合同管理制度

合同管理制度

一、总则

1、本规定编制的目的就是为了规范合同在起草、审核、谈判、审查修订、签订、跟踪、编号、用印及归档管理的工作程序,防范经营风险。

2、合同必须就是书面形式,书面形式就是指合同书(协议书)、洽商记录、变更记录、信件、函件与电子文件(包括电报、电传、传真、电子邮件)等能够有形地表现所载内容的形式。

3、本办法所适用范围为以本公司名义签署的对外、对内的所有合同、协议。主要包括经济类合同、内部管理合同及其她合同。

二、合同的签订范围

工程合同的签订范围:招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同;工程勘察、设计合同;材料、设备采购合同及监理、工程造价咨询等服务类合同等属于工程管理范围的各种经济协议。

三、合同的签订原则与内容

1、合同签订的基本原则应遵照《中华人民共与国建筑法》、《中华人民共与国合同法》与《建设工程质量管理条例》的规定,参照市工商行政管理局与市建委共同监制的《工程建设施工合同》、《工程勘察、设计合同》及《材料、设备采购合同》等制式合同文本,结合工程实际情况进行。

2、对于特殊工程,可根据实际情况,对合同条款进行补充、修改,

但须向公司领导汇报。

3、项目的施工及材料、设备采购均应签订正式的书面合同,如需采用信件、电子数据、会议纪要、信函、传真、电话记录、签证、变更合同洽商、合同台账、索赔报告等作为合同的附件时,必须签订确认书。

四、合同的发起

1、招标工程项目的施工合同,由委托的造价咨询单位根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等,提出合同初稿,送项目各部门与公司领导会签。

2、非招标零星工程项目的施工合同,由委托的造价咨询单位参照《工程建设施工合同制式文本》,确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项、制定零星工程施工合同统一标准格式,拟定合同初稿,送项目各部门与公司领导会签。

3、规划、勘察、设计合同按照国务院颁发的《建设工程勘察设计合同条例》原则与有关部门印制的《工程勘察、设计合同》标准合同文本,结合工程实际情况,由承担勘察设计任务的单位拟定,各专业主管负责技术性条款的审定,成本部门组织合同会签。

4、对公司自行采购的各种材料、设备,由物资部与工程部按照材料、设备采购计划安排,提出经总经理审核、董事长批准的材料、设备采购计划。委托的造价咨询单位按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、数量、品种规格、质量标准、到货周期等要求,按照《材料、设备采购合同》文本拟定合同条款,送项目各部门与公司领导会签。

五、合同的会签程序

1、施工合同的会签程序:－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。

2、勘察设计合同会签程序:造价咨询单位-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。

3、材料合同会签程序:造价咨询单位-物资部-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。

4、其她经济协议会签程序:造价咨询单位－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。

注:法律顾问审核完合同后须出具书面审核意见书。

六、合同交底

1、合同审批完成后,方可进行合同交底工作。

2、合同交底的内容一般包括以下主要内容:

●工程、材料设备概况及合同范围;

●合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任;

●合同工期控制总目标及阶段控制目标,目标控制的网络表示及关

键线路说明;

●合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准与验收程序; ●合同对本工程、材料、设备采购验收的规定;

●介绍合同价款的支付及调整的条件、方式;

●合同双方争议问题的处理方式、程序与要求;

●索赔的机会与处理策略;

●合同风险的内容及防范措施。

3、合同交底程序:

●相关部门(工程部、物资部)在合同审批后,3日内组织召开合同交

底说明会,同时发放《合同交底记录》;

●工程部成本工程师向参会人员宣读《合同交底记录》的相关内容,

工程部技术人员就主要技术条款进行说明。工程部成本工程师就各方之间的权利、义务与责任,合同价款的支付及调整条件、方式与程序,双方争议问题的处理方式、程序与要求,双方的违约责任,索赔的机会与处理策略,风险的内容及防范措施等进行说明。物资部人员就本工程的材料、设备采购、验收的规定等进行说明。4、归档

上述《合同会签单》、《合同交底记录》等相关资料,需交到资料人员进行统一归档。

七、合同台账

合同交底后,工程部成本工程师对其所管合同(除材料、设备采购合同外其她合同)进行合同电子台账的记录,物资部对其所管合同(材料、设备采购合同)进行合同台账的记录。次月5日前,将合同台账电子版发送至总经理邮箱。

8附件

附件一:《合同会签单》

附件二:《合同交底记录》

附件三:《合同电子台账》

《合同管理制度》附件一

合同会签单

《合同管理制度》附件二

合同交底记录

项目名称: 编号:

说明:相关人员须对以上信息确认。

合同管理制度

《合同管理制度》附件三

合同电子台账项目名称: