会议纪要的产生发展及意义

会议纪要的产生发展和意义

马宵

广义范畴的会议纪要历史与人类文明史相仿，因自有社会以来人类进步皆通过劳动者不断根据生产需要开展分工最终实现社会化大生产有关，而分工总归必须依靠劳动者之间的沟通达成，这个沟通的过程与后世的会议相仿，我们所周知的希腊的公民大会、英国的圆桌会议、中国的早朝会议和军机处会议等皆为古代会议的名称。如何确保分工的落实则首先必须对会议进行记录，以便分工后执行，执行后验收成果，从而力争实现资源利用的最大化，也即是为达到现代西方经济学所谓提高效率的目的。本文短小不赘述广义范畴的会议纪要，只单就资本主义和市场经济产生以来会议纪要的产生发展和意义展开议论。

资本主义的本质特征是建立在尊重私有财产不可侵犯基础上的社会契约制度，即所有社会经济行为均建立在契约的基础上，现在我们接触到的最多的契约形式即是合同，可以毫不夸张地说合同是资本主义经济制度的最显著特征和最重要的表现形式与依托。鉴于社会主义市场经济是结合我国社会主义初级阶段实际情况并吸取了现代社会各种经济模式优点的一种经济制度，因此市场经济制度也同样的重视合同在社会经济中的作用。合同的产生是为促进社会资源最

合理分配而建立在签署合同各方经协商确认基础上受法律保护的一种行为规范，合同规范了经济活动中签署各方的行为方式和行为准则，这样资源的合理利用成为了可能并且被法律保护能够最有效的被执行。正因为合同是签署各方协商确认的结果则保护这个协商的结果也即是保证资源最合理的被分配和利用，如果所有经济行为均按照此准则进行则社会所有经济活动均可保证资源最合理的分配和利用，则社会资源可在相对意义上实现最有效率的利用，从根本上促进社会的进步和发展。协商确认如何成为合同呢？则协商过程必须被双方记录并确认，汇总后的协商记录则可归纳总结为合同，甚至被立为某某行业类的合同范本被广泛使用。协商的形式中会议无疑是最普遍的，广义范畴的会议则应包括所有为达成经济协议（合同）进行的沟通，因此会议记录则随之产生，最早的会议记录似应产生于西方大航海时代导致资本主义萌芽产生时期，因现代意义上的合同产生于同期，具体来说产生于供销商人与船主之间，在当时而言合同已经能够被很严格的执行了，如果船主遇风浪延误运输则合同的违约责任可使一大船主倾家荡产甚至跳海自杀。会议记录就是现时所谓会议纪要的前身，似可说早期的合同即是由会议记录直接转化而成的，此之谓会议纪要的产生。

随着资本主义的不断发展，社会经济的运作方式愈发复杂，众多合同的签署是涉及众多债权人、债务人，法人、自

然人的。更复杂的经济运作方式反映出社会资源分配过程中更加严谨有效的特点，当代所谓先有说全球经济一体化，后说经济全球化即是反映了现代经济的一些阶段的特点，归根到底这些特点是全球资源在实现更合理的利用方面的发展和进步。自然，更复杂更有效率的经济操作模式需要更加艰苦的思考、分析和沟通来实现，我国之前多轮的入世谈判，与世贸成员国逐一谈判等行为就充分反映了现时经济活动的艰难，当然也反映了为了实现全球资源最合理分配世界各国人民所做的艰苦努力，自然是能够更有效率的开展经济活动了。会议纪要在现时就更加重要，因为为达成最终的合同（协议）多轮谈判的阶段性成果必须依靠会议纪要的载体来实现双方确认，各种意向书实则即是谈判过程中会议纪要的整理和提炼，并经双方认可后的一些阶段性成果。现代会议纪要的特点具体来说是更加具有指导意义，因为它是最终签署合同（协议）的阶段成果，则其内容必须具体可操作，以便逐步向达成最后合同（协议）靠拢。因此具体可操作是会议纪要发展的必然要求，这其实就是更加细致的做好前期准备工作的表现，也与我国古代孙子所谓“夫战，庙算胜者，得算多矣；庙算不胜者，得算少矣。多算胜，少算不胜，而况于无算乎？”的理论相一致。此之谓会议纪要的发展。

在了解了会议纪要的产生与发展后，会议纪要的意义，也即是作用就呼之欲出了。在现代经济活动中，会议纪要是

合同签署各方协商确认事项的法律存档依据，这也是会议纪要的作用。具体而言，会议纪要的作用包括，一是准确记录协商各方认可的事项，以及协商各方对于达成最终协议（合同）条件（可包括具体思路、具体方法、时间安排等）的表述。二是具体记录协商各方对于确认事项实现方式方法的表述，例如具体到如何完成某事、分几个阶段、通过何种具体操作方式以及在何时完成等。三是准确记录由哪些具体部门、具体人员负责会议纪要各方确认事项的完成任务，由哪些部门的哪些人员负责监督完成情况以确保按照协商各方约定按时保质保量完成。自然，依据协商各方所属的利益集团不同，则自当有对于会议纪要的不同表述要求，但对于协商各方确认事项的具体操作办法一定是会议纪要记录的核心内容。因此避免会议纪要中表述不准确、操作方式不具体、没有具体完成期限以及没有具体负责单位人员安排等问题就格外重要。此之谓会议纪要的意义。

翻译外文著作，有人归结为“信、达、雅”三重境界，我以为会议纪要则必须达到“信、达”，并不是只有“信”即可。因为记录的真实准确对于会议纪要自是最基本的要求，可达到通过会议纪要为最终签署合同（协议）服务的目的也是会议纪要存在的最重大的意义，如何达到这个目的，则必须使会议纪要更加具体、细致、可操作、有人执行、有人监督并有完成期限。以上数言，不知所云，但存在我心，

不吐不快而已。不足之处，深望指正为盼。

马宵

2011年9月29日23：47