档案价值鉴定的原则与标准

试论档案价值鉴定的原则与标准
张俊梅
（哈尔滨市农业科学院，黑龙江
哈尔滨
150086）
[摘要]档案价值鉴定是档案工作者按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，确定档案是否保存及
其保存期限的一项档案业务工作。

对于档案价值的鉴定，
必须要从国家和机关单位的根本利益出发，用全面的、发展的、历史的观点去分析档案文件的各种特征及其对社会需要的意义，才能比较准确地判定一份档案的价值。

要做好这项工作，必须充分认识档案价值鉴定的意义，科学有效地进行档案价值的鉴定工作，从根本上优化馆(室)藏质量，
提高档案管理效率。

[关键词]档案价值；鉴定原则；鉴定标准[中图分类号]G271
[文献标识码]B
[收稿日期]2012-05-14
档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。

它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的一项工作，因此受到了世界各国档案界的高度重视。

档案鉴定理论是各国档案工作者和档案学者依据长期积累的鉴定实践经验，对档案价值规律和档案鉴定原则和标准进行的科学总结，对鉴定实践具有普遍的指导意义。

一、档案价值鉴定的原则
(一)整体性原则
整体性原则即从国家和人民的整体利益出发衡量档案的价值的原则。

从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值，是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。

档案是国家宝贵的历史文化财富，其形成、存在以及如何发挥作用，关系到各方面的利益。

在我国档案事业中，档案的鉴定必须从国家和人民的整体利益出发，去研究档案的内容实质及其他各种因素，充分估计档案对整个社会发展所起的作用。

(二)全面性原则
“全面性原则是档案价值鉴定原则中最复杂的一项原则”。

不仅要求全面分析档案的各方面的特征，考虑到影响档案价值的一切因素，从档案的来源、内容、时间、作者、文本、载体形式等方面综合制定档案价值。

同时还要求把档案自身的特点和社会利用的需要结合起来，全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系，而不能孤立地只从一个单份文件、
某部分档案去断定它的保存价值。

“必须在一定的范围内把有关的档案材料联系起来，从整体系统中，全面地分析每份文件的价值”。

另外，全面性原则还要求全面地预测社会对档案利用的需要。

社会对档案的需要是多层次、多角度、多方面的，所以在鉴定档案价值时，既要考虑本单位的需要，还要考虑到社会的需要；既要考虑到当前的需要，还要考虑到
将来的需要；既要考虑到人们在行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑到学术研究、编史修志等方面的需要。

(三)历史性原则
历史性原则就是从产生档案的历史背景的角度出发来鉴定档案的价值。

遵循历史性原则，是由档案价值的实效性和社会历史性所决定的。

档案是历史的真实记录，它的形成总是同一定的历史条件相联系的，当时是怎样进行活动的，档案就是怎样记录的。

因此，分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。

“大量的事实证明，离开当时的背景对档案的某些特征就可能无所意识，或者难以理解，以致错误地判定其应有的价值。

对于历史上形成的某些内容不正确的文件，也不可轻易地毁掉，应根据当时的历史条件加以分析，以维护历史的本来面貌。

总之，
鉴定档案要尊重历史，运用历史唯物主义的观点和方法，科学地区别档案的价值”。

(四)发展性原则
发展性原则就是从事物变化、发展的角度预测档案的长远价值。

“遵循发展性原则，包括着两个相互联系的方面：一是鉴定要着眼于档案价值关系的发展；二是鉴定及其标准本身，也要不断发展。

对档案价值进行鉴定，一个重要的特点就是：鉴定的作用在于指出档案价值关系运动的后果，预见未来。

如果鉴定只限于指出某些过去的结果以及这些结果好坏的原因，那么鉴定就失去它的特殊意义和存在的必要。

鉴定的目的在于寻找主客体关系的积极发展，实际上也正是这种积极发展才成为价值”。

由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处；现在尚未用上的档案，将来可能有用处。

因此，判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。

第2012年第7期（总第401期）
商业经济
SHANGYE JINGJI
No.7，2012Total No.401
[文章编号]1009-6043
（2012）07-0073-0373--
(五)效益性原则
效益性原则是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比。

只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。

遵循效益性原则，有两方面的含义：“第一，鉴定档案价值必须以档案价值关系中现实的或必然的客观结果为依据，以实践为最高标准形式。

这时效益性原则就表现为实效原则，既注重实际效益的原则。

实效性原则要求在鉴定中，特别是对档案的社会利用性的鉴定中，注重实绩、实践的结果和发展需要，反对脱离实际的、空想的鉴定活动和鉴定标准。

讲究实效，也意味着要追求最佳结果。

最深刻而普遍的社会效益性质和最佳的效益比例的统一，是注重实效原则科学化的表现和标志”。

第二，在鉴定中还应当注意档案保存的成本，这时的效益性原则就表现为经济效益原则。

“任何一份档案都可能在某个时候、某个场合发生作用，但不可能把它们全部保存。

社会用于保管的能力毕竟有限，保存档案的目的是为了发挥档案潜在的现实价位，保管费用是档案鉴定标准之一。

作为档案工作者应该考虑档案发展作用所带来的效益与保存价值所付出的代价问题的对比关系，尽可能将档案发展能够发挥作用带来的效益大于其保存价值所付出的代价”。

这样才具有保存意义，才能为社会带来较大的利益。

(六)宽严性原则
宽严性原则主要包括五方面内容：“一是同一卷档案中有不同保管期限的档案文件，其整卷档案的保管期限应就高不就低；二是档案的保存从宽，销毁从严。

对于介于保存和销毁之间的档案文件，应保存；三是判处销毁的档案，暂缓执行。

对于决定销毁的档案文件，一般应放一段时间，确实无价值了，再予以销毁；四是孤本从宽，复本从严。

对于仅某立档单位才有的档案文件，其保管期限的划分应相应放长，对于其它单位也有的文件，保管期限要相应缩短；五是立档单位发文从宽，外机关发文从严。

各立档单位对本机关发文的保管时间应长，而对外机关发文的保管时间应短”。

二、档案价值鉴定的标准
档案的价值是客观存在的，但是人们对档案价值的认识能力是不同的，难免带有主观性和片面性。

为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准，使所有参与档案价值鉴定的档案工作者“有标可依”。

档案价值鉴定标准同档案价值构成一样，由档案本身属性和社会需要两方面内容组成。

(一)档案属性标准
1.职能标准
职能标准是指按立档单位所在政府系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。

主要体现在以下三方面：一是所有形成文件的机构根据职能划定其归档范围，即职能决定文件取舍的范围；二是各档案馆分级分系统对口接受各职能机构的档案，即职能决定档案的归宿；三是各机构的级别、职能不同，因此形成档案的文件价值是有大小的，从级别和职能上说，中共机关的文件比基层单位的文件价值大，但是由于中国的档案管理实行集中统一、分级管理的原则，各种级别的机构都有“永久、长期、短期”档案，各级档案馆也都有永久、长期档案，所以职能级别与保管价值的对应关系不是绝对的，而是相对的，主要体现在同级机构中，重要机构的档案保存价值大。

2.来源标准
(1)档案形成者的地位、级别、重要性对其档案的价值直接有关，因此各级综合档案馆要首先对移交档案的单位进行遴选，只有那些在本地区担负重要职能的机关和有特殊职能的机构产生的档案，才有进馆资格。

(2)“机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。

一般来说，各机关应该主要保存本机关制成的文件，因其最集中地反映了本单位主要职能活动和基本历史面貌。

因此，鉴定时应坚持‘以我为主，内外有别’的原则，既能反映立档单位的特色，又有利于提高进馆档案的质量，避免重复归档。

”外来文件有上级、下级和不相隶属关系单位的来文，这类文件的价值应按其与立档单位的关系和针对性来确定。

上级机关发给本级主管业务中需贯彻执行的重要文件，应作永久保存。

下级来文中与本级有相互依存关系的，应与本级相关文件一起永久保存。

不相隶属关系单位的来文，本单位应永久保存。

(3)在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制成机构也对档案价值产生影响。

机关领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高，而一般行政事务机构、后勤机构及某些辅助性机构中具有长久保存价值的文件比例则较低。

3.内容标准
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素，档案内容鉴定标准是档案价值坚定的基本标准。

(1)内容的时效性。

文件作为处理事务、记录事实、传递信息的手段，在行政上、业务上、法律上有一定的时效性。

根据文件内容的不同，对档案价值的影响程度也不同。

这里的“时效性”要掌握两点，一看文件内容所针对的事项和领域，检查文件是否已逝去现行效用；二看文件失去现行效用后是否还有其他效用。

(2)内容的重要性。

“即档案记载事实本身的重要程度直接影响档案价值。

一般来说，反映党和国家主要方针政策、重要事件、主要业务活动的比反映一般性事物活动的重要；反映本机关主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映日常工作和一般情况的重要；反映全面问题与典型问题的比反映局部问题和一般问题的重要”。

(3)内容的典型性、代表性和独特性。

鉴定中对典型性、代表性文件材料要予以关注，对反映本单位特色的文件材料要予以重视，如记述立档单位职能特点及里程碑事件、名优产品、代表人物、重大成果和开创意义的新人、新事、新政策、新做法的档案，保存这类档案，对于体现馆
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(室)藏档案特色，提高馆(室)藏质量，扩展档案利用效应及档案部门的知名度有事半功倍的效果。

4.形式特征标准
档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、文本、载体形态、记录方式等。

在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。

文件的名称不同，作用不同，价值也不同。

一般说来，决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等价值高于通知、简报、来往函件等；文件形成时间对档案价值的影响主要是看文件形成距离现在的远近和文件形成于什么历史时期。

一般说来，档案产生的时间离今天越远，保留下来的越少，也就显得越珍贵；不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。

文件的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其保存价值。

如有些文件可因其载体古老、珍稀而具有文物价值，有些文件可因书法或装帧而具有艺术价值，也有些文件可因有著名人物的题词、批注、签字而具有纪念价值等，这些档案材料在鉴定时都要引起足够的重视。

5.时间标准
(1)规定文件禁毁时间。

前普鲁士国家机密档案馆馆长迈斯奈尔在1901年提出的七条鉴定标准中的第一条是“高龄文件应该受到尊重”。

他的主张得到普遍认可，许多国家都规定了本国档案文件禁止销毁的“界限年份”，凡属这个年份之前的档案文件一概不得销毁。

因为档案是不能再生的，古老年代的档案是当时的历史真迹，有的虽是一些田契借据，按内容标准并不重要，但却是了解和研究历史的实证，存留至今极不容易，所以我国目前保存的民国以前的档案以及革命历史档案是禁毁的，对民国档案的处置也十分慎重。

(2)直接规划保存时间。

如我国对会计档案的保管期限都有明确的时间，全国一律。

全国各种机构和工作单位的职级、重要性各不相同，但会计档案保管期限是一样的。

规定了保存时间也就规定了会计档案按时间划分存与毁的范围，明确了法定的档案可毁时间，只要经过鉴定将其中需要续存的材料挑出，保管期满进行销毁就是执法性销毁，不必怕承担责任。

(3)间接划定保存时间。

如对一些有时效的文件规定“文件失效后2年”、“文件作废后1年”、“合同期满后2年”等，这样可以根据文件生效时间推算其存毁时间，具有可操作性。

(二)社会需要标准
收藏档案的目的是为了各方面工作的需要。

因此在档案鉴定中不仅要分析文件的来源、内容、形式，同时还要把握社会各方面利用者对档案的需求，只有真正懂得社会各方面利用者需要什么，才能确切地判断档案对他们的价值。

狭义的“社会需求”是指一个工作单位各项工作对档案的需要；广义的则是指行业、地区、社会各方面对档案的需要，既有当前的需要，也包括长远的利用需要。

档案部门不仅要立足本职，更要放眼社会，根据社会发展对档案利用的需求来调整归档范围和馆(室)藏档案结构。

三、档案价值鉴定的意义
美国档案学者莫斯曾指出：“鉴定是档案工作整个系列中的第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能。

鉴定的重要性居第一。

”
首先，档案价值鉴定是‘去粗取精’，提高管理效益的科学措施。

众所周知，随着时间的推移、社会的进步和发展以及各种活动的开展，档案的数量必将不断地增加。

增加的档案，加之原有失去保存价值的档案，使得库存档案庞杂起来，如果继续‘玉石不分’地全部保存，必将影响有价值档案的管理和有效地利用。

档案的鉴定，就是解决庞杂与精练的矛盾。

通过对档案‘去粗取精’，有利于集中人力、物力、财力，改善有价值档案的保管条件，更好地发挥档案的作用。

其次，档案价值鉴定是关系‘档案存亡’的一项严肃的工作。

档案价值鉴定，本质上是人们在认识档案客观属性的基础上，对档案满足未来社会利用需要的预见、预测和评价，是一种主体性认识，这种主体性认识主观性很强。

因此，鉴定工作有时又存在某些随意性，预测也难以准确。

鉴定工作的结果是‘决定档案的命运’，所以，此项工作常涉及档案的‘生死存亡’及馆(室)藏质量。

误销了有价值的档案，会造成不可估量的损失；而保存无价值的材料，也有碍于档案科学管理和利用。

只有通过档案鉴定工作剔除无价值的档案，把有价值的档案管理好，才能从根本上优化馆(室)藏质量，提高档案管理效率。

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[责任编辑：董润萍]
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