【VIP专享】文档管理功能介绍1

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文档管理—信息面板—基本信息
信息面板主要部分： 基本信息、元数据信息、历史文件
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电子文档培训目录
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系统登录及主界面说明
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基本操作功能介绍
3
辅助功能介绍
4
其他功能介绍
元数据—解释说明
元数据是文件的自定义扩展属性，是描述文件的背景、内容、结构和整 个管理过程的数据，是对非结构文档的结构化标记，其目的是更充分地、 更有效的利用和管理文档。 元数据具有以下几种特性
文档管理—签入、签出
选择目标文件，鼠标右键，点击“签出”，文件状态变为正在编辑，其它新协议系统用户将无法对该 文件进行 “签出”、“更新”、“扩展编辑”、“历史文件”、“删除”、“剪切”，鼠标右键，点 击“签入”，文件状态变为正常
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Fra Baidu bibliotek
文档管理—回收站操作—还原
对文件或文件夹有删除权限的用户，都同时享有该文件或文件夹在回收站中还原或彻底删除的权限。 点击进入回收站，选择目标文件或文件夹，鼠标右键，点击“还原”，文件或文件夹则还原到原来的 位置上。彻底删除为管理员权限
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文档管理—文件上传
进入需要上传文件的目标文件夹，点击列表上方的“新建文件”按钮 （图例为：上传文 件到“康缘股份”）
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文档管理—文件下载
进入需要下载文件的目标文件夹，进入文件夹列表后，显示所文件夹下所有文件，选中需 要下载的文件即可将文件下载到本地（有权限的前提下）
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文档管理—文件预览
进入需要下载文件的目标文件夹，进入文件夹列表后，点击需要预览的文件即可在系统内 查看文件内容
文件外发
文件外发是将系统内的文件通过链接的方式允许系统外的用户查看，用户
发进布行外共发享后的生成区外别发链绍接及访问密码，将链接发送给终端用户，终端用户
不需要登录，只需输入访问链接密码即可预览下载文件
发布与共享的区别：
外发：可以系统文件发布给非系统用户进行操作。
发共布享：共将享文的件共区享别给系绍统用户进行操作。
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文档管理—个人信息维护
用户进入系统需要先将个人信息维护进入系统
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电子文档培训目录
1
系统登录、主界面说明
2
基本功能操作说明
3
辅助功能介绍
4
流程介绍
文档管理—文件夹新建、编辑、删除
进入需要新建文件夹的上层目标文件夹路径，点击列表上方的“新建文件夹”按钮；或者 直接右键目标文件夹，选择“新建文件夹”，选择某个目录单击右键编、删除辑文件夹
4、文档内容区：点击左侧导航项显示其内容，可多标签显示。 5、信息面板：显示文件、文件夹辅助信息的区域；包括“基本信息”、“元数据信息”、 “历史文件” 6、标志区：包括产品版本号和语言切换标志。 7、用户信息区：当前登入者姓名和其新消息等。
备注：在实际使用中，系统管理员会根据用户角色分配不同的权限，用户可能只对本文 介绍的部分功能具有操作权限。
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文档管理—文件更新
选中需要编辑属性的目标文件，鼠标右键，点击“更新”，选择更新的文件名称与需要更 新的文件名称不同，但是文件类型相同，会给予提示文件可以继续更新完成，当一个文件 在更新的时候，其他人员将不能对文件操作，只能查看
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文档管理—扩展编辑
扩展编辑类似在线编辑文档，选中目标文件，鼠标右键，点击“扩展编辑”，文件被扩展 编辑的时候，状态由“正常”变为“正在编辑”，其他人员将不能再编辑此文件
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通知消息
通知
系统中文件夹或文件夹的子级被操作后，可以通过文件夹“通知”功能， 发送消息给被通知的对象。（被动式的）
通知消息-操作方式
弹出对话框：点击新增按钮，填写通知名称，选择操作类型。
订阅消息
订阅
订阅某用户在系统中对某文件夹发生的动作，给予消息提醒。（主动式）
通知与订阅的区别
通知：当前用户对文件夹做操作，发送消息给通知对象； 订阅：当前文件夹发生已被订阅的操作时，发送消息给订阅者
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文档管理—历史文件
鼠标右键，点击“历史文件”，在历史文件界面可以查看、预览、下载、删除历史文件， 当前版本不能删除
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文档管理—搜索分为：全文检索，高级搜索。
在输入框中输入搜索条件，点击“搜索 ”按钮可查看搜索结果，下拉框中显示为全文检索可以定位到 的范围。
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文档管理—高级搜索
高级搜索 在“高级搜索”框中的条件框中输入搜索条件，及搜索范围 基本搜索：搜索目标为文件（包括历史版本），可控制搜索范围 文件夹搜索：搜索目标为文件夹，指定搜索范围 元数据搜索：搜索目标为文件及文件夹， 可使用多元数据混合作为条件查询 混合搜索：搜索目标为文件及文件夹， 可以用多种条件混合作为条件查询 表单搜索：搜索目标为表单信息， 可以用多种条件混合作为条件查询
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文档管理—文件夹元数据策略设置
部门管理员或者有权限用户可以在本部门文件夹层级设置元数据策略
电子文档培训目录
1
系统登录及主界面说明
2
基本操作功能介绍
3
辅助功能介绍
4
其他功能介绍
登录
输入IP地址：http://edm.kanion.com 进入系统首页输入域用户名、密码即可进入系统，例如jjy1301,213456
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文档管理
系统界面分为7个部分。常用部分为个人信息维护、文档导航、信息面板。 1、主导航区：包括“文档”、“我的工作站”、 “系统管理”。 2、搜索区：包括普通搜索和高级搜索。 3、文档导航区：企业空间：显示企业的各类信息;个人空间：显示个人的文档信息;共享 文档：公司与个人共享的信息;收藏夹：对个人常用的信息进行收藏;知识地图：对常用 的知识进行保存.
文件及文件夹共享：
共享提供了区别与“权限”分配方式来设置文档访问的另一选择。可以 把文档的临时权限通过“共享”方式给予，与工作组对象结合使用，可 以使文档的协同使用得到更大的体现。
共享文件查看方式
界面主题分为二个：企业共享（查看被共享的文件或文件夹） 我的共享（查看自己共享出去的文件或文件夹）。
可自由创建 根据文档内容和具体业务要求，可自由创建不同类型元数据 与文档业务内容相关 元数据一般和文档业务内容相关，不同内容文档，其元数据也不尽 相同，例如对发票文件，元数据可包括发票类型、发票金额和客户 名称；对于采购单文件，元数据包括采购单号、供应商名称和采购 金额等
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文档管理—建立元数据
根据用户权限，用户进入元数据管理解密可以自由创建元数据类别及元数据属性。