档案整理方法

文书档案的简化整理方法

发布时间：10-07-01

文书立卷改革的宗旨是“简化整理、深化检索”。同时文书立卷改革主要是为以后的计算机联网打下基础。首先明确两个概念：1、归档案文件的整理、2、“件”、所谓归档文件的整理，就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒、编目等六个环节，使之有序化的过程。所“件”——鄂档[2001]45号文件规定：“件”是归档文件的基本单位。同时规定单份文件以一份文件为一件；文件的正文与底稿为一件；正文与附件为一件；原件与复印件为一件；转发文件与被转发文件为一件等等。深刻理解“件”的含义，有几点值得注意的问题，第一：我们所说的“为一件”是指从实体上装订在一起的，编目时也只能体现为一条条目的文件。第二：文件处理单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分。应与该文件作为一件归档。为了美观起见，可将文件处理单放在该文件的后面。第三、法律法规等重要文件，须保存历次修改稿的，其正本单独作为一件，历次稿（包括定稿）作为一件。请大家必须记注三点：一是2005年以后产生的文书档案一律用简化方法整理；二是2005年以前产生的文书档案一律用传统整理方法整理，2005年度是档案整理方法的一个分水岭、三是各乡镇行政村及村级卫生室，由于档案资料少且不太规范，所产生的档案资料提倡用档案简化方法整理，也可用传统整理方法整理，在此不作硬性规定。下面分十个方面来讲述。

1、建立和完善保管期限、归档范围和案卷内目“三合一”制度。雕刻各类档案用章（简述），着重讲一下“归档章的相关内容。

2、如果在“三合一“制度还没有定稿以前，要认真熟悉和审查所在单位的职能和业务范围，如果做不到这一点，我可以肯定的说，整理的档案是不规范的，因为各单位的职能和业务范围是千差万别的。

3、将归档文件尽量的收集齐全，收集是保证和提高档案质量的重要环节。事实证明，档案资料的收集也不可能达到100%，这是因为一个机关有发文、有收文、又有参加某个会议带回的文件材料等等。比如我们在写文章时，搜集材料要广，选材要精，并不是有文必档。

4、将零乱的文件材料进行价值区分（剔除普发性文件、重复文件、信件、报纸等等）。

5、将机关发文的正文与底稿对号入座（有的机关是将发文底稿订在一边的，要仔细核对），另外要按文号清出一套作为发文汇集。

6、依据“三合一”制度以及业务和职能范围雕刻档案用章、进行分类：如党群类、行政管理类、劳动人事类等。

A、雕刻档案用章：如：立档单位名称：如建始县教育局、归档章（附式样于后）、0——9的号码、保管期限章：永久、长期、短期、10年、15年、30年、档案类别章：如：党群工作类、纪检监察类、行政管理类、劳动人事类、移民搬迁类、信访工作类等等。请大家记住：以上档案用章除归档章用红色印泥加盖外，其余的档案用章均用黑色或蓝黑色印泥加盖。

B、在此大家必须注意三种复式分类方法：（1）年度——问题——保管期限分类法；（2）年度——机构——保管期限分类法；（3）年度——保管期限分类法。将各个类别初分定型之后进行各大类之间的顺序排列，并要注意问题之间的有机联系。

7、按件进行文件材料的装订：

除会议记录、书籍、史志资料无需重装外，其余文件材料均要拆除金属物用不锈钢订书针重新装订。

以件为单位装订档案的几种方法（作为了解）：

线装式：使用缝纫机装订，因创面大，故步常使用；

穿孔式（主要推荐使用不锈钢订书针装订，但较厚的文件材料可使用线索打孔装订）；

袋装式（使用斜封口套，用信封斜口袋展示给大家，并说明左边偏厚的缺点。）

粘结式：即使用浆糊和胶水粘贴，其缺点是不能拆装。

铆接式：主要有热压胶管铆结等方法，此方法对档案文件的破坏性较大，故不宜釆用此方法。

变形材料夹别式（主要使用金属或塑料卡装订）。

8、在归档文件的右上方空白处加盖“归档章”，进行编号：归档章用红色印泥加盖在文件材料的右上方空白处，没有位置的要用白纸表糊后再加盖归档章。主要讲传统整理方法的编号与简化整理按类编件号的区别。文书档案的传统整理方法的编号是各大类以年度为单位统一编归档号和案卷顺序号，而文书档案简化整理方法的编号是在同一年度内的各个类别中分别编小流水号，同一类别中不同保管期限的文件材料要分别编号，不能混编小流水号。

9、装盒：填写件式盒上的相关内容：将所雕各类档案用章加盖在件式档案盒上，然后根据类别用铅笔编盒号以便固定在柜内的排列顺序。（附件式盒式样给大家说明）

10、编制归档文件目录：将数据录入计算机或手工编制归档文件目录（主要是因为多数单位还没有配备计算机和档案专用软件），建议将已制成的归档文件目录按一定的顺序进行排列，打印出归档文件封面、编制归档文件目录索引，同时还必须考虑档案接收进馆的需要，要同时编制两套归档文件目录。

（档案局讲议）

科技档案整理

发布时间：10-07-01

一、科技档案的概念

科技档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会有保存价值的科技文件材料。

二、科技档案的特点

科技档案具有专业技术性、成套性、动态性、多样性、保密性等特点。

三、科技档案分类

种类繁多。主要有；基建档案、产品档案、设备仪器档案、科研档案、专门性科技档案等。

基建档案又按项目分类，产品和设备档案又按型号分类，科研档案又按课题分类。等等。

四、科技档案整理

科技档案的整理在同一项目（型号、课题）下进行。

（一）科技文件材料的收集

A、按照归档制度的规定，接收科技文件。

B、纳入计划管理。

把科技文件的收集纳入本单位管理制度、纳入科技人员和有关管理人员的岗位职责、纳入有关承包合同和经济责任制。

C、采用多种方法收集。

一是接收与现场收集相结合；二是随时收集与集中收集相结合；三是对内收集与对外收集相结合。

（二）科技文件的鉴别

A、完整性鉴别

一套科技文件内有无缺项、缺页现象。