企业档案分类编号规则

第二章档案分类编号规则

第1条适用范围

本规则规定了企业档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于本公司的档案管理。

第2条分类编号原则

以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

5．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

第3条档案类别

1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、业务类、研发技术类、基本建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述8个大类时，可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》

2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。

3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。

3．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。

5．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

6．案卷排架的基本要求

a) 企业档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。

b) 案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。

c) 各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。

7．各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。

第4条编号规则

1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。

2．分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“·”隔开。分类编号见示例。

3．二级及二级以下类目的设置

a)行政类、财务类、人力资源类、业务类、开发管理类的二级类目按企业职能分工设置即：同一机构或不同机构工作形成的档案，依据所反映的职能性质，按问题分别设置若干类。三级类目，由部门根据实际情况自行设置。

b)产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。

c) 基本建设类的二级及二级以下类目，按工程性质或项目设置。

d) 会计档案类的二级及二级以下类目，按其形成特点和文件材料形式设置。

e) 干部（职工）工人档案类的二级及二级以下类目，按干部、工人设置。干部、工人类下按个人设置。

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第5条编号方法

1．档案实体排架和编号要反映七个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。

2．行政类（A）、财务类（B）、人力资源类（C）、业务类（D）、开发管理类（E）的案卷排架，按“大类-属类-细类-年度”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用安卷目录号加以区别。

档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成（全宗号是档案室给部门的编号，故部门暂不标识）。

档案编号（档号）标识举例示意：

A1 · A 12· C11 · 2009 · 001

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│││││┕━案卷顺序号

││││┕━━━━━━年代号

│││┕━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）

││┕━━━━━━━━━━━━━（行政事务）二级类目号（属类）

│┕━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）一级类目号（大类）

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）目录号（行政类第一本目录）3．产品类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架：

a)根据公司产品特点，产品档案原则上按“大类-属类-项目-细类”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品，可以将多种属类混合流水编号，用分类号加以区别，流水编号办法同前。

b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理性文件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类

c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目（型号）代号、案卷顺序号构成。

举例示意：

F1· F ×××·C××·001

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││││┕━案卷顺序号

│││┕━━━━━三级类目号（没有可不设）

││┕━━━━━━━━━（产品种类或型号）二级类目号（属类）

│┕━━━━━━━━━━━━（研发技术类）一级类目号（大类）

┕━━━━━━━━━━━━━━━（研发技术类）目录号（产品档案第一本目录）4．研发技术类按大类分科研课题排列，案卷顺序号按大类流水编号，流水编号办法同前四大类编制办法。

档号（档案编号）由目录号，分类号，型号代号，案卷顺序号构成。

5．会计档案的排架编号，按“大类-属类-年度”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，流水编制到“999”时，重新从“1”另行编号，用目录号加以区别。

档号（档案编号）由目录号，分类号，年度，月份，案卷顺序号构成。

举例示意：

B1·B 04 ·C11 · 2009 · 10 ·001

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││││││┕━━案卷顺序号

│││││┕━━━━━月份

││││┕━━━━━━━━━年度

│││┕━━━━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）

││┕━━━━━━━━━━━━━━━━（会计凭证）二级类目号（属类）

│┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（财务类）一级类目号（大类）

┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━（财务类）目录号（财务档案第一本目录）6．特殊载体档案，按载体类别分别编号。即按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）·类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像片（X）、软盘（R）、光盘（G）、实物（SW）]·顺序号标识。

示例：TZ·R·001；TZ·Z·001等

第6条其他

1．本规则于2011年5月15日起执行。2011年以前形成的档案，其分类编号格式可不变动。2．本规则由总经理办公室起草并负责解释。