办公室自动化对秘书工作的影响

浅谈办公室自动化对秘书工作的影响

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浅谈秘书工作办公自动化存在的问题及其对策

【摘要】办公室自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念,是现代技术发展的必然趋势,也是社会发展的必由之路。办公室自动化的英文原称是Office Automation，缩写为OA。它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。它的使用进而实现办公的自动化处理，使办公人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。在享受办公自动化为秘书工作带来高效与便捷的同时，办公自动化存在着许多问题,同样亟待我们探讨和反思，并找出相应的对策。

【关键词】秘书工作办公自动化问题对策

近年来，随着社会信息的到来和计算机网络技术的迅猛发展，计算机与网络技术已经逐步改变了人们的生活方式和工作方式。学校自然也是如此，为了使学校的人、财、物流及各种信息流能进行高效、规范和科学的传递和运转。许多学校普遍将电子计算机大规模地用在办公自动化方面，电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为办公自动化工作改革、发展和增效的宝贵资源。同时，也给秘书工作提出了一个新问题，即应该如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应的文件管理体系，让其更好地发挥应有的作用。

1.办公自动化的内涵和发展

1.1办公自动化的内涵

办公自动化（Office Automation，简称OA，）是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑、以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。

1.2办公自动化的发展

在我国，办公自动化自1970 年开始发展，大致经历了三个阶段，第一个阶段主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打印机、复印机等，主要是利用信息通讯技术处理办公室内部业务,偏重于文件的制作、传输和贮存; 第二阶段是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等; 第三阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普通使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了办公自动化、信息数字化和传递网络化。通俗的讲，就是实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。

在办公自动化发展过程中，更加强调通用性、适应性和适中的价格，以满足用户的广泛需求，创造大规模普及的充分条件，“通用办公自动化”显然是符合未来软件技术发展潮流。但为了解决部分用户对“通用等于无用”的疑虑，通用化应具有行业化某些特性，而不是空泛粗浅的通用化，能结合行业的应用特点、功能对口需求，未来办公自动化的应用推广将更为迅捷有效。

OA 技术的飞速发展为社会信息化的发展提供了最重要的技术保证和技术支持，是信息化社会的产物。如何能将现有的OA 系统

与互联网方轻松的衔接是OA 未来之势。如GOOGLE 推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件，实现了网上办公的无缝衔接; 微软Office 用户可直接在Office 软件中搜索到与其工作相关的网络资源、用户可在Office 软件中直接撰写自己的BLOG，并将其发送到网上的BLOG 空间，实现移动办公。

2.办公自动化的优点及其作用

2.1办公自动化有利于提高工作质量和效率

学校秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作，其工作对象具有复杂性和多变性的特点，办公室要收到来自上级不同单位的发文，这些文件需要秘书及时、准确无误地传给领导批阅，并立即遵照领导指示向学校各部门传达文件精神。在传统的方法中，步骤繁多一些文件到了领导手中已经过期。而采用办公自动化，秘书人员可以利用特定的办公软件通过网络发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

办公自动化为学校的各项工作质量和工作效率提供了最优化的手段。主要表现在以下四个方面：一是强大的信息处理能力，计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。学校管理的信息量是巨大的，要对这些大量信息进行收集、加工和处理，及时作出决策，并准确无误的反馈给校长、教师、学生、家长及社会。工作量是非常巨大的，采用传统的手工操作方式进行信息处理，费时费

力，容易出错;若运用办公自动化手段，对文件资料进行收集、整理、统计、分类、储存和查阅等信息处理,则环节变得十分方便有序，简单易行,省时省力，准确无误。因而,无论是文的起草还是办理传递，在应用了计算机软件处理后，就可以轻而易举地解决这些问题。二是强大的运算能力，例如,在每次考试后，要对成千上万名同学的成绩和排名进行统计分析,数学运算是一件十分繁琐的工作，它要进行数据收集、整理、编制诸程序以及运算等多个步骤。若采用办公自动化技术，不但可以压缩工作程序，而且可即刻得出运算结果，大大地减轻了办公人员的工作量。三是简便的工作程序，办公自动化系统可以说是一个压缩的办公程序，使用文件处理机，当办公人员通过键盘输入一份文件并发出执行指令后，不仅可立即打印出一份完整的文件，还可自动将该份文件按分类要求存入存储器内，供以后查找和利用，从而减少了原有人工操作完成的文件处理、分类、编目、印刷、立卷归档等多个环节。四是办公的高速度，这是办公自动化最显著的特征。办公自动化技术是人们在处理公务过程中掌握时间、控制时间和利用时间最理想的手段。例如，传统的查找文件方法，先要查看收文目录本，再根据出处，从放文件的卷宗中取出，如运用办公自动化系统，只要根据文件检索要求打开电脑，即刻就可以找到文件，并可在显示器上查看文件内容。

2.2办公自动化对秘书工作来讲有不可替代的作用。办公自动化系统的使用，能更加快捷地共享信息，高效地协同工作，节约人力、物力、时间、空间提高了办事效率和管理水平。办公自动化系统对秘