资料室管理制度模板

资料室管理制度

资料室管理规定

为规范公司资料管理, 有效地利用和保护资料, 全面反映公司经营管理各项活动的历史记录, 维护公司的合法权益, 并为今后决策科学化提供依据, 特制定本规定, 各部门、项目部必须按本规定认真做好资料管理工作。

一、资料归档范围:

本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。拟出各部门归档目录, 提交资料管理员, 按照资料性质予以收集、分类、归档。

1．市场部: ①资格预审文件; ②招标文件, 即招标办、甲方发放的所有纸质文件和电子版文件; ③投标文件, 即设计方案、设计说明、深化设计说明、展项设计技术说明、方案施工图、设计效果图、技术标、综合标电子文档。

2、预算部: ①项目多媒体互动软件的投标文件( 商务标) ; ②项目的所有设计文件、图纸、说明书等; ③投标答疑文件a 自己公司提出的b 代理公司或甲方回答; 资料齐全、准确后, 于五日内到资料室登记存档。

3．工程部: ①各项目工程中标通知书; ②工程的施工合同; ③承包协议; ④管理施工、竣工验收等方面的的资料及外购设备仪器

的随箱全套资料, 由拆箱负责人收集齐全, 及时移交公司资料管理员, 统一保管。

4．办公室: 公司管理机构形成的各种规章、制度、会议、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等, 以及各类外来文件等。

二、资料归档制度:

1．本公司资料面广量大, 项目部分散, 为了保证资料的质量和有利于查阅, 故实行统一领导, 分级管理。公司资料管理由办公室设置专管岗位, 统一收集, 分类归档。公司各部门及项目部必须指定专人负责( 各项目部由资料员负责) , 因为她们熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值, 她们担负起归档工作才能更有利。各部门及个人原则上不保留任何资料, 如确实需要备用的可保留复印件, 各部门把指派人员名单上报办公室, 以后人员如有更换请及时通知。

2．各有关部门领导要重视工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作, 在每一工程项目从招标、投标、施工、竣工工作告一段落之后, 应归档的工程资料必须归档, 没有完整、准确的资料归档不算完成任务。

3．市场部每接到一个新的中标项目, 需向胡副总、工程部、办公室三个部门下发中标项目内部通知单, 以备各个部门及时准备相应的资料。

4．归档的文件材料, 要做到齐全、完整、准确。文字材料必