XX公司公文处理实施细则

XX有限公司

公文处理实施细则

第一章总则

第一条为了规范XX有限公司（以下简称“公司”）公文管理，提高办公质量和工作效率，保证公司协调有序、运转高效，根据《党政机关公文处理工作条例》《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，结合公司实际，制定本实施细则。

第二条公司公文是本公司实施组织领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查，并配备专人负责公文处理工作。

第六条公司党政综合管理部主管本公司的公文处理工作，并对公司各部门的公文处理工作进行业务规范和督促检查。

第二章公文种类

第七条公文文种

1.适应公司的公文种类主要有9种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

2.各文种的适用范围

（1）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员。

（2）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（3）通知。适用于发布、传达各部门需周知或者执行的事项；批转、转发公文；任免和聘用干部。

（4）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（5）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（6）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（7）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（8）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准以及答复审批事项。

（9）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

3.注意事项

（1）奖励有重大贡献的部门和人员，可使用“决定”；表彰有较大贡献或有较好业绩的先进部门和个人，使用“通报”。

（2）“请示”、“报告”、“意见”必须严格区分，不得混用、并用。

（3）“意见”可用于上行文、下行文和平行文。作为上

行文，用于向上级单位提出意见或建议，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，可用于向下级单位部署工作，提出工作政策、原则、方法和措施；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关要遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，仅供对方参考。

第三章公文格式

第八条公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公文落款、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

1.发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

2.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位(即1不编为001)。机关代字由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。

3.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

4.标题。公文的标题一般由发文单位、事由和文种三部分组成。发文单位一般应使用规范化简称，本单位的规范简称为“省宏泰基建公司”。党总支行文、党政联合行文，公文标题的发文单位为“省宏泰基建公司党总支”。印发、转发或贯彻上级单位公文的标题，应直接写明事由，不能只引用原文发文字号。

5.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公司普发的下行文，主送单位名称为“公司各部门”。

6.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。请示文件，在正文最后一行标明联系人及联系电话。

7.附件说明。公文中如有附件，要在正文之后、成文日期之前注明附件顺序号和名称，名称后不加标点符号。

8.公文落款。署发文机关全称或者规范化简称，并加盖发文机关印章。

9.成文日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期以最后会签领导签发的日期为准。签发日期与实际印发时间一般不得超过3个工作日；如有特殊情况需注明实际送印时间。

10.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

11.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

12.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送单位名称按上级机关、平行单位、其他单位、公司领导及部室编序分行排列。向上级机关请示事项的公文，不得向下级单位抄送。因特殊情况需越级请示的公文，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请求的批复，也应当抄送被越过的机关。

13.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

14.页码。公文页数顺序号。

第九条其他公文格式（版面、印制、公文格式各要素编排规则等）具体参照《党政机关公文格式国家标准(2012版)》执行。

第四章行文规则

第十条行文要坚持党政分开的原则。凡向党的机关行文，原则上应以党组织名义；凡向行政部门行文，一律以行政名义，必要时可抄送党的机关。党的文件及工会文件使用“中共XX党总支部委员会”文头；行政文件使用“XX有限公司文件”文头；函件使用“XX有限公司”文头。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

第十二条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.报送上级单位的请示事项，如需以公司的名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级单位领导同志直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位领导同志报送公文，不得以公司负责人名义向上级单位报送公文。

5.受双重领导的单位向其中一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

第五章公文拟制

第十四条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条公文起草应当做到：

1.合法合规，情况属实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，标点正确，稿面整洁。

2.文种正确，格式规范。

3.公文中的人名、地名、单位名称、数据、引文要务求准确。正文结构层次序数，标题为方正小宋二号，正文第一层为黑体“一”、第二层为加粗楷体“（一）”、第三层为仿宋体“1.”、第四层为仿宋体“（1）”，正文内容为仿宋三号。

4.公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求其他部门意见，力求达成一致。