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1 熟悉Word的工作环境Word是目前被计算机用户广泛应用的字处理软件，其主要功能是编辑、组织和处理文字，以及创建经常用到的文档，如报告、信函、业务计划和Web网页等。

1 熟悉Word的工作环境

Word是目前被计算机用户广泛应用的字处理软件，其主要功能是编辑、组织和处理文字，以及创建经常用到的文档，如报告、信函、业务计划和Web网页等。

1.1 Word工作窗口的组成

启动Word的基本方法有两种：一种方法是在Windows桌面上打开“开始”菜单，选择“所有程序”→Microsoft Word命令。另一种方法是在Windows桌面上建立Word 的快捷方式，双击快捷方式图标即可启动Word。

启动Word 后，屏幕上就会出现Word主工作窗口。Word工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等几个区域组成。在屏幕中间的大块区域是文档窗口，用户可以在这里输入、编辑、修改和查看文档。在文档窗口中可以看到光标，光标所在的位置就是当前文档要输入的位置。在文档窗口的周围设置了各种用来编辑和处理文档的按钮、菜单、标尺以及各种工具。

1.2 创建与打开Word文档

Word文档包括了多种类型，默认情况下用户要经常创建的文档包括：空白文档、Web 页、电子邮件。而根据不同的模板，创建的方法有两种，即利用新建文件的任务窗格和利用常用工具栏上的“新建空白文档”按钮。

1. 使用“新建文档”任务窗格

使用“新建文档”任务窗格的操作是选择“文件”→“新建”命令，这时系统将在Word窗口的右侧显示“新建文档”任务窗格。在“新建文档”任务窗格中，用户可以看到在“新建”选项组内有“空白文档”、“空白Web页”和“空白电子邮件”3个命令。如果用户单击其中任意的一个选项都将创建相应类型的空白文档。

●空白文档如果用户选择了“新建”选项组中的“空白文档”命令，Word将会创建一个空白的文档。在一个空白文档中可以输入文字、数据、图表和表格等。

●空白Web页如果用户选择了“新建”选项组中的“空白Web页”命令，Word将会创建一个空白Web页。Web页也是一种特殊类型的文档。在这个空白的Web页中，

用户可以进行Web页的编辑。

●空白电子邮件如果用户选择了“新建”选项组中的“空白电子邮件”命令，Word 将会创建一个空白电子邮件。在这个空白的电子邮件中，用户可以直接编辑并发送电子邮件，还可以在电子邮件中插入图形或者表格。在新建的空白电子邮件中的“收件人”文本框中输入对方的电子邮件地址，在“主题”文本框中输入邮件的标题。单击“为邮件附加文件”按钮，可以为该邮件添加附件；单击“发送”按钮，可以将该邮件直接发送。

2. 利用常用工具栏

Word 窗口处于不同的工作状态时，常用工具栏的“新建”按钮有着不同的作用。当Word窗口处于文件的状态时，“新建”按钮用来创建一个空白的文档；当Word 窗口处于Web页的状态时，“新建”按钮用来创建一个空白的Web页；当Word窗口处于电子邮件的窗口时，“新建”按钮用来创建一个空白的电子邮件。

3. 打开Word文档

一般的文档包括保存在本地磁盘的Word文档、文档模板、文本文件，以及其他一些Word支持的格式。

要打开一般的文档，可以按如下步骤进行操作：(1) 选择“文件”→“打开”命令，或者直接单击工具栏上的“打开”按钮，Word将打开的“打开”对话框。(2) 在“查找范围”下拉列表内选择文档所在的目录或网络驱动器，文件列表框中将列出这个目录或网络驱动器中所有的文档和子目录。选择一个要打开的文档，然后单击“打开”按钮。(3) 要同时打开多个文档，可在按下Ctrl键的同时，逐个单击要打开的文档，最后单击“打开”按钮。

1.3 保存Word文档与退出

Word支持多种文件保存格式，在“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表中列出了20多种不同的格式供用户选择。在保存过程中，Word还可以把文档的历史版本保存到同一个文件中，而不用分别保存文档的多个版本。

1. 保存正在编辑的文档

针对不同的情况和需要应采用不同的保存方法。在编辑一个文档时，用户可以采取如下3种不同的保存方式。

●如果要保存当前正在编辑的文档，可以选择“文件”→“保存”命令，也可以直接单击常用工具栏上的“保存”按钮。

●要保存当前打开的所有文档，可以按住Shift键不放，然后选择“文件”→“全部保存”命令。

●如果要把文档换名保存或换位置保存，可以选择“文件”→“另存为”命令，这时将弹出“另存为”对话框。在此对话框的“文件名”下拉列表框中输入要保存的文件名，在“保存类型”下拉列表中选择文件要保存的类型，然后在“保存位置”下拉列表中选择文件要保存的位置，最后单击“保存”按钮即可。

2. 设定自动保存

自动保存功能是Word 中一个非常体贴用户的设计。有了自动保存功能以后，Word 将自动定时地对正在编辑的文档进行保存，这样即使突然发生断电或其他故障，只要重新启动Word，将打开所有自动保存过的文档；如果此时没有出现自动恢复的文档，则可以直接打开位于Windows\Temp目录下的扩展名为.ASD的文件。

设定自动保存文档，可按如下步骤操作进行:1) 在Word中选择“工具”→“选项”命令，打开“选项”对话框。(2) 单击“选项”对话框中的“保存”标签，打开“保存”选项卡。(3) 启用“自动保存时间间隔”复选框，并在其后的微调框中设定自动保存的时间间隔，单击“确定”按钮。

自动保存的时间间隔一定要选取适当，如果时间过长，则不一定能保证所有未存盘的修改都能恢复；如果间隔过短，将使Word经常进行存盘操作，大大降低系统效率。一般来说，设定在10～30分钟之间较为合适。

3. 退出Word

系统也提供了多种方法来退出Word，用户可以选择下列任何一种方式。

●按Alt+F4快捷键

●单击Word窗口右上角的关闭按钮

●选择“文件”→“退出”命令

●双击Word窗口标题栏左上角的Word图标，从弹出的窗口控制菜单中选择“关闭”命令。