档案管理工作存在的问题及对策

档案管理工作存在的问题及对策

作者：张红春

来源：《办公室业务》2016年第11期

【摘要】档案是信息的重要载体，是主要信息源，也是一项专业性、政策性、机要性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。档案管理工作仍然存在许多不规范不标准的现象，加强对档案的管理，解决档案管理工作中遇到的问题，对现今档案管理存在的问题找到一些改进的方法和对策，是我们今天的档案管理工作亟待解决的问题。

【关键词】档案管理；问题；对策

在步入知识经济时代、中国市场经济逐步建立完善的大背景下，档案管理工作出现了不少新情况、新问题。因此，深入探讨档案管理中需要解决的一些问题，才能准确、完整地提供信息，从而建立系统、科学、民主的档案管理制度。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）相关法律法规的执行力度不够。《档案管理制度》的执行力度不够，缺少法律监管。改革开放以来，国家针对档案管理也颁发了一些针对性的文件，也有相关的档案管理若干规定，但是在法律法规的执行上很是欠缺，例如：近年来由于某些个人工作疏忽或者一些单位管理欠妥，导致个人或集体重要的档案资料遗失，往往处理结果十分简单，或批评教育或罚款了事，甚至有一些单位觉得无所谓，正是因为在这一方面从来没有一个严格而行之有效的处罚措施，不能真正从法制出发，依法对档案管理工作进行监管，所以导致档案管理的不规范、不重视、不严谨，从而出现很多问题。档案管理方面的法规执行力度相对来说还是偏弱的，应进一步加大。

（二）档案室硬件环境设施不齐全。档案管理质量不高的一个重要原因，是档案管理的硬件设施不齐全。这些硬件主要包括档案室和相关的档案管理基本设备。事实上的情况是，有些单位至今也没有建立专门的档案室和配置相应的档案管理设备，甚至连档案管理工作中必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备，计算机的管理更是不可能实现。档案管理的硬件缺失导致很多原始的纸质档案得不到有效的保护，时间一长很多珍贵的原始档案很可能出现虫蛀、霉变等现象，造成不可避免的损失。

（三）档案管理缺乏标准化、规范化。档案管理工作与现代社会发展相匹配的大前提是档案基础工作的标准化、规范化。当前大多机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：档案管理模式老套，技术陈旧落后，大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。各部门应移交档案室的档案归档范围不够明确，使得各部门不清楚哪些档案应移交档案室存档。档案管理标准化、规范化不是

仅仅使用几台新设备的问题，而是需要由许多方面的因素相互协调、相互制约才能完成，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员在转变原有观念的基础上通力合作。

二、档案管理工作的对策与措施

（一）加强法规建设，确保档案管理有章可循、有法可依。改革开放以来，党和政府有关部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，为加大执行力度，相关部门应该在《档案法》的指导下，从档案工作的实际情况出发，对违反法规的处罚规定具体化、精细化，确保档案管理工作真正意义上的有章可循、有法可依，用“法规”的力量强化人们的档案意识，指导、约束相关部门和档案管理人员的管理态度，只有这样档案管理工作才能有序、有效地进行。

（二）加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。档案管理中的硬件设施还很不尽人意，完善档案管理硬件设备，实施规范整理迫在眉睫。首先，要加大对档案管理工作的资金投入，完善档案管理所需硬件设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持档案室内的温湿度，配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。配备标准合格的档案室，及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，是现代经济条件下档案管理的基本要求，要充分利用现代科技在档案管理中的作用，进一步完善档案管理在新时代、新形势下的工作环境和技术要求，这也是及时收集、有效整理信息的必备条件。

（三）重视档案管理的标准化、规范化。要实现档案管理的标准化、规范化，首先要健全档案管理制度，建立起来的规章制度要体现合理性、科学性，符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。其次要注意改进和完善档案功能。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，在档案标准制定的过程中，要注意改进和完善档案功能，汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

三、结语

档案是社会发展进步不可或缺的重要资源保障，档案管理工作已经成为社会信息管理工作的重要组成部分，对档案的管理过程中出现了各种各样问题，我们要着力解决它，让档案管理在新的历史条件下发挥更大的作用。

【参考文献】

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[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）.

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