导致信息的不兼容,资源共享的瓶颈消失。
各部门信息系统管理各自为政,导致了档案信息重复开发、建设,人力、物力、财力的铺张无法避开,有时个别部门存在占有信息的心理也导致信息无法共享。
1.2 档案管理人员水平参差不齐档案管理人员的基本要求是能够有效地管理档案馆的各项业务,主管人员要求具备高级及以上专业技术任职资格条件,在档案业务素养和档案学术科学讨论上具有肯定权威和成果。
但是目前高职院校的档案管理人员以及部门的负责人大多来自学校的其他部门,不是特地的档案管理专业科班出身,有的甚至只是兼职管理档案人员、实习人员或临时编制的工作人员。
他们不具备档案专业的学问和水平,会使档案管理工作任务的完成造成障碍。
1.3 档案管理的数字化建设需进一步加快信息时代,数字化技术由于其经济、便利等特点将纸质的文本文件取代已成为趋势,数字化档案损耗少,查找利用率高。
浅谈做好高职院校档案管理工作的对策与措施
思想 , 更新观念 , 实施新的行之有效的对策与措施 , 提升档案管理 综合水平 , 努力为学校 的教学 、 科研 、 管理做好服务 。
所藏档案 内容 , 介绍多种检索途径 和编撰研究成果 。③选 编档案 利用效果实例 , 向社会展示利用档案所取得 的社会效益 和经 济效 益等等 , 以增强人们 的档案 意识 , 树立利用档案 的观念 。 3 . 2 创建 高素质的档案管理队伍 在人才人 E l 关方面 , 引进有专业 知识 、 专业技术 、 技 能的人才 充实到档 案队伍 。与此 同时 , 加强档案在 编人员继续教 育 , 不但 提高业务知识 的学 习, 还要 掌握 现代 新技 术。当前 高职院校的发 展与改革 正处于快速发 展时期 , 对档案业 务的管理 、 服务等 各项 工作提 出了新 的要求和挑战 。档案管理人员要拓宽视野 , 及时 了 解高职 院校档案工作 的特点 、 现状及发 展动态 , 不断提高 自身素
1 档 案 工 作 的 内 涵 及 其 重 要 作 用
《 高等学校档 案管理办法》 第二条 指出 : “ 本 办法所称 的高等 学校档 案 , 是指 高等学校从事招 生 、 教学、 科研、 管理等活动 直接 形成 的对学生 、 学 校和社会有保存价值 的各种 文字 、 图表 、 声像 等 不 同形式 、 载体 的历史记 录。 ” 学校 的档案 真实地记 录了学校 教育 教学工作 中呈现 的内容 、 方法 、 途径及效果 , 揭示 了教育 工作 的全 程, 是衡 量学 校教学 工作质 态 的标 志 。我 们可 以用学 校档案 信 息, 在促 进教 育教 学深 入改革 、 全面提升学生综合素养 、 有效 推动 学校决 策评估 、 充分发挥档 案查询效能 等方面 , 充分发挥档 案得 天独厚 的资料作用 。 2 高职院校档案管理工作的总体 现状和存在问题 针 对 目前高职 院校是合并组 建或者 由中专 学校直接升 格而
高职院校档案管理工作的现状及措施
office opertions办公室业务・科学管理与决策106办公室业务2012・5文/李婷浅谈高职院校档案管理工作的现状及措施【摘要】高校档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量学校管理水平的重要尺码,然而大多数高职院校管理体制和管理模式存在着诸多问题,严重制约了高职院校的发展。
现针对我国高职院校的档案工作的现状及应采取的措施进行分析和探讨。
【关键词】高职院校;制约因素;措施我国大多数高职院校都是由中专学校通过合并、升级而成的,一些旧的管理体制和管理模式严重制约了高职院校的发展。
在新形势下高校档案管理工作必须率先转变原有的观念,找出制约档案管理工作开展的原因并提出解决措施,为高职院校持续健康的发展做出应有的贡献。
一、档案在高职院校中的地位和作用(一)档案在高职院校中的地位。
档案是高职院校办学历史和办学特色的积累和沉淀,真实记载了学校发展的历史过程,是学校重要的信息资源和宝贵的文化财富,也是维护学校历史真实面貌的基本凭证,具有非常重要的历史价值。
(二)档案在高职院校的作用。
1.档案是人才培养水平评估的基础。
高职院校档案不仅是学校发展的真实凭证,而且详尽细致地反映了一所学校的历史全貌。
学校档案在评估工作中的凭证和依据作用是不可替代的,它最直接的对学校进行客观、公正、全面的评估,也直接影响到评估工作的结果。
2.档案是编写校史和建立校史陈列室的基础。
高职院校档案反映了学校在创建发展和形成过程中的原始记录,具有较强的直观性、体系性。
利用档案编写校史或建立校史陈列馆,营造良好的人文环境,加强学生的思想道德教育,促进和谐校园的建设。
3.档案是服务科研工作的基础。
高职院校科研档案是科学创新技术的源泉和动力,是科研人员开发信息资源、进行科学研究的保障,是服务科研工作的基础。
4.档案是提供学历证明等材料的基础高职院校档案为毕业生提供学历证明,为教师职务晋升、评定职称提供依据;由遗产继承引起的死亡档案家属核实工作;为学生入党、服兵役等工作提供第一手的原始材料。
高职院校档案管理工作现状分析及其对策
高职院校档案管理工作现状分析及其对策摘要:高职院校学生档案管理工作历来都是我们国家人事档案管理的重要组成部分,是大学生在校期间学习情况的点滴记录,更是日后就业用人单位考量他们的一项重要指标。
高校学生档案作为他们走向社会的第一份人生履历,对他们以后的工作就业发挥着不可估量的作用,也是衡量高校办学质量和水平的重要标志。
关键词:档案管理高职院校现状分析随着教育体制改革的深化,高职教学取得了迅猛的发展,但很多高职院校的档案管理工作却仍旧十分落后。
高职院校档案是指在教学、管理、科研等活动中形成的具有保存价值的文字、图标等,是重要的信息资源,做好档案管理工作是办好学校的重要基础工作。
本文分析了当前高职院校在档案管理方面还存在的问题,并提出几点对策。
1 高职院校档案管理工作存在的问题1.1 档案管理基础薄弱,管理方法落后很多高职院校建校时间较短,基础设施落后,为满足办学需要,各校加大了在软、硬件方面的投资,兴建了高档的图书馆、教学楼,但在档案室的建设上却投资有限,相当一部分高职院校的档案室没有扫描仪、密集架等设施,在档案管理上还停留在手工操作阶段。
重教学、轻档案管理是很多高职院校存在的问题,很多高职院校的职能部门还没有成立档案管理工作室,不能完整的保存资料,各类文件乱丢乱放,或保存在个人手中。
1.2 资料收集不全,档案质量不高由于长期得不到应有的重视,很多高职院校的档案收集难度较大,很多重要的资料得不到及时归档,没有统一收集并保存,时间一长就逐渐丢失了。
再加上档案管理知识的欠缺,不少高职院校的各类文件产生于各种部门的不同人员手中,不规范现象多,随意性大。
随着计算机的逐渐使用,很多文件并没有手工拟稿,只有打印稿,也给档案管理带来了一定的麻烦。
1.3 档案管理队伍素质偏低,主动服务意识不强由于高职院校档案管理工作起步较晚,部分院校的领导不重视档案管理,在档案管理队伍的建设上也较随意,再加上很多部门的档案管理人员没有经过专业培训,缺乏主动服务,不能做到档案管理的规范化、科学化,导致档案利用率偏低,难以实施档案的开发与利用。
浅谈高职院校人事档案管理工作
摘 要 : 职教 育 的 快速 发展 。 得 高职 院 校 人 事 档 案 中的 信 息 资 源 没 有得 到 应 有 的 重 视 , 能 很 好 地 为 高 使 不
高职 院校的人才管理提供 应有 的支持与帮助。 文章结合作者的工作 岗位 , 探讨并提 出了高职 院校人事档案管理 工作 中存在的 问题及 应对措施 , 以加快 高职 院校人事档案 管理工作的进一步完善。
的发 展 受 到 限制 。
3人事柚素f毫▲|◆件不过关 、 _ l
5人 事檀素管理观念陈 旧, 能适应新 的形势 、 不
随 着 人 事 制 度 的改 革 . 人 才 密 集 、 才 流 动 性 较 强 在 人
不高 。 施落后 , 设 制度 不严 , 管理 不善 , 档案工作长期 处于
被 动应 付 的状 况 。
的 高 职 院 校 。 才 的 流 动 已成 为 必 然 的 、 常 的 现 象 。高 正
查 阅 室 、 公 室 一体 化 在 很 多 单 位 还 是 存 在 的 , 档 案 室 办 但
都 没 有 相 应 的 计 算 机 、 印 机 、 描 仪 等 专 业 设 备 , 接 打 扫 直
影响办公效果。
会 关 系 、 想 品 德 、 务 能 力 、 作 状 况 以 及 奖 励 罚 等 思 业 工 处
别、 编排 、 装订 、 保管 、 利用 . 仍采用传统 的手工技 术 , 保管
条件 单一 、 陋 , 科 学 化 、 代 化 、 息 化 的 要 求 相 去 甚 简 与 现 信 远 。 着 高 职 院 校 招 生 规 模 的 不 断 扩 大 , 校 教 师 队伍 不 随 学
高职院校档案安全管理的现状及对策
高职院校档案安全管理的现状及对策【摘要】分析目前高职院校档案安全管理的现状及存在问题,提出高职院校档案管理工作应提高安全防范意识,加强突发事件应急预演;进行风险评估,采取必要的安全保障防护措施;给予基本保障支撑,创造安全管理环境等建议。
【关键词】高职院校档案安全管理对策档案的安全管理关系着档案工作的发展与建设,关系着各单位历史资源的传承与延续,因此,做好档案的安全管理应从库房选址、防水防火设计、设施配备、规范化管理及应对突发事件等方面着手。
然而,目前大部分高职院校在档案的安全管理方面较欠缺,表现在档案基础设施薄弱、库房选址不科学、防范设备简陋,抵御不了自然灾害或人为因素带来的风险。
因此,高职院校在档案的安全管理工作中无论是基础设施建设还是规范化管理方面都存在诸多亟待解决的问题。
一、高职院校档案安全管理的现状目前,大部分的高职院校都优化了内部建设,可持续性得到了发展,而档案建设也随着高职院校的发展不断完善,但在实际管理中还存在一定问题。
据调查,目前大部分高职院校的档案管理工作在基础设施建设、人员配备等方面都较薄弱。
一是大多数高职院校档案库房的使用还是上世纪的建筑,其承重、防火、防盗、防震抗灾方面缺乏整体防御能力,缺乏安全的管理环境;二是库容量的严重不足,据不完全统计,有的院校库房用房只有几十平方米,而各高职院校综合档案室的库存档案涵盖了文书档案、科技档案、专门档案等历史资源,承载的是不间断的历史,库容量的不足,制约了档案建设的发展;三是防范自然灾害方面,防范风险能力不足,缺乏先进的防范技术和手段;四是人员的配备不足,有的院校没有配备专职的档案管理员。
因此,缺乏良好的安全环境和规范管理制度,是目前部分高职院校档案安全管理工作中普遍存在的现象。
二、高职院校档案安全管理存在的隐患档案是各个历史时期的记忆,记录着历史的发展轨迹,在记录过去的同时,为未来提供参考凭证。
正因为档案史料的弥足珍贵,我们应加以保护,但大部分高职院校的档案安全管理还存在一些安全隐患,具体表现在:(一)安全防范意识不足档案安全管理的内涵既有人为因素也有物质条件因素,两者相互关联,相得益彰。
浅淡高职院校档案信息化建设现状及解决措施
浅淡高职院校档案信息化建设的现状及解决措施摘要:随着网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用,我国已步入信息化快速发展期,信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。
笔者从高职院校档案信息化应用现状、面临问题以及解决措施等方面就如何加强档案信息化建设进行了分析研究。
关键词:档案信息化;现状;解决措施档案信息化是以计算机网络、信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和档案行政主管部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和广泛应用的今天,我国已步入信息化快速发展期,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分,也是现代档案管理的发展趋势。
一、高职院校档案信息化应用现状目前大多数的高职院校是由中专学校、职业中学、师范学校等合并的组建而成的,和普通高等院校相比基础较为薄弱,档案管理人员配备不齐全,而且很多还不是专业对口的,对档案信息化工作了解较少,导致对档案信息化的规范化管理程度参差不齐。
此外由于很多高职院经费不足,对档案信息化投入不足,更是严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。
因此很多高职院校还是延续以前的档案管理模式,仅是多一台计算机录入而已。
二、高职院校档案信息化存在的问题从目前高职院校档案信息化的现状可以看出,主要存在以下几个方面的问题:1.对档案工作重要性认识不到位很多档案管理人员自身素质较差,文化程度较低,对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,根本无法开展档案编研、开发利用工作,更谈不上懂计算机网络技术。
另外,还有部分长期从事档案管理的档案人员对传统管理模式很满意、很熟练,认为自己已有多年的档案管理`工作,业务“熟练”、不求进取,普遍存在“重保管轻利用”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法。
浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策
对合并高职院校档案管理问题的思考
大 多 所 中等专 业 学校 合 并 组 建 的 高 职 院 校 成 为 了 高 职教 育 战线 致 使 档 案 集 中管 理 难 以实现 。 多仍 实 行 分 校 区管 理 的模 式 。
的主 力军 .为 社会 主义 现 代 化 建设 输送 了数 以万 计 的高 素 质 技 能 型人 才 。 而 这类 院校 在 走 向实 质 性 整合 的过 程 中 . 更 然 把
3 的档 案 管 理 网络 尚 未形 成 、
高 职 院 校 合 并 后 , 构 重 新设 置 , 员 重 新 划 分 , 有 的 机 人 原
近 年来 , 《 在 国务 院 关 于 大 力 发 展 职 业 教 育 的 决 定 》 神 置 , 离 有 远 有 近 , 案 管 理 层 次 水 平 不 同 , 员 素 质 不 等 , 精 距 档 人 加 指 引 下 .我 国高 等 职业 教 育 得 到 了 迅 猛 发展 .以 优 化 教 育 资 之 院校 合 并 之 初 面 临 着 教 学 硬 件 配 备 、 研 资 金 扶 持 、 生 食 科 学
第 2 3卷 第 5期
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延安 职业 技 术 学 院学 报
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20 09年 1 0月
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文 书 。 于合 校 期 间组 织 管 理 出现 空 白 , 心 思 动 , 作 状 态 个全 宗成 为 并 校 后 若干 个 全 宗 . 就 需 要 重新 理顺 档 案 排序 及 由 人 工 这 不稳 定 , 部分 档 案 管理 人 员 责 任 心 不 强 等原 因 , 一 些 正 常 的 管理 的问 题 。 另外 , 各 校档 案 管 理体 制 、 理 手 段 参 差 不 齐 , 使 原 管 工作 不 能 按 常规 办 理 。 档 案 资料 的收 集 工 作 增 加 了难 度 。 给 如 有 的校 区 档 案 或实 行 集 中管 理 。或 人 事 档 案 归 人 事 部 门 管 理 , 果 是 责 任 心强 的档 案 管理 人 员 会 把 没 有 立 卷 的 文 件材 料 收集 科 研 档案 归科 研 部 门 管 理 . 像 档 案归 电 教 中心 管 理 等 ; 的 声 有 整 理 、 拟 目录 、 全存 放 : 遇 到 责 任 心 不强 的 档 案 管 理 人 校 区 已 配 备计 算 机 。 行 档 案 机 检 . 的 档 案 管 理 处 于 原 始 的 编 安 而 实 有 这 员 则 不 予 闻 问 ; 有 甚 者 , 部 门调 整 、 公 室 搬 迁 过 程 中 , 更 在 办 将 手 工 检 索 阶段 等 : 些 问题 严 重 制约 着 合 并 高 职 院 校 档 案 管 理 大 量 的 文件 材 料 随无 用 材 料 一并 处 理 .致 使 一些 珍 贵 的档 案 工 作 的 开 展 资 料 丢失 , 处 寻 找 。 重 影 响 了档 案 的完 整 性 。 无 严 2 档案 集 中管理 困难 重 重 、
高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析
2018年5月第21卷第10期中国管理信息化China Management InformationizationMay,2018Vol.21,No.101 高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义档案管理信息化建设应当以信息化共享、数字化、网络化发展为主要内容,在网络支持下完成对各类档案信息资料的整理、利用、归档和移交等一系列工作。
在高职院校干部人事档案管理中,信息化建设的现实意义主要包括以下几个方面。
1.1 节约档案管理人员的时间在信息化建设的背景下,工作人员仅需要完成档案资料数据的第一次录入,审核其真实无误后,后续可以反复多次进行修改与调用,从而可以大量节约人力资源。
并且,档案信息在检索时可以利用所搭载的干部人事档案信息库进行自动化检索,省略了传统模式下手工翻找的耗时问题。
除此以外,其他部门还可以通过与档案管理部门协作的方式,在联网条件下根据自身权限查找相应的档案资料,这对于节约档案管理人员的工作时间、降低工作强度具有重要的意义。
1.2 提高档案管理效率高职院校在干部人事档案管理工作中可以通过信息化建设的方式形成一套完整的档案管理信息系统,建立全面检索工具,并支持对干部档案资料的比较与查询。
同时,档案管理信息化还可以对职称、学历以及职务等档案信息的变化情况进行及时调整与修改,从而能够提高档案信息的查找速度,拓展高职院校干部人事档案的服务范围,对于提高档案管理效率具有重要的意义。
1.3 提高档案管理人员的综合素质档案管理信息化省去了大量的人工操作过程,从而节省了大量的时间。
这样档案管理员可以节省出大量的时间用于学习,特别是在计算机的学习和探索上,可以学习更多的档案管理方面的专业知识,从而有利于提高档案管理人员的综合素质,进一步推动高职院校的档案管理工作实现可持续发展。
1.4 延长纸质档案的保存时间过去,高职院校干部人事变动信息多以纸质为介质,不但保存质量不够理想,并且由于高职院校内部人才流动比较频繁,干部信息变动较大,因此在产生信息变动时工作人员往往需要费很大的劲来调取相应资料,这一过程不但会增加工作难度,还可能导致原始档案受损。
高职院校档案管理存在的问题与对策分析
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高 职 院校 于 教 学 、 科研 、 管 理 及 后 勤 服 务 等 活 动 中 形 成 的 具 备 考 察 与 研 究 价 值 的 各 种 文 件 资 料 被 视 为 档 案 ,对 高 职 院 校提高教学质量 、 总 结 工 作 经 验 并 推 广科 研 成 果 、 提 高 管 理 水 平等均具有重要意义 。 为 强化 高 职 院校 档 案 管 理工 作 , 提 高 管 理 的规 范 性 及 科 学 性 ,本 文 对 我 国 高 职 院校 档 案 管 理 中 存 在 的 主要 问题 进 行 分 析 , 并 给 出 合理 对 策 . 阐述 如 下 。 2 . 高 职 院 校 当前 档 案 管 理 存 在 的 主 要 问 题 2 . 1 高职 院校 对 档案 管理 的重 要 性 认 识 不够 回顾 以往 ,我 国高 职 院校 长期 以 来 缺 乏 对 档 案 管 理 的 重 视, 校内部分部门及领导认为档案管理重 在记录与保管 . 只 需 将 记 录与 保 管 两 方 面 的工 作 管 理 到 位 即 可 。档 案 工作 发 展 缺 乏更优 化的条件 。 例如 : 档案 管理机构 的设置 、 管 理 人 员 的 配 置、 经 济 投 入及 硬 件 建 设 等 均 有 待 继 续 完 善 。 此 外 , 在 高 职 院 校 的发 展 与 国家 经 济 的 投 入 有 限 的共 同 影 响下 。 高 职 院 校 仅 能将资金着重投入到办学与教学中 , 难 以兼 顾 档 案 管 理 。 2 . 2 档 案 管理 工作 队伍 有 待 建 立 并 完善 。 档 案 管 理 工 作 具 备 政 策性 及 业 务 性 特 点 ,对 管 理 人 员 有 定 的要 求 。但 目前 高职 院校 专 职 的 档 案 管 理 工 作 人 员 极 其 匮乏 , 导致档案管理工作的专业结构强度不够 . 难 以提 高 工 作 效率及管理水平 。 2 . 3 档 案 管理 制 度 有 待 完善 。 现阶段 . 档 案 管 理人 员 对 相 关 法 律 法 规 、 学 习文 件 等 的 认 识度不高 , 尚未 建 立 科 学 且 严 谨 的 操 作 流 程 。 从 而 助 长 了 工 作 人员在管理中的随意性。 2 . 4 档 案 检 索率 有 待 提 高 。 高 职 院 校 档 案 检 索 有 计 算 机 与 手 工 两 种 方 式 , 因 高 职 院 校档案主要以纸质档案为主 , 所以检索方式多采用 手工检索 。 虽 然 档 案 部 门 对 传 统 手 工 检 索 工 作 做 了 诸 多 改 进 .加 之 对 检 索 工具 进行 了 改 良 。 但 手 工检 索 中 的 弊 端 至 今 尚未 彻 底 解 决 . 耗 时 与 效率 低 是 其 中最 主要 的 问题 …。
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浅谈合并高职院校干部人事档案管理的现
状与对策
[摘要]自本世纪初开始的近十年,中国数百所高校走向合并。
合并后的高职院校干部人事档案管理至今仍存在着一些问题,作者结合自己的岗位工作实际,针对这些问题,提出了全面加强合并高校人事档案管理工作的一些做法和建议。
[关键词]合并;高职院校;干部事人档案;现状;对策
自本世纪初开始的近十年,中国数百所高校走向合并。
干部人事档案在学校的干部晋升、职称评定、工资改革等方面发挥了重要作用,同时也存在诸多问题。
特别是有些合并高职院校,合并时间短,大多是由一些不同学科、不同层次的学校合并而来,原来的学校对干部人事档案没有自主管理权,长期以来不能引起学校领导的足够重视,从而出现了诸多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理的现状
(一)档案意识淡薄
长期以来,相当一部分人对高职院校人事档案工作认识不足,认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作,
与教学和科研没什么关系,也不能为学校创造经济效益,只要不丢失、不泄密,能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。
部分高职院校没有配备专用的档案库房,没有设立单独的编制,配备专职的人事档案管理员,仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作,很少有领导过问,使人事档案管理工作处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的尴尬境地。
(二)档案存放分散
受校区分散的制约,高校合并中有的是相邻学校的合并,有的是距离较远的数校合并,客观上导致了合并后人事档案的分散性。
我们学校是由四所学校合并而来,校区跨浏阳、长沙、望城两市一县,合并后的前两年,人事档案分散在几个不同的校区存放。
管档员因为工作的需要,常常不得不奔走于几个校区之间。
(三)管理设施较差
合并后的高职院校档案馆大多基础设施差,库房多是普通办公用房,有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或地下室,档案长期受到高温潮湿的危害;库房门窗多为普通门窗,封闭不严,起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用,没有配置档案安全保管“八防”设施,与档案安全保管要求差距很大。
档案的收集、整理、归类等工作还主要依靠手工操作,无纸化、电子化、信息化程度低。
(四)管理制度不规范
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因,导致人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。
有的学校没有明确制定管理人员的岗位职责,缺乏系统、完备的规章制度;有的只有查(借)阅制度;有的虽然制定了制度,但由于管理不规范,在工作中无法落实。
比如由于管理规范不一,导致归档材料规格不一,我们学校合并前材料规格就有三种。
档案材料收集过程中纸张大小不一,没有进行规范整理,有的甚至没有进行科学的分类和装订。
(五)材料收集较难
高职院校合并后,机构、院系领导班子和教职工都做了适当调整,有些需归档的材料难以收集齐全,认为以往的资料没有多少用处,随便丢弃;或将一些珍贵资料留在个人手中,不按正常手续移交,给档案收集工作带来一定的难度。
如教职工的年度考核表,以为没什么用,合并时随便丢弃,等通知归档时,有的不完整,有的根本找不到。
我们学校南校区就是这样,2002-2005四个年度的教职工年度考核表很多都找不到了,以前的也只能部分找到。
又如有的教职工参加学历和其他短期培训后,认为有了毕业证或结业证就能证明自己达到了某种学历或参加了某种培训,而将培训过程中的学籍和成绩材料仍放在培训单位或自己保管,造成档案材
料中学历学籍资料、培训资料不完整。
还比如,有的专业技术人员职称评审后,认为只要取得了资格证,加了工资就行,而真正反映他职务晋升的材料,如《专业技术人员职务评审表》等却没有归档,给学校平时查阅及以后的职务晋升带来很大难度。
二、解决合并高职院校干部人事档案管理问题的对策
(一)争取领导的重视与支持
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料,是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据,关系到每位教职工的切身利益。
作为学校领导,尤其是主管组织人事工作的领导,应充分树立起档案意识,在机构设置和人员编制上给以充分保证;还要主动关心档案工作者的工作、学习、生活,要让他们享受同等的升迁机会,这样可以促进人事档案工作绩效的提高。
(二)档案集中统一管理
高职院校合并后由于人员情况不熟悉,因此查阅、利用档案较为频繁,特别是涉及领导干部任免、职称评定、工资制度改革时,需要大量查阅教职工的档案材料,因此合并后应尽量将分散在各校区的档案集中统一管理。
只有这样,才能更好地实现人事档案为学校工作服务的功能。
我们学校在合并后的第三年实现了三个校区的人事档案集中统一到
主校区管理。
(三)加强基础设施建设
要积极采取措施,加大基础设施建设力度,设立专门的档案馆,按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备,确保人事档案的完好保存。
(四)完善档案管理制度
明确档案管理部门的职责范围,规范管档人员的工作职责,加强行业指导和管理,规范统一纸质档案规格和要求。
规模较大的高职院校还可以根据单位具体情况以及短期、中期、长期发展目标,合理制定考核制度,并确保各项制度全面落实。
(五)提高管档人员技能和素质
档案管理的好坏,在很大程度上取决于管档人员的业务素质水平。
应加大对管档人员的继续教育培训的力度,鼓励支持管档人员参加学历教育、技术学习和业务培训。
通过在职学习、短期培训等方式,有计划、有针对性地对管档人员进行全面系统的业务培训,提高他们的自身素质,增强工作责任感,更好地为社会和公众服务。
参考文献:
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