公文基本格式..

常见法定公文的基本格式

一篇完整规范的法定公文，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码共19个要素组成，但并不是说所有的公文都必须包含上述19个要素。

（一）份号。标注份数序号，目的是便于公文分发、清退、查找、统计和管理，便于掌握公文的去向。并不是所有公文都需要标注份号，但涉密公文一定要标注。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。如果需要标注份号，一般用6位三号黑体（加黑）阿拉伯数字，编虚位（如000111，面不能标注成111，这与下面将要讲到的发文顺序号相反—不编虚位），顶格编排在版心左上角第1行。

（二）秘级和保密期限。涉及国家秘密和企业商业秘密的涉密公文，依据《保密法》的规定，按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”、“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。秘密等级与保密期限中间用黑色“★”分隔号隔开。如果需要标注秘级和保密期限，一般用三号黑体字（加黑），顶格编排在版心左上角第2行。保密期限的数字用阿拉伯数字标注。

在标注秘级和保密期限时要注意的事项：

一是在确定密级和保密期限时防止出现过紧或过松两种倾向。过紧的情况指的是，不该定密的定密，该定低密级

的却定了高密级；保密期限该定较短的却定得很长，有的甚至按最长保密期限来设定。过松的情况指的是，该定密的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定较长的却定得很短。

二是密级标注要规范统一，保密期限中的数字只能用阿拉伯数字，而不能用汉字。

（三）紧急程度。是对公文送达和办理时间要求的标志，以确保紧急公文的及时传递与处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文，需要在公文上标注“特急”和“加急”字样，电报分别用“特提”、“特急”、“加急”和“平急”来表示。如果需要标注紧急程度，一般用三号黑体字（加黑），顶格编排在公文首页版心左上角第1行。如需同时标注份号、秘级和保密期限、紧急程度，则按份号、秘级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度有时也可以在公文标题中标注，如《关于XXXX的紧急通知》。需要引起注意的是，不要随意标注紧急程度，不急的公文不能标注紧急程度。

（四）发文机关标志。是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页的上半部，字体要规范、庄重、美观、大小适度（一般下级机关的字号应小于上级机关的字号）。企业单位常采用的方式是，发文机关全称或规范化的简称后加“文件”组成，如“中国石油化工股份有限公司巴陵分公司文件”、“中国石化党组文件”。推荐字体为小标宋体。

在联合行文时，主办机关的名称在前，“文件”二字置于发文机关的右侧，上下居中排列。如：

有时联合行文时也可单独用主办机关的名称。

标注发文机关标志时，要注意发文机关标志名称一定要与发文机关署名或印章相一致。如用“XXXX部”的发文机关

标志，发文机关署名或印章却成了“XXXX部XXX局”或“XXX办公厅”。

（五）发文字号。由机关代字、年份和发文顺序号三部

分组成。如：巴陵石化办〔2010〕120号。机关代字突出发

文机关的特点，要求用简称，要准确、规范、精练、无歧义、易识别，并固定使用。发文字号标注在发文机关标志下空2

行位置，居中布置。标注签发人的上行文，发文字号移至左

边顶格，左空1字。年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；

年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，而不能用四角号“[ ]”，年份要标全，如〔2013 〕不能标成〔13〕；发文顺序号不编

虚位（即1不编为001），也不加“第”字，如第1号。凡是法

定公文，必须编写发文字号，联合行文时，只标注主办机关

的发文字号。发文字号字体为三号仿宋加黑。

（六）签发人。上行文（请示、报告和向上级部门请示

工作的意见）应当标注签发人姓名，主要是体现机关负责人

对所签发的公文负责。标注签发人时应注意：一是只标姓名，不标职务。二是联合行文时，应标明所有联署机关签发人即

会签人姓名，主办单位签发人姓名置于第1行，其他单位签

发人姓名按发文机关顺序从左到右、自上而下依次标注，一般每行排2个签发人姓名，发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。

签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，平行排列于发文字号的右侧，右空1字。“签发人”字体为3号仿宋加黑，签发人姓名用3号楷体加黑。

签发人签发文件时应注意的事项：上行文要求由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发。主要负责人外出时，可由其授权的其他领导人签发，被授权人事后要向授权的领导汇报。

（七）标题。公文标题应准确、扼要地揭示公文的主要内容，使人一目了然。公文标题标注在红色反线下空2行分一行或多行居中排列。

1.公文标题三要素：发文机关名称、事由和文种，居中排列。

关于（对）的发文机关（作者）+ + 事由+ + 文种

介词助词公文标题一般标明发文机关，发文机关一般用全称，有时也可以用规范化的简称。如：中国石油化工集团公司（中国石化）。有时公文标题中也省略发文机关名称。

公司规定，公文标题的字体统一为二号方正小标宋简体加黑，分一行或多行居排列。

2.拟制标题时应注意的事项：

（1）文种要使用准确。无论什么公文的标题都不得省略文种，法定公文不得乱用文种、自造文种，如：请示报告、备案、说明。也不能漏用文种。法定性公文标题必须使用文种，如：《关于巴陵石化煤炭管理制度》，制度不是常用公文的文种，应改为：《关于印发巴陵石化煤炭管理制度的通知》。（例子）

（2）标题与正文内容要相符，要涵盖公文的主要内容。如《关于切实做好减亏增效工作的紧急通知》，正文内容就只能讲与减亏增效有关的事项（抓好安全生产、降低非计划停车、加强营销、降本压费，等等），而其他诸如精神文明建设、扶贫帮困、信访稳定、厂地协调等内容就不能涉及了。

（3）事由要概括得精炼，力求含义明确、范围限定、文字简明、结构完整，一般控制在25字以内。如，《巴陵石化关于表彰在开展深入学习实践科学发展观活动中涌现出来的先进集体、先进单位和先进个人等先进典型的通知》(51字)，应改为《关于表彰学习实践活动先进典型的通知》(17字)

（4）不要漏用介词，不要重复使用介词，“关于”和“对”只能两者选其一。如《巴陵石化开展设备大检查的通知》，漏用了介词“关于”，应修改为《巴陵石化关于开展设备大检查的通知》；《巴陵石化关于对XXX同志的处分决定》，要么用“关于”，要么用“对”，应为《巴陵石化关于（对）XXX同志的处分决定》

（5）不能乱用标点符号。公文标题中除可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号外，应尽量避免使用其他标