文件管理工作总结

文件管理工作总结

篇一：文件管理总结

文件管理总结

一. 文件分类

由于项目文件属于现场工作中发生的往来文件比较多，为把文件管理系统化，将文件分为外部文件和内部文件两大类。其中外部文件分为施工单位来文和监理单位来文以及发施工单位和发监理单位四种。内部文件分为项目管理部发文、预算组发文、公司行人部发文、公司其它部门发文以及工程项目部内部流转文件。外部文件具体划分为：

1.施工单位来文具体划分为：工程签证、报告（一般报告、工作联系单、报价审核表、产值）、施工组织设计、施工进度计划（工程总进度计划、月进度计划、周进度计划）。

2.监理单位来文具体划分为：监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）、监理指令（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）、停工令（监理对施工单位管理的文件，发给甲方的目的是监督实施）

3.发施工单位文件具体划分为：图纸（正规图纸、变更图纸）、通知（土建、水电、绿化、道路）。

4.发监理单位文件具体划分为：图纸（正规图纸、变更

图纸）、通知（土建、水电、绿化、道路）。内部文件具体划分为：

1.项目管理部发文具体划分为：施工图纸、特殊工艺做法通知、工程

中需要补充的变更通知、设计变更通知。

2.预算组发文主要是核价通知单以及需要回复的一些文件。

3.公司行人部发文主要是公司相关管理办法以及最新的信息文件。

4.公司其它部门发文主要是根据特定的环境下，发出的一些指令性文件。

5.工程项目部内部流转文件，主要指工程中发生的各种文件的流转过程，主要目的是各专业工程师、项目经理、项目主管之间信息的流通过程，保证施工的有序和高效运转。

6.项目部工程施工中，有相关的施工规范及其它图书文件，资料管理员要及时将图书拟写相应的图书目录，方便各专业工程师查询和借阅。

7.合同文件，合同文件是甲方、乙（丙）方达成的共识，是保证工程投资、质量、进度的有力文件。合同文件管理主要集中在流转过程中，资料管理员要及时跟踪合同的流转情况，防止中途丢失。保证合同及时签订。

二、文件格式要求

1.外来文件格式要求：每个单位的发文格式，文件编号都不一样，他们都没有一个完整的编号习惯，一个单位编出

很多花样，对于文件管理来说，是最容易被这些文件搞乱的。为规范文件管理，作为甲方资料管理员，先给施工、监理单位下发比较规范的文件格式以及编号，要求各单位严格按规定进行上报文件。特别要对报告格式、签证格式（签证编号规则为：野鸭－签证－供应商简称（取两个汉字）－签证流水号（三位）。如：野鸭－签证－铁二－001）、施工单位报价格式（预算组要求的格式进行）进行强制性规定。

2. 发施工单位通知格式：工程项目部要求施工单位按照固定格式进行上报文件，同时项目部也要带头做到发文规范化，对自己内部也做一个固定的格式，要求各专业工程师按规定格式进行。通知发出以后，要及时将所发通知的电子版本给资料管理员，以便及时存档。

三、各类文件审批流程

外部文件审批流程：

1、施工单位来文审批流程：报告（一般报告、工作联系单、报价审核表、产值）、施工组织设计、施工进度计划（工程总进度计划、月进度计划、周进度计划）的审核流程跟报告的流程是一样的。签证统计的审核流程比以上流程多一个环节。

2、合同文件审批流程：a、项目的合同初稿交到工程部内务专员做好登记，内务专员负责合同的流转；b、流转完成的合同返到项目上，并由施工单位按照审批意见做好合同，

由项目上项目经理或项目经理授权的经办人进行审核，由资料管理员收集合同电子版本连同合同一起交给工程部内务专员；c、内务专员盖章完成后返回其中几份给项目部；d、项目部资料管理员发放合同给施工单位。

项目上要有一份合同的清单，内容包括：施工单位名称、签订日期、保修期（起止日期）方便自己的信息管理和以后对物业方的交接工作。

合格或者不合格

合格或者不合格

报告审批流程

签证审批流程

3、监理单位来文审批流程：监理工作联系单、监理月报、图纸会审纪要、监理周例会纪要、安全检查纪要、监理通知单、监理指令、停工令这些文件甲方只是知道有这么一回事，同时对不合理的东西起到调整和更正的作用。

监理来文审批流程

4、发施工单位和监理单位文件流程：图纸发放，根据合同要求的份数直接发到施工单位图纸。通知（土建、水电、绿化、道路）发文流程如下：

篇二：资料管理员工作总结

资料管理员工作总结

本人刘重丽，毕业于太原冶金工业学校，于XX年4

月到圣鑫煤业综合办公室工作，XX年7月调到机电部办公室工作。岗位都是一名资料员。这几年来在矿领导的关怀和指导下，双对业务的不熟悉，到能够独立完成领导交给的各项工作任务，期间有个人的努力付出，主要还是归功于各位领导的关怀、细心和各位同事的热情帮助。通过各位领导的指导、同事的帮助、个人的努力，我对国家颁布的安全方针政策文件的理解、所学知识的实际运用能力有了明显的提高。不过还有好多方面仍存有一定的不足，为了今后能更好的工作，为圣鑫煤业做出应有的贡献，现将所做工作进行总结。

一年的工作总结主要有以下几项：1、思品德素质修养及职业道德。遵纪守法，认真学习法律知识；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。2、专业知识、工作能力和具体工作。资料管理工作比较琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在很短的时间内便熟悉了资料管理的工作，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工作。在这一年中，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作：(1)收

集整理齐全工程前期的各种资料。(2)按照文明工地的要求,及时整理齐全资料。请保留此标记（3）收集保存好公