合同档案归档制度

合同档案归档制度
一、背景
随着企业发展，合同数量逐年增长，合同档案管理成为了企业不可忽视的问题。

既要确保合同档案安全可靠，又要方便快捷地查阅合同，因此需要建立合同档案归档制度。

二、建立合同档案归档制度的目的
1. 统一管理合同档案，确保合同档案的完整性和准确性。

2. 提高查询合同档案的效率和便捷性。

3. 降低合同档案丢失和遗失的风险。

4. 便于企业对合同执行情况进行监督和评估，为企业管理提供依据。

三、建立合同档案归档制度的内容
1. 合同档案的分类方式：按合同类型、时间顺序、合同主体等方式分类。

2. 合同档案的编号：使用唯一的编号标识每份合同档案。

3. 合同档案的密级：根据合同涉及内容的保密级别划分密级，
并采取相应的保密措施。

4. 合同档案的存储方式：采取实体存储和电子存储相结合的方式，实物档案存放在专门的合同档案柜中，电子档案存放在专门的
服务器中。

5. 合同档案的借阅管理：要求借阅人必须填写借阅申请，并经
过主管部门审核，借阅期限不得超过一个月。

借阅的合同档案需保
证归还，逾期需承担相应的违约责任。

6. 合同档案的保管期限：按照国家有关法律和规定，制定保管
期限，对达到保管期限的合同档案及时进行销毁。

四、建立合同档案归档制度的实施办法
1. 建立合同档案管理规定，包括合同档案的归档、存储、借阅、销毁等方面的规定，以确保合同档案管理的规范化。

2. 成立合同档案管理小组，由专门的人员进行合同档案管理和
维护。

3. 开展合同档案管理培训，对合同档案管理人员进行培训，提
高其合同档案管理水平和操作技能。

五、建立合同档案归档制度的风险控制
1. 加强合同档案的保密管理，对涉及商业秘密和个人隐私的合
同档案进行严格保密。

2. 建立合同档案备份制度，定期备份合同档案信息，以防止数
据丢失或遗失。

3. 加强合同档案安全管理，确保合同档案的安全可靠，防止合
同档案的遗失或损毁。

六、建立合同档案归档制度的效益
1. 确保合同档案的完整性和准确性，提供合同执行情况的依据，为企业决策提供支持。

2. 提高查询合同档案的效率和便捷性，减少查询时间，提高工
作效率。

3. 减少合同档案的遗失和丢失风险，保障企业合法权益。

4. 提高合同档案管理水平，提高企业管理水平和运营效益。

综上所述，建立合同档案归档制度，对于企业合同档案的管理
和保管具有重要意义，有利于提高企业管理水平和运营效益。

同时，要注重制度的落实和监督，确保合同档案的安全保密。