电子文件管理工作
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➢ 电子文件是文件的一种类型，具有文件的 各种属性，特别是具有特定的要素、作用 和效力。
2020/10/9
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电子文件的构成要素
电子文件
内内容容 文本 背景信息
结构
2020/10/9
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（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统
称为元数据。
1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
2020/10/9
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3、信息存储的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种人 工可识读的信息介质，而且随着技术的进 步，电子文件介质的存储密度还将继续加 大。
应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像 文件的能力可增加数倍甚至更多。
3.5英寸软盘（1.44MB）-70万汉字 CD-R光盘（650MB-1GB）-3亿至5亿汉字 DVD光盘（4.7G）-20多亿汉字
计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音 频、视频等不同形式的信息记录。
－－－《电子文件管理暂行办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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电子文件的属性
➢ 电子文件是一种数字信息，由电子计算机 等数字设备生成和处理的，其信息用二进 制数字代码记录和表示。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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（二）电子文件的特点
1、系统依赖性 2、信息的非人工识读性 3、信息存储的高密度性 4、信息与特定载体之间的可分离性 5、信息的易变性和可操作性
2020/10/9
Fra Baidu bibliotek者。
2020/10/9
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5、信息的易变性和可操作性
电子文件与载体的可分离性，也造成了电 子文件在被传递或更换至其它载体时，存 在着被改动而不被察觉的可能。
存储载体性能的不稳定性有可能造成文件 中信息的改变。
新的信息编码、存储格式、系统软件的不 断出现更是对其稳定性的巨大冲击。
可以利用已存在的文件信息做其它事情。
电子文件管理工作
福建省档案局监督指导处 黄燕芳
主要内容
一、电子文件概述 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件
归档流程
2020/10/9
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一、电子文件概述
（一）电子文件的概念 （二）电子文件的特点 （三）电子文件的种类
2020/10/9
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一、电子文件概念
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过
2020/10/9
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存储介质综合比较参考表
介质名称
单体容量 单价 附属设备成本 成本/GB 理论传输速度 实际读取速度 实际写入速度 数据存储难度 存放条件要求 检测方式 迁移难度 恢复难度 可靠性
2020/10/9
2016/7/21
SATA3企业 级硬盘
LTO5磁带
SATA3 固态硬盘
3T 700元 低 0.23元
2020/10/9
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2、信息的非人工识读性
电子文件是以数字化信息形态存在的，它 把可识别的文字、图形等传输到计算机中 转换成二进制数字编码，人工不能直接识 读。
电子文件载体上记录的数字信息往往进行 过压缩编码、加密等处理，必须由相应的 计算机软硬，将载体上的数字编码序列读 取出来，转换成人能识别的形式，显示在 屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内 容。
蓝光光盘
4.7G
≧25G
25元 低
≧5.3元 低
5.3元
0.21元
21 MB/s
32 MB/s
37 MB/s
高
高
高
高
复杂
复杂
简单
简单
复杂
简单
20年
20
4、信息与特定载体之间的可分离性
可以在不同的载体上同时存在或相互转换。 电子文件没有固定不变的字迹和载体，其
内容存储的位置不是固定的。 可以通过网络传给远方的一个或多个接收
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
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2.背景
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内 容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。 背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信 息。
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3.结构
结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落 安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方 面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保 电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和 被利用的重要内容。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
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1、系统依赖性
电子文件从生成、传输到存储都是通过计 算机实现的。
设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被 损坏以至丧失。
电子文件对其他设备环境的不兼容性。
不同软件环境形成的电子文件难以实现格 式转换。
出于安全保密需要，人为地进行复杂而独 特的编码加密或信息拆分处理，更加大了 电子文件的系统依赖性。
750MB/s 130 MB/s 100 MB/s 低 中 简单 简单 简单
约114年
1.5T 925元 高 0.62元 140 MB/s
低 中 复杂 无 简单 30年
128G 450元 低 3.8元
750 MB/s 300 MB/s 100 MB/s 低 低 简单 简单 简单
约171年
档案级DVD-R （16倍速）
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（三）电子文件的种类
按电子文件的载体分： 常见的就是磁记录文件、光学记录文件。
磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡 等为载体的文件。
光学记录文件主要就是光盘等。
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电子文件的种类
按电子文件的信息存在形式，其实也就是 平时所说的按格式来分，主要有： 文本文件 数据文件 图形文件 图像文件 声音文件 影像文件 多媒体文件
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电子文件的构成要素
电子文件
内内容容 文本 背景信息
结构
2020/10/9
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（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统
称为元数据。
1.内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）
2020/10/9
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3、信息存储的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种人 工可识读的信息介质，而且随着技术的进 步，电子文件介质的存储密度还将继续加 大。
应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像 文件的能力可增加数倍甚至更多。
3.5英寸软盘（1.44MB）-70万汉字 CD-R光盘（650MB-1GB）-3亿至5亿汉字 DVD光盘（4.7G）-20多亿汉字
计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音 频、视频等不同形式的信息记录。
－－－《电子文件管理暂行办法》
档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案：归档后的电子文件。 档案数字资源＝电子档案＋档案数字副本＋档案电子目录＋其他
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电子文件的属性
➢ 电子文件是一种数字信息，由电子计算机 等数字设备生成和处理的，其信息用二进 制数字代码记录和表示。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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（二）电子文件的特点
1、系统依赖性 2、信息的非人工识读性 3、信息存储的高密度性 4、信息与特定载体之间的可分离性 5、信息的易变性和可操作性
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Fra Baidu bibliotek者。
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5、信息的易变性和可操作性
电子文件与载体的可分离性，也造成了电 子文件在被传递或更换至其它载体时，存 在着被改动而不被察觉的可能。
存储载体性能的不稳定性有可能造成文件 中信息的改变。
新的信息编码、存储格式、系统软件的不 断出现更是对其稳定性的巨大冲击。
可以利用已存在的文件信息做其它事情。
电子文件管理工作
福建省档案局监督指导处 黄燕芳
主要内容
一、电子文件概述 二、电子文件管理的通用要点 三、基于信息系统环境下的电子文件
归档流程
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一、电子文件概述
（一）电子文件的概念 （二）电子文件的特点 （三）电子文件的种类
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一、电子文件概念
（一）电子文件的概念和管理核心 1.电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过
2020/10/9
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存储介质综合比较参考表
介质名称
单体容量 单价 附属设备成本 成本/GB 理论传输速度 实际读取速度 实际写入速度 数据存储难度 存放条件要求 检测方式 迁移难度 恢复难度 可靠性
2020/10/9
2016/7/21
SATA3企业 级硬盘
LTO5磁带
SATA3 固态硬盘
3T 700元 低 0.23元
2020/10/9
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2、信息的非人工识读性
电子文件是以数字化信息形态存在的，它 把可识别的文字、图形等传输到计算机中 转换成二进制数字编码，人工不能直接识 读。
电子文件载体上记录的数字信息往往进行 过压缩编码、加密等处理，必须由相应的 计算机软硬，将载体上的数字编码序列读 取出来，转换成人能识别的形式，显示在 屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内 容。
蓝光光盘
4.7G
≧25G
25元 低
≧5.3元 低
5.3元
0.21元
21 MB/s
32 MB/s
37 MB/s
高
高
高
高
复杂
复杂
简单
简单
复杂
简单
20年
20
4、信息与特定载体之间的可分离性
可以在不同的载体上同时存在或相互转换。 电子文件没有固定不变的字迹和载体，其
内容存储的位置不是固定的。 可以通过网络传给远方的一个或多个接收
的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。
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2.背景
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内 容：
（1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。 背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信 息。
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3.结构
结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落 安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方 面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关，是确保 电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和 被利用的重要内容。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
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1、系统依赖性
电子文件从生成、传输到存储都是通过计 算机实现的。
设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被 损坏以至丧失。
电子文件对其他设备环境的不兼容性。
不同软件环境形成的电子文件难以实现格 式转换。
出于安全保密需要，人为地进行复杂而独 特的编码加密或信息拆分处理，更加大了 电子文件的系统依赖性。
750MB/s 130 MB/s 100 MB/s 低 中 简单 简单 简单
约114年
1.5T 925元 高 0.62元 140 MB/s
低 中 复杂 无 简单 30年
128G 450元 低 3.8元
750 MB/s 300 MB/s 100 MB/s 低 低 简单 简单 简单
约171年
档案级DVD-R （16倍速）
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（三）电子文件的种类
按电子文件的载体分： 常见的就是磁记录文件、光学记录文件。
磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡 等为载体的文件。
光学记录文件主要就是光盘等。
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电子文件的种类
按电子文件的信息存在形式，其实也就是 平时所说的按格式来分，主要有： 文本文件 数据文件 图形文件 图像文件 声音文件 影像文件 多媒体文件