公司印鉴及证照管理制度

xxxxxx公司印信证照管理制度

二〇一九年八月

第1章总则

第一条为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。

第2章公司印章、证照类别说明

第二条印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章等。

第三条证照包括公司营业执照（正、副本）、银行账户及公司开展经营活动所需的其他证照。

第3章公司印章、证照保管

第四条公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。

第五条公司的营业执照正、副本及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。

第六条公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。印鉴保管人须签订《印鉴保管责任书》

第3章公司印章、证照管理

第七条印章、证照使用前应填写《印鉴证照使用登记表》，并报行政部负责人审批。对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写《印鉴、证照使用申请单》，由部门负责人、总经理签字后，方可使用。

第八条对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限XXXX使用）。

第九条证照的使用管理

1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写《印鉴证照使用申请表》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。

2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过3天。

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。

5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款

6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。

7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。

第十条印章的使用管理

1、印章的刻制、启用

（1）公司各部门需刻制印章时，按要求填写《印章刻制申请表》，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。

（2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。

（3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。

（4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。

（5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。

2、印章的使用、停用

（1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。

（2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。

（3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。

（4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写《印鉴证照使用申请表》，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报，确认后方可使用，事后补办手续。

（5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。

（6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。

（7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发《关于停止xx印章使用的通知》。

（8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则填写《印鉴销毁申请表》经批准后，严格按照要求进行销毁。

3、用印的方法

（1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。

（2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。

第十一条正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理：

1、使用人填写《印鉴证照使用申请表》，由部门负责人、总经理签字并填写《印鉴证照使用登记表》后方可使用。

2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。

3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。

4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。

5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写《印章证照使用申请表》，行政部负责人签字后方可使用。

第十二条证照管理责任人离调职时，应按离职制度规定填写移交单并逐项清点移交。

第4章介绍信管理

第十三条公司介绍信由行政部负责保管开具。

第十四条保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。

第十五条严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。

第十六条介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。

第十七条介绍信存根应存档备查。

第5章证照的年检

公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。