行政管理台账

5．办公用品管理台账
办公用品管理台账的相关表格，见表 4-29～表 4-47。
编号： 部门
总经理室
研发部 业务部 财务部 人事部 办公区
…… 填表：
表 4-29 办公用品采购清单
办公用品
数量
单位
规格
备注
审核：
表 4-30 办公用品需求计划表
部门：
月份： 年 月
个人领用类（每人每月 50 元）
业务领用类
责任人
归卷日期
备注
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
编号： 申请部门
档案名称及代码 调阅时间
总经理审批
表 4-25 档案调阅申请单
部门负责人 用途
归档记载
调卷人/经办人 是否设密及密级 行政部经理审批
管档人
编号： 序号
表 4-26 档案索引表
档案号
档案名称
建档日期
储存位置
档案内容
处理
表 4-27 档案明细表
月
日
时
（百度文库）
行政部转呈时间 月日时 月日时 月日时
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
3．会议文件及记录
企业会议台账的相关表格，见表 4-8～表 4-18。
编号： 月份
会议相关信息 会议名称 会议性质 开会地点
表 4-8 会议计划表
1月 2月 3月 4月 5月 6月
月份 1月 2月 3月 4月 5月 6月
审核：
（单位：元） 附件张数
合计 报销人：
年度： 序号 1 2
部门 销售部
人民币（大写） 审核人：
主管领导：
表 4-53 各部门行政费用统计表
统计日期：
人员
差旅费
交通费
燃油费
（单位：元）
通信费
备注
填表：
审核：
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
表 4-54 购置礼（赠）品清单
编号：
业务名称
物品名称
购买数量
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
做好行政台账，内部管理 井然有序
2．文件收发记录
行政收发文件管理相关记录表格，见表 4-2～表 4-7。
文件类型
密级
表 4-2 文件投递单
件数
收件部门/收件人
年月日 备注
序号 1 2 3 4 5 6 7
收件人：
表 4-3 受控文件发放编号管理表
分发编号 派发对象
序号
分发编号
会议名称： 决议事项 部门
表 4-16 决议事项实施表
执行负责人
决议日期 实施目标
决议负责人 实施进度等
评价
月份 1 2 3
填写日期： 使用日期
实施进度
各部门每个月的实施检查表 评价 月份
4 5 6
实施进度
表 4-17 会议室使用申请表
评价
使用时间
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
备注
名称
申请使用单位 填表人
说明议题、议案 补充说明、报告 讨论问题（质疑应答）
决议事项确认 下次会议讨论事项确认
散会致词 会议结束
发言人 —
主管审核：
做好行政台账，内部管理井然有序
领导审批：
（续）
编号： 会议时间 会议名称 参加者 会议议题 会议过程 会议决策
记录审核人
编号： 会议主题：
年月日
表 4-12 会议记录表
地点
主持人
主管
管理人
管理单位 主管
经理
表 4-18 会议记录目录台账
年度：
会议日期
会议形式
会议主题
内容摘要
页码
记录人
备注
做好行政台账，内部管理井然有序
4．档案管理工作台账
档案管理台账的相关表格，见表 4-20～表 4-28。
表 4-20 档案检索工具统计表
编号：
年 数量
项目
度（本） 案卷目录 归档文件目录 会计档案目录 科技档案目录 照片档案目录 声像档案目录 业务档案目录
表 4-51 办公费用明细表
编号：
年月
日 序号
期
办公用品 名金 称额
通信费 名金 称额
业务接待费 名金 称额
差旅费 名金 称额
交通车管费 名金 称额
会务费 名金 称额
装修费 名金 称额
广告费 其他 名 金名金 称 额称额
填表：
编号： 费用类别
部门： 金额
表 4-52 行政费用申请单
填写日期： 用途说明
填表日期：
物品名称
库存参考号
单位数量
最大库存量
最小库存量
再订货量
具体项目记录
日期
数量
接收 发票号
供应商
数量
发放 申请号
个人部门
余额
记录人：
编号： 项次 1 2 3 4 ……
保管员：
办公用品品名
表 4-35 办公用品申领单
规格
单位
数量
日期： 年 月 日
金额
特殊要求
合计 领用部门经办人：
部门主管：
编号： 物品名称
部门负责人
工服库管员
申领人
表 4-42 办公用品一览表
办公用品名称
规格
单价 单位
（元）
代号
办公用品名称
规格
单价 单位
（元）
代号
表 4-43 办公用品使用情况登记表
使用部门：
管理部门：
名称
编号
规格
厂名或牌号
构造
附属设备
存放地点
耐用年限
原价
增加价值
日期
摘要
凭证号数
单位
数量
增加
减损
结存
填表：
年月 部门
代号 名称
通知回执联 会议通知已收到，内容详细了解，□能 □不能 届时参加。谢谢! 签名： 年月日
编号：
会议时间： 年 月 日 会议地点：
表 4-11 会议程序表
会议程序
1．记录出席人姓名 2．统计缺席人姓名（附理由）
程序 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
内容 入座，宣布开会
阐述经营理念 会议最高职位人致词
表 4-64 报销单据记录台账
单价
规格
备注
填表：
编号： 物品名称
总数量
表 4-55 礼（赠）品领取登记表
审核：
单价
领取人 领取数量 领取时间 礼品用途
备注
合计 填表：
部门： 申请人
姓名 职务 备注 接待事由说明 预计金额费用项目
表 4-56 业务招待费用申请表
申请日期： 年 月 日 部门
被接待主要人员情况说明
审核：
（单位：元） 职务 我司陪同人员
请购部门负责人意见
年月日
年月日
年月日
编号： 日期
用品名称
表 4-32 办公用品入库登记表
数量
采购人员
收货人员（保管员）
年月 备注
填表：
审核：
表 4-33 库存物品分类记录表
编号：
类别：
品名
单位
数量
入库日期
出库日期
领用单号
当前库存
填表：
审核：
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
编号：
表 4-34 库存记录卡
表 4-60 公司车辆出行记录表
出行时间 初始地点 目的地点 行驶里程 用途 燃油费用 备注
填表：
审核：
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
7．工作人员报销记录
员工报销管理台账的相关表格，见表 4-63～表 4-73。
编号： 序号
表 4-63 报销记录表
日期
报销人
报销内容
金额（元）
确认签名
填表：
编号： 日期
编号：
年度：
设备 名称
所在 位置
购买 日期
单价
供应商
生产商
故障 类型
损坏 记录
维修 协议
维修 费用
使用 人员
经办人
主管：
编号： 检修日期
设备名称
经办人：
表 4-47 办公设备检修记录表
检修项目
检修原因
检修结果
年月
检修员
备注
主管：
经办人：
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6．行政办公费用清单
行政办公管理台账的相关表格，见表 4-51～表 4-60。
01
总经理
8
08
02
管理者代表
9
09
03
ISO 办公室
10
10
04
生产部
11
11
05
工程部
12
12
06
质量部
13
13
07
财务部
派发对象 仓管部
行政人事部 采购部 销售部
咨询公司 认证机构
做好行政台账，内部管理井然有序
表 4-4 收文登记表
编号：
年度：
收文日期 来文 来文 文件
承办
归卷 归入
收文号
附件 份数 密级 缓急
表 4-36 办公用品发放领用台账（登记表）
部门
数量
规格
领用人
领用日期
年月 备注
合计
保管人员：
编号： 数量
姓名
品名
做好行政台账，内部管理井然有序
表 4-37 办公用品配发一览表
填写日期： 年 月 日 备注
合计 行政部主管：
编号： 名称
规格/型号
办公用品保管员：
填表人：
表 4-38 部门办公用品统计表
部门：
填表日期： 年
数量
金额
存放地点
负责人
月日 备注
审核人：
填表人：
表 4-39 办公用品盘点报告表
编号：
盘点日期： 年 月 日
编号
名称
规格
单位
单价
上期结存 数量 金额
本期 购进
本期 发放数
本期结存 数量 金额
备注
财务主管：
行政主管：
保管员：
编号： 品名/类别
规格 编号
表 4-40 工服配置管理表
购入日 购入价格 配发日 配发对象
领用部门 数量 面额 上次领用时间
本次领用时间
充值号码
填表：
审核：
编号： 出差人姓名
出差起止时间 陪同人员
地点与事由
拟定借款金额 部门：
编号： 序号
驾驶员
表 4-59 员工出差申请表
申请日期：
部门
职务
费用预算
年 月 日至 年 月 日
长途交通费
住宿费
业务招待费
其他
合计
万仟佰拾元角分
长途交通工具
申请日期： 年 月 日
上交日
换发日
换发负责人
审核人：
复核人：
填表人：
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
编号： 领取人
领取原因 工服明细
审批记录
表 4-41 员工工服领取单
填表日期： 年 月 日
姓名
工作证号
所属部门
职别
入司日期
□新员工 □职位调动 □原工服破损 □原工服丢失
品名/类别
规格型号
编号
领取数量
备注
行政部经理
行政主管
会议相关信息
开会日期
会议时间
参会部门
预计人数
主持人
会议宗旨及议题
根据公司当月情况进行规定
年度： 7 月 8 月 …… 12 月
（续）
7 月 8 月 …… 12 月
审核人：
编号：
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人 会议摘要：
议题 1 序号
议题 2 序号
出席人员 会议注释：
做好行政台账，内部管理井然有序 表 4-9 会议议程安排表
表 4-21 卷内目录
档号：
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
单位名称 案卷目录号
立卷人 本卷内的文件张数 本卷内需说明的情况
表 4-22 卷内备考表
立卷时间 案卷号 监督人
表 4-23
案卷索引表
序号
案卷号
案卷题名
建档日期
储存位置
保存期限
表 4-24
分类文件目录表
顺序号
案卷号
文件号
文件标题（文件内容）
共人 合计
总经理
部门经理
行政经理
业务
经办
年月日
年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月日
做好行政台账，内部管理井然有序
编号： 申请人
申请理由 申请数量
备注 申请人：
表 4-57 办公电话安装申请表
申请日期： 年 月 日
部门
职务
用途说明
部门经理：
行政经理：
编号： 序号
领用人
表 4-58 电话充值卡领用登记表
签收人 复文号
备注
月 日 单位 字号 标题
单位
日期 卷号
填表：
审核：
编号： 来文单位 内容摘要 附件 拟办意见 领导批示 办理结果 归卷日期
填表：
表 4-5 收文处理单
日期
字号
主办部门
归入卷号
审核：
表 4-6 发文登记表
编号：
年度：
发文 日期 发文 文件 文件标题/ 收文
归卷 归入
份数 印章 用印人 批准
编号：
全宗号
目录号
案卷号
日期
移出 单位名称 经手人姓名
管理人员签字
归还 日期 管理人员签字
编号：
类别
文件内容摘要 调阅用途 调阅期限
原收文编号 档号 备注
表 4-28 档案调阅单
调卷部门 调卷人
填写日期： 年 月 日
自 年 月 日起至 年 月 日止，计 日 借出日期 归还日期
保管人签章
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
备注
序号 月 日 部门 类别
事由
部门
日期 卷号
填表：
审核：
编号： 发文单位 时限
内容
表 4-7 公文会签单
发文文号 □普通件 □急件 □特急件
密级
发文日期
年月日
□普通 □秘密 □机密 □绝密
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
会签 顺序
备注
单位 1 2 3
接文时间
月
日
时
月
日
时
月
日
时
交文时间
月
日
时
月
日
时
办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额 办公用品品名 代号 部门 单价 数量 金额
小计 预算金额 部门主管：
经理：
小计 实际金额
经办人：
做好行政台账，内部管理井然有序
编号： 物品名称
表 4-31 办公用品采购申请单
填单日期： 年 月 日
规格
用途
单位
数量
需用日期
估计价值
签注
总经理批准
办公室主任意见
表 4-44 办公用品耗用统计表
审核： （单位：元）
上月耗用金额 本月耗用金额
差异额 差异率（％） 人数
说明
主管：
经办人：
做好行政台账，内部管理井然有序
编号： 故障日期
表 4-45 办公设备故障登记表
设备名称
故障情况
故障报告人
采取的措施
年月 维修日期
主管：
经办人：
表 4-46 办公设备故障维修记录
会议必备用品
名称
单位 数量 规格
备注
文具
笔
支
便条纸
本
桌子
张
椅子
个
黑板
面
一般设备
黑板架
个
讲台
个
茶杯
个
烟灰缸
个
会议特定用品
录音机
台
录像机
台
音响
台
电器
投影机
台
电影放映机
台
幻灯机
台
麦克风
个
特定会议用品相关说明：
决议事项 决议内容 达到目标 所需支持 执行措施
备注
表 4-15 决议事项确认表
执行负责人
做好行政台账，内部管理井然有序
年月日
填写日期： 记录人
审核结果
表 4-13 会议纪要表
会议主席 会议记录人 列席人员名单：
核准
会议主持 页数
出席人员名单：
序号
决议事项
会议决议内容 负责人
决议提出人
完成时间
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
表 4-14 会议用品明细表
使用日期： 年 月 日
会议名称：
会议主持人：
参加单位：
参加人员：
会议主持人
会议议题/内容 议题名称：
时间
内容
名称： 时间
内容
会议记录员
发言人 发言人
管理规范靠台账：好台账胜过好助手
接收部门 会议名称 会议地点 会议参加人员名单： 会议注意事项： 1． 2． 会议联系人：
表 4-10 会议通知单
通知日期： 年 月 日 发文部门 会议时间 会议联系人
会议联系电话： 签章处：