Word邮件合并教程

Word如何进行“邮件合并”

陆丰市玉燕中学蔡清怀

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一，这项功能是要与Excel等数据源结合才能实现。基本思路是利用Excel作为数据源，用Word作为打印的模板。以下是几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1．建立Word模板。

将Word的页面设置按你所要的效果进行相关设置。文字的内容与格式也要先设置好。如图：蓝色字体部分的内容是要改变的，这些数据从Excel中获得。

2．建立Excel数据源的模板。

根据打印的版面需要，决定Excel的数据结构模式，如上图，一张纸只打印一个人（单位）的数据，在Excel中，将相应的“姓名”、“奖项”等数据以列为单位存入。如图：

注意：如果一张纸要打印多个数据单位的，如下图，则相应的Excel数据库结构也要改变，如图

因为Word在获取Excel的数据时，是整列获取，就是说，C列、G列均为“姓名”，Word的一个数据域将Excel中C列的数据获取完毕后，不会G列的数据的。简要地说，一个Word里的域，只能获取Excel里一个列的数据。

3．开始邮件合并

（1）在你编辑好的Word模板中，依次打开Word菜单中：工具、信函与邮件、邮件合并，在右侧窗口出现：点“下一步”。如下图：

（2）下一步：选取收件人，如下图：

（3）“浏览”，找到刚才建立的Excel文件，并打开。如下图：

刚才将数据存放在Sheet 1中，所以此处不用改。点确定就行了。出现如下对话框：

查看数据有无漏、或多的。如有，可点前面的勾进行选择或不选。

（4）撰写信函：点下一步，如图：

（5）然后选择Word中的姓名（姓名是要随着页数的变化而变化的数据，应从EXCEL中获取）再点右边的“其他项目”如图：

点了“其他项目”后，会出现下图的对话框：

选择“姓名”项，然后点“插入”。原来的“取消”按钮会变成“关闭”，然后点“关闭”。

这样就完成了一个域的数据获取，其他的数据域的获取，按第3点的第（5）小点开始操作。

当所有的数据域都插入好后，会出现如下的界面：

这时可以“预览信函”了。

看看格式、内容是否要修改的，如不用修改，则进入下一步“完成合并”。

下来可以选择“打印”或“编辑个人信函”。如果选择“打印”，则直接打印，不进入预览界面，如选择“编辑个人信函”，则Word会另外生成一个文档，该文档包括所有数据单位，你还可以进行个别修改。建议选择“编辑个人信函”。