OA协同办公系统实施方案

随着时间的推移，公司已经在新经济市场环境下拼搏了20个年头。

我们欣喜的看到公司历经二十年的成长所带来的丰硕成果。

通过20年的奋进拼搏，XXXXX有限公司已经真正成为一个集多元化业务的集团型企业。

随着业务的不断延伸、拓展，公司也正在经历着竞争日益激烈的市场环境的考验。

近年来随着计算机信息技术迅速发展，公司内部的信息化基础设施、部分软件系统开发、应用已经取得了一定的进展。

初步建成了以公司内部为主体的硬件网络环境，基本上解决了运用网络化沟通桥梁，并已经实现了局域网络体系。

已经伸展至每一个职能部门，从硬件环境上看应该说已经取得了较好的效果。

然而，我们也不得不面临的一个实际问题就是信息化统一协同管理方面目前还处于一个相对滞后的状况，各个部门只能针对内部进行局域性管理而无法形成协同工作、共同发展的阶段。

对于现今同类企业的信息化进程我们已经明显感觉到相对落后的状态，这对于目前飞速发展的市场经济时代来说是不利于长久发展的。

而且，现有的部分系统由于部门职能不同、业务的要求不同、采用的技术不同，已经造成一个个的信息孤岛的存在，企业内部各部门的信息沟通不及时、文件审批流程不规范；传统的办公方式效率较低，费用较高。

（例如坐飞机参加公司会议，快递或者传真进行文件审批等等)，是公司信息化工作需要解决的重要问题。

因此，推进公司管理信息化系统规划和建设，才能有效解决异构系统的整合问题，包括系统整合、数据整合等，从而规范企业管理、加强企业内部沟通、有效控制企业办公成本，让企业员工在统一工作平台上开展业务，实现数据共享。

如何打造一套符合公司企业特点、符合企业文化的信息化管理系统一直是作为办公室今年主要的工作重点任务之一。

在这近半年的时间里，一方面对同行企业的信息化做了相应了解，另一方面也同几家软件企业进行接触及沟通。

通过对同行及软件供应商的了解，我们越来越认为本公司采用信息化管理的重要性及紧迫性。

在提案中多次提及到信息化管理的必要性、紧迫性，那么究竟信息化管理都包括什么？怎么样实现信息化管理？我将通过以下几点进行阐述：
1，信息化管理都包括哪些
从一般公司型企业来看，信息化管理的所涵盖的面很广，且也难以量化。

不过企业协同办公管理、财务管理、人事管理、客户管理、企业核心业务管理（针对公司业务如：销售管理、生产管理等）这几方面则是一般公司化企业信息化管理的一个必备要素。

而作为信息化管理的基础则是企业协同办公管理。

她是其他软件系统管理的一个母体，相关软件系统则是通过协同办公管理系统来实现企业内部协调统一的。

很多企业都曾有上过很多业务系统但最终导致失败的情况，总结其原因百分之五十以上是因为还没有建设好企业信息化管理的基础就盲目上马。

在经过半年多的走访和总结后，我们认为，本公司要想实现真正意义上的信息化管理，协同办公管理系统则是首先需要实现的。

2，怎么样实现信息化管理
根据本公司情况，为保证信息系统功能满足企业日常运营及核心业务管理需求，我们认为需要提供一个统一的信息管理平台，搭建高效的信息沟通网络以及统一的企业信息处理中心和灵活的事务协同处理机制。

在此平台基础之上，运行各项公司核心业务管理子系统。

并通过系统自动挖掘、过滤、分析信息流，为领导决策提供集中、准确、及时的支持信息。

所以根据企业的运营特点，我们建议管理系统在功能上应以企业日常管理作为核心，整合集成运行领导查询、邮件管理、人事管理、行政管理、客户管理、公文管理、企业信息管理、内部论坛、财务查询等功能，在上项运作上采取分步实施的原则，并预留系统扩展接口，为以后增加新的管理系统做准备。

并本着务实求进的原则提出“总体规划、分步实施”的规划建议，以全面实现本公司全面信息管理系统为目标，其目标主要体现在以下几方面：
⏹利用本公司现有网络环境，从网络层搭建良好的网络架构，实现内部和远程安
全局域网结构，实现企业内部一体化管理、一体化运作进行相关工作；
⏹运用软件供应商的技术优势和先进的工作流技术对本公司内部所有的审批环节
实现流程管理。

建立严谨、有效的监控手段，监控检测点分布于系统的多个功能模块，达到分布管理、协同办公及集中监控的目的；
⏹选择先进、成熟、稳定的软件供应商所提供的支撑平台技术，提供方便、快捷
的管理信息平台，实现单位业务的流程化跟踪与管理，将工作流程管理、业务管理系统同相关其他管理系统结合起来，达到无缝连接，为单位和个人提供便捷的网上服务，提高系统的稳定性、通用性和扩充能力。

⏹以全面实现“信息化管理、数字企业、规范运营”管理为原则，在各个管理等
模块中，实现严格快捷的企业管理工作。

3，公司信息化管理的指导思想
公司信息化管理系统的建设基于全新的管理理念和功能体系而设计，并包含以下四方面的基本设计思想：
⏹科学化监控思想
公司内部的部门及业务繁杂，作为企业的高层管理者在很多环节上无法第一时间获取信息从而难以做出一个科学而及时的决策。

运用信息化管理手段，作为企业高层管理者可以随时通过系统平台了解、追踪企业各个职能部门的工作进展情况并做出及时的判断；
⏹信息网络化思想
将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张信息网、知识平台。

使公司内部封化的信息资源能够得到最大限度的利用；
⏹业务关联思想
对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理，使部门与部门之间、上级与下级之间、公司与下属企业之间真正形成一个统一的管理体系；
⏹随需而动思想
企业的各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通和协作。

基于这四大基本思想体系设计的公司信息化管理系统一方面打造了高度"协同"的管理和办公环境，另一方面大大深化了利用信息化手段管理的应用，从而完全突破了传统管理的局限及模式，有效帮助企业整合各种资源，提升管理从而节约公司的运营成本及开支。

4，信息化管理对公司所带来的直观价值
随着信息化的飞速发展，中国乃至全世界的企业运用信息化手段全盘管理企业已经是一个势不可挡的必然。

作为拥有20年历史的公司型企业而言，由于旗下分支机构众多、且公司内部之间的系统业务也纷繁复杂，在日常的工作中经常会出现诸如：业务协作衔接出现问题、部门与部门之间信息不对等、企业内部资源管理分散且混乱、造成大量的人为上的浪费。

在近半年多来走访相关同行业已经实施信息化管理的企业了解到这样一组数据：实施信息化管理后：
⏹工作审批流程出错率降低70%；
⏹部门之间协调工作效率及准确率提升40%；
⏹通讯费用同比实施信息化管理以前节省近3倍；
⏹纸张使用同比实施信息化管理以前节省近5倍；
⏹处理各种文件档案的效率是信息化管理之前的20倍；
根据查阅部分集团企业关于信息化项目评估的有效数据显示，实施信息化管理第一年，单通讯费用一项一年就直接节省下来的费用就近20万元，纸张使用节约也近10万元。

从这样一组数字我们不难看出，实施信息化管理的效果及价值是不言而喻的。

面对新形势下的市场竞争，信息化管理的必要性也是势在必行的。

经过了近半年时间的多方面考察后，同时对公司信息化需求做了相应的需求整理，我们已经就信息化管理的推广有了一个完整的计划，现呈报公司领导进行考虑。

一、实现效果
我们希望通过本次成功实施信息化管理项目能够给本系统从管理及运营上带来质的变化。

从直观效果上能够做到以下几个方面：
⏹公司领导可随时了解各个部门的工作进展；
⏹公司领导可随时查询各个部门的工作情况；
⏹部门与部门之间协同工作直观、清晰、明了；
⏹公司内部所有文件、文档得到有效的管理及规范；
⏹公司内部审批流程清晰、规范；
⏹直接降低通讯、纸张等办公费用（第一年力争节约30%）。

二、项目里程碑计划
在20年庆典来临之际，为了全面推动公司的信息化管理进程，经过电脑部的认真研究决定，作为09年的重点工作之一的信息化管理建设决定于今年3月31号前完成供应商选择的工作。

计划在确定合作之后未来的100天之内全面上线，并做到系统运行安全、稳定、各种运行数据准确，确保各个部门及人员基本熟练使用。

计划简述进程如下：1，2009年3月31日之前确定软件供应商；
2，2009年06月30日之前系统全面上线试运行；
3，2009年07月30日之前完成本公司内部100%人员操作培训；
三、费用预算
针对此次信息化管理项目上马，我们一直在进行多方面的了解，对比同行业此类项目的实施费用及根据本公司的实际情况，总体预算应该控制在20-35万以内，其中包括几方面需要支出的费用并拟定了一个匡算表基本情况如下：
⏹硬件：
✧公司信息化服务器2台约计：3-5万；
（专业级PC服务器此硬件包括公司总部及下属公司办公信息化软件）
✧正版操作系统及大型数据库软件约计：4-10万；
（此部分如果采用盗版可免）
⏹软件：
✧公司OA信息化办公管理软件1套约计：20-30万；
（采购标准为可满足公司内部200个用户以内使用的大型系统软件）注：以上是根据几家软件供应商提供的报价方案综合平均数据匡算约计，等确定具体软件供应商后再进行详细商讨确定最终价格。

四、项目启动安排
根据以上项目的总体部署计划，对此次本公司信息化管理建设项目启动安排也做出相应的部署如下：
1.本次项目将由公司信息部进行总体负责；
2.本提案交由各个相关部门进行内部讨论，XX日之前拿出条论结果；
3.XX月XX日之前有领导做出最终项目上马结案；
4.XX日同软件供应商确定需求、商务条款等工作意向；
5.XX日最终确定合作软件供应商并完成签约工作；
6.XX年XX月XX日开始项目正式交由软件供应商驻场实施。

公司电脑部2009-10-23。