发文管理制度

发文管理制度

进一步加强公司的公文管理，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、公文的种类

公文类别有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

二、发文的范围

1、凡是以公司名义发出的文件、通知（包括口袋助理通知）、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、公司下发文件主要用于：

（1）公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

（3）公司内部组织框架变动或人员任免事项；

（4）全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关公司的重大事项。

3、公司上行文、外发文主要用于：

（1）对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、

4、各部门因业务需与与外单位发生的业务联系，可用各部门的名义对外发函不用公司名义发文。

三、行文要求

1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版，所有对外发文时注意页眉页脚需要有公司logo+名称(“****************有限公司”楷体，小四号字，居右），ＰＰＴ版本时公司ＬＯＧＯ位于右上角，大小为高1.5cm，宽4.03cm。以公司综合管理部门下发的ＷＯＲＤ和ＥＸＥＣＬ版本为主。

　2.各类通知、制度、纪要、红头文件等政策性问题，以公司名义行文，由综合管理部统一下发。日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

3. 公司名义下发公文如红头文件、制度、流程等需履行签批程序，经

办人拟稿，经部门负责人审核、总经理签批，综合部备案，全公司下发。

4.红头文件格式：

文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅；

发文字号的字体：四号楷体、黑色，内容表述“**字【2016】001”；标题的字体：三号黑体字、黑色、加粗、居中；

主送公司或部门的字体：四号楷体、黑色；

正文的字体：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体、1.5倍行距；

附件的字体：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体、1.5倍行距；

单位名称或部门：四号楷体、黑色、右对齐；

日期的字体：四号楷体、黑色、居于单位名称正中间；

主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗；

抄送机关及部门的字体：四号楷体、黑色；

印发说明的字体：四号楷体、黑色；

印章说明：上不压正文，下压日期。

5.会议纪要、通知、总结、决定等格式：

标题：二号黑体，加粗，居中；

副标题：四号楷体、居中；

空行：标题与正文中间空一行；

正文：四号楷体；

落款名称：四号楷体、右对齐；

落款日期：四号楷体、居于单位名称正中间。

6.制度与流程格式

标题：二号黑体，加粗，居中；

副标题：四号楷体、居中；

空行：标题与正文中间空一行；

正文：四号楷体；

标题：一级标题为黑体加粗，四号，居中，表述“第一章”；二级标题用“一、二”依次表述；三级标题用“（1）（2）”依次表述；

落款名称：四号楷体、右对齐；

落款日期：四号楷体、居于单位名称正中间；

附件：四号楷体、黑色、首行缩进2个字体，用阿拉伯数字表述。

四、草拟文件应注意以下事项

1.内容要符合公司制度。

2.反映情况要客观，实事求是。

3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明。

4.格式正确。

五、公司所有签批的文件由综合管理部统一编号并存档，各部门自行下发的通知行文等由所在部门自行存档。

六、公司发文，统一编号，要求如下：

1.红头文件的编号为**字【2016】××号。　

2.以公司名义对外发文统一编号为**外字【2016】××号。

3.综合管理部下发各类公文统一编号为**综字【2016】××号。

4.财务部各类公文，统一编号为**财字【2016】××号。

5.各分公司各部公文（以康巴什为例）统一编号为**康字【2016】××号。

七、公文装订要求

所有文书左侧装订，上下两针在四分之一处。装订左右即页边距为3mm－5mm，要求既能看到内容，又防止脱落。

　八、本制度颁发之日起执行，具体解释由综合管理部负

责。

　内蒙古****财税有限责任公司 综合管理部

2016年3月21日

附件１、《发文签批表》

2、《ＷＯＲＤ文头版本》、《ＥＸＥＣＬ文头版本》

附件１：发文签批表

文件标题

文件类型发文编号

主送抄送

发文部门拟稿人

内容摘要

部门负责人

审批

综合管理部

审批

总经理

审批