公文的排版形式、装订要求与公文的稿本

公文的排版形式、装订要求与公文的稿本

一、公文的排版形式

公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：

1、公文用纸的尺寸和规格。

16开型：长260mm、宽184mm

国际A4：长297mm、宽210mm

2、公文的书写形式。

公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

3、字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

发文机关标识：推荐使用高X宽 22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。

公文大标题：推荐使用二号宋体字。

小体题：推荐使用三号宋体字。

秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑

体字；主题词：推荐使用三号宋体字。

公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。

公文的标点符号：符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。

4、多层次结构的标识方法：

第一级用：一、二、三……

第二级用：（一）、（二）、（三）……

第三级用：1 、 2、3、……

第四级用：（1）、（2）、（3）……

二、公文的装订要求

公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

三、公文的稿本

1、公文的稿本：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

（1）草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。

草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。

按照文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。

（2）定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会

议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。

定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

2、公文的文本

同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

（1）正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实文件的效力。

（2）副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。

作用：主要代替正本供传阅、参考和备查使用。

（3）存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。

（4）修订本。是指对于已经发布生效的文件，在衽一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。

（5）试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、

暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。

（6）各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。